Como organizar seu tempo com eficiência

Contente

• estágios
• Parte 1 Avalie a gestão atual do seu tempo
• Parte 2 Evitando distrações
• Parte 3 Usando seu tempo efetivamente

Todo mundo já ouviu alguém reclamar que não há horas suficientes no dia para fazer tudo o que precisa. Algumas dicas básicas para organizar e gerenciar seu tempo podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu tempo. Ao aprender a organizar seu tempo com eficiência, você poderá realizar muito mais coisas.

estágios

Parte 1 Avalie a gestão atual do seu tempo

1. 
   

   
   Observe suas atividades diárias. Assista o que você faz todos os dias e observe as diferentes maneiras de gastar seu tempo. Você ficará surpreso ao ver quanto tempo perde no dia em que o compara com o tempo gasto fazendo o que precisa fazer.
   • Não se esqueça de observar as atividades mais fúteis, por exemplo, quando você prepara seu café da manhã, quando faz as tarefas domésticas, quando toma banho, etc.

2. 
   

   
   Anote todas as suas atividades em um caderno. Depois de observar todas as suas atividades e estimar quanto tempo gasta, anote-as em um caderno. Coloque todas as informações no mesmo bloco de anotações, porque você poderá identificar com mais facilidade padrões repetidos e momentos em que você perderá tempo se vir todos na mesma página.
   • Lembre-se de nada e anote claramente cada entrada no caderno. Não agrupe eventos separados em uma entrada, não subestime tarefas menores e escreva os horários exatos ao avaliar como o seu dia termina.
   • Pode ser útil agrupar determinadas atividades em categorias. Por exemplo, você pode notar tarefas domésticas azuis, atividades de trabalho vermelhas e hobbies em preto. Isso o ajudará a visualizar melhor como você gasta seu tempo.

3. 
   

   
   
   
   Avalie seu tempo. Você passa uma hora sem fazer nada? Duas horas para decidir onde comer? Oito horas para navegar na Internet? Encontre modelos que lhe digam como você gasta seu tempo e determine quais atividades são necessárias e quais não são necessárias.
   • Você está perdendo tempo porque não tem controle sobre si mesmo? Você coloca as coisas com muita frequência da noite para o dia? Você aceita muita responsabilidade? Essas são perguntas que você deve se perguntar enquanto avalia como gasta seu tempo.
   • Você pode perceber que divide seu dia de uma maneira que não faz sentido. Por exemplo, pode não ser aconselhável trabalhar meia hora antes de gastar dez minutos fazendo coisas sem importância antes de voltar ao trabalho por meia hora. Você ficará mais concentrado e produtivo se trabalhar por uma hora e depois cuidar de coisas menos importantes.
   • É melhor que você realize suas tarefas dividindo-as. Este método solicita que você aloque um certo período de tempo em uma única tarefa sem se distrair.

4. 
   

   
   
   
   Pense em ajustes. Agora que você sabe exatamente o que está fazendo no seu tempo, comece a fazer ajustes ativos em sua agenda. Certifique-se de identificar áreas que você não pode reduzir. Não é porque algo leva muito tempo que é tempo que você perde.

5. 
   

   
   Encontre o que há de errado. Se você passar três horas por dia enviando documentos de trabalho, é improvável que você consiga reduzir a quantidade de tempo gasto nessa atividade. No entanto, se você enviar quatro ou cinco funcionários entre os trabalhos, poderá reduzir o tempo gasto nessa atividade.

6. 
   

   
   Mude seus hábitos. Qualquer que seja o seu problema ao gerenciar seu tempo, sempre há uma solução. Depois de encontrar o tempo que você gasta ou a maneira como deve gastar seu tempo, você precisará fazer um esforço conjunto para mudar seus hábitos de gerenciamento de tempo.
   • Se você gastar muito tempo fazendo tarefas domésticas ou se preparando para comer, considere contratar uma governanta ou cozinheira. Para algumas pessoas, seu tempo vale mais que seu dinheiro.
   • Você pode passar boa parte do dia navegando sem rumo na Internet. Você pode restringir seu acesso a determinados sites ou redes sociais quando preferir trabalhar ou fazer outra coisa.

Parte 2 Evitando distrações

1. 
   

   
   Identifique as distrações em sua vida. Distrações constantes são a maior ameaça ao bom gerenciamento de tempo. Você precisa entender quais atividades ou quais indivíduos tendem a perder seu tempo. Seja um amigo que nunca para de falar ou um prazer culposo que o afasta do trabalho, você precisa encontrar maneiras de evitar qualquer coisa que esteja desperdiçando seu tempo.
   • Se você gasta muito tempo com algo que não produz os resultados desejados, provavelmente é uma distração na sua vida que você deve evitar.
   • Se você trabalha em um escritório, provavelmente pensará em muitos de seus colegas como distrações. Evite conversas desnecessárias quando tiver coisas a fazer. No entanto, não esqueça que sua atitude no escritório é tão importante para o progresso de sua carreira quanto suas habilidades de gerenciamento de tempo; portanto, você não deve ser ruim.

2. 
   

   
   Evite longas conversas no telefone. Se você passa muito tempo pendurado no telefone, pode ser necessário ajustar seus hábitos de conversação. Freqüentemente, você pode obter resultados mais rápidos com discussões presenciais, em vez de por telefone, e é por isso que você precisa reduzir a quantidade de tempo gasto na linha.
   • Muitas conversas telefônicas, especialmente no início ou no final, incluem discussões desnecessárias ou desnecessárias. As pessoas tendem a se desviar do assunto enquanto estão ao telefone, então você deve prestar atenção. Nas reuniões presenciais, você se sente mais obrigado a discutir apenas o tópico que lhe interessa. Isso acontece porque não há outras distrações quando você está na frente do chamador.

3. 
   

   
   Não gaste muito tempo na Internet. Muitas pessoas usam a rede como uma ferramenta importante para realizar tarefas que precisam ser realizadas. No entanto, há tantos que se entregam a ler artigos inúteis ou notícias esportivas ou a ver fotos de estrelas, gatos ou filhotes. Mantenha o foco enquanto você usa a Internet. Existem programas que você pode instalar que bloqueiam determinados aplicativos, sites e domínios para ajudar a reduzir as distrações que a web oferece.
   • Evite o Facebook e outros sites de redes sociais quando você deve se concentrar em outra coisa.
   • Você também perderá muito tempo procurando vários tópicos no Google. Você pode pensar em fazer uma pesquisa rápida em um único tópico e, antes que você perceba, passou três horas pesquisando as profundezas da Internet.

4. 
   

   
   Use um sinal de "não perturbe". Você provavelmente conhece este sinal que está pendurado na porta dos quartos do hotel. Pode ser igualmente eficaz no escritório ou no local de trabalho. Você pode pegar esse tipo de placa escolhendo a do próximo hotel em que ficará ou imprimindo uma em casa que possa pendurar na porta do escritório quando necessário. Isso ajudará a evitar o risco de conversas desnecessárias que o desviarão do seu trabalho.
   • Se você trabalha em casa, é essencial ter um espaço dedicado apenas para o trabalho. Não trabalhe nas áreas comuns da casa, pois o console de TV, telefone ou videogame pode distraí-lo facilmente do seu trabalho.

5. 
   

   
   Tire um tempo para as distrações inevitáveis. Existem algumas distrações que as pessoas simplesmente não conseguem evitar. Às vezes, é seu chefe que vem até você para discutir coisas e outras pessoas ou um membro mais velho de sua família que precisa de ajuda com coisas simples. Quaisquer que sejam essas distrações inevitáveis, se você se preparar com antecedência, elas não interferirão no tempo que você precisa para outros projetos ou atividades que você precisa concluir.

Parte 3 Usando seu tempo efetivamente

1. 
   

   
   Escreva tudo. Não confie na sua memória para concluir as tarefas que você precisa concluir. Anote tudo o que você precisa fazer em um só lugar e esteja preparado para consultar essa lista frequentemente para atingir seus objetivos.
   • Mesmo que a tarefa em questão lhe pareça menor ou secundária, observe-a. Seu calendário deve ser preenchido com pequenos comentários como "ligar para John", "procurar margens de lucro" ou "enviar um para o chefe".
   • Mantenha um caderno com você constantemente para observar as tarefas que aparecem. Você acha que vai se lembrar de escrevê-las mais tarde, mas não fará isso.

2. 
   

   
   Use um calendário. Ao adicionar um calendário simples às suas ferramentas que o ajudam a organizar, você pode organizar seu tempo com mais eficiência. Escreva novos prazos, trabalhos de casa ou reuniões quando eles se adequarem à sua programação. Reserve um tempo todas as manhãs para reler seu calendário e descobrir o que está por vir.

3. 
   

   
   Evite excesso de trabalho. Organize sua agenda para evitar ter muitas coisas para fazer ou ser responsável por muitos projetos ao mesmo tempo. Verifique seu calendário antes de aceitar qualquer coisa para garantir que você tenha tempo. Isso o ajudará a manter-se organizado e a analisar regularmente sua agenda.

4. 
   

   
   Elimine distrações. Organize seu tempo produtivamente, eliminando elementos que podem ser distrações ou fazer com que você perca de vista sua meta ou se atrase. Mantenha as TVs e os consoles de jogos afastados da sala onde você estuda ou paga as contas para se concentrar apenas nas tarefas que precisam ser executadas primeiro e manter os hobbies para mais tarde.

5. 
   

   
   Organize suas tarefas. Gerencie seu tempo com eficiência, organizando-se para executar algumas tarefas importantes ou urgentes primeiro. Observe-o no seu calendário destacando-o com um marcador colorido especial ou colocando um adesivo. Tome cuidado com essas atividades urgentes primeiro para ter tempo suficiente para concluí-las e, em seguida, trabalhe em atividades menos urgentes quando terminar as primeiras.
   • Não hesite em mudar suas prioridades de tempos em tempos. Há coisas que podem aparecer no último minuto e que rapidamente exigem sua atenção. Você terá que parar de fazer o que está fazendo e, às vezes, reorientar sua energia e tempo em uma atividade de última hora. Apenas verifique se isso não acontece com muita frequência.
   • Se você perceber que está constantemente reorganizando suas prioridades durante o dia, algo está errado. Mesmo se você precisar esperar pequenos ajustes no uso do tempo, se precisar fazer alterações constantes, talvez seja porque você não organizou adequadamente suas atividades desde o início.

6. 
   

   
   Seja realista. Reserve um tempo realista para concluir cada uma das suas tarefas. Se você acha que uma atividade levará de meia hora a uma hora para ser concluída, aguarde uma hora. Mantendo-se realista quanto tempo levará uma atividade, você evita ficar sobrecarregado ou atrasado.
   • A prevenção é sempre melhor do que remediar e oferece mais tempo do que você precisa. Se você concluir sua tarefa anteriormente, poderá passar para a próxima tarefa, que não deve afetar sua produtividade.

7. 
   

   
   Organize as atividades básicas. Não se esqueça de contar o tempo necessário para atividades básicas, como refeições ou banho. Isso pode lhe parecer natural, mas é importante reservar um tempo para realizá-las em suas outras atividades para garantir que você não as esqueça ou não se atrase.

8. 
   

   
   Use um sistema de lembretes. Configure um sistema simples de lembretes, além da sua agenda, para ajudá-lo a se lembrar de tarefas e prazos importantes. Use post-its ou alertas em seu telefone em determinados horários do dia para lembrar-se de fazer algo ou planejar uma atividade. Este sistema irá ajudá-lo a esquecer nada.
   • Evite confiar nos outros para lembrar o que você deve fazer. Eles provavelmente vão te esquecer como você se esqueceria.
   • Se você tem algo muito importante a fazer, organize muitos lembretes. Você pode ignorar um post-it ou um alerta no telefone.

9. 
   

   
   Peça ajuda. Peça a alguém para ajudá-lo ou delegar tarefas mais simples, se necessário. Você se ajudará a gerenciar sua agenda se tiver orgulho de si mesmo e pedir a alguém para executar tarefas simples, como ajudar nas tarefas domésticas ou preparar o jantar quando estiver ocupado.
   • Certifique-se de delegar suas responsabilidades a pessoas qualificadas. Não basta concluir a tarefa em questão, você também deseja que ela seja bem executada.
   • Não use o hábito de pedir constantemente ajuda de seus colegas. Isso indica que você não sabe como gerenciar seu tempo. Você será preguiçoso e desmotivado.

10. 
    

    
    Avalie sua produtividade. De tempos em tempos, é necessário dar um passo atrás e analisar o que você realizou, a qualidade do seu desempenho e o tempo que levou. Ao tomar consciência desses aspectos do seu trabalho e da sua vida, você poderá fazer alterações em sua agenda e em seus hábitos diários, o que pode produzir resultados surpreendentemente eficazes.

11. 
    

    
    Recompensar-te. Se você trabalhar duro ou demais, atingirá um estágio de exaustão e será difícil se concentrar mesmo nas tarefas mais simples. De vez em quando, é necessário um momento para celebrar o que você realizou e se recompensar fazendo algo que você realmente ama.
    • Certifique-se de gastar seu tempo livre se divertindo. Desligue o telefone e evite responder suas perguntas. Se você mistura trabalho e prazer, não se diverte e acumula fadiga.
    • Se você trabalha segunda ou sexta-feira, descanse o fim de semana. Se você trabalhou três meses sem interrupção no mesmo projeto, tire umas férias assim que terminar.