Como organizar uma demonstração

Contente

• estágios
• Parte 1 Prepare meses de antecedência
• Parte 2 Organize duas semanas antes
• Parte 3 24 horas antes do evento
• Parte 4 Gerenciando a execução do evento

Você provavelmente acha que organizar um evento é uma tarefa esmagadora. Pode ser esse o caso se você não tiver um senso de organização ou planejamento. Mas tenha certeza, porque veremos juntos como fazer, desde a preparação, que pode durar meses, até o dia do evento.

estágios

Parte 1 Prepare meses de antecedência

1. 
   

   
   Defina o objeto do evento. Uma ou duas frases-chave podem ajudá-lo a definir claramente o objetivo do seu evento e mantê-lo em contexto. Você pretende treinar membros da sua comunidade? Você está tentando convencer os doadores a financiar alguns de seus projetos? Deseja honrar algumas pessoas ou um grupo de pessoas? Esforce-se para minimizar o escopo de sua ação. Independentemente do que você vai fazer, educar, convencer ou honrar etc., responda à pergunta: por que você vai organizar este evento?
   • Tome isso como uma declaração de missão. Sua estrutura para o sucesso Quando você souber claramente o que deseja fazer, será mais fácil para você agir!

2. 
   

   
   
   
   Estabeleça metas. O que você quer alcançar exatamente ? Não qual será o número de participantes ou mesmo se o evento ocorrerá, o que você deseja que saia deste evento? 5 pessoas que estão virando as costas para um novo componente da sua organização? Uma coleção de 1.000 €? Uma mudança de mentalidade? Um público entusiasmado?
   • Identifique as três primeiras coisas que deseja realizar através da organização do seu evento e concentre-se em fazê-las acontecer. Você pode ter uma meta financeira, social e pessoal. Depende apenas de você!

3. 
   

   
   Reúna voluntários. Você precisará de uma boa equipe com habilidades diferentes. Seus voluntários podem ajudá-lo de várias maneiras, como preparar programas, convites e pôsteres ou hospedar participantes e organizar o evento. Em outras palavras, eles podem ajudá-lo a fazer o trabalho. E se você puder, tenha voluntários com os quais você pode contar!
   • Certifique-se de que os gerentes e os membros de suas equipes respeitem seu horário de trabalho. A colaboração pode facilitar muitas coisas. Quando você pede que eles ajudem, desde o início seja claro sobre suas expectativas e seu grau de envolvimento.
   • Se você não pode contratar voluntários, contrate uma equipe! Tudo depende da natureza do evento que você está organizando. Os gerentes do site anfitrião do seu evento podem colocar à sua disposição uma equipe, caso contrário, você pode passar por uma agência de trabalho temporário.

4. 
   

   
   
   
   Prepare um orçamento. Você deve incluir em seu orçamento todas as despesas possíveis, receitas, doações e despesas imprevistas. Se você não fizer um orçamento, terá um pacote de contas em mãos, uma carteira vazia e nenhuma idéia do último problema. Seja realista desde o início para evitar surpresas no dia do evento.
   • Procure maneiras de reduzir seus custos. Você pode recrutar voluntários que trabalharão de graça? Você pode optar por um site doméstico mais barato, como a casa de um de seus amigos? Lembre-se de que uma partida simples, mas bem-sucedida, é mais impressionante do que um evento que está a caminho, mas que se transforma em um fiasco.

5. 
   

   
   Decida onde e quando. Essa é a coisa o mais importante para fazer, quando se trata do seu evento.Qual é o lugar e qual a data que fará alguém dizer: "Sim, eu vou ver isso! Escolha um horário em que todos sejam livres, um local facilmente acessível e algo ao seu alcance!
   • Verifique o calendário de eventos em sua área e determine seu público. Se você tem como alvo pessoas que passam o tempo em casa, sua melhor opção é organizar sua reunião no bairro durante o dia, talvez oferecendo assistência infantil. Mas se você estiver direcionando estudantes, é melhor realizar sua reunião à noite no centro da cidade. Se você puder, vá para onde seu público já encontrei.
   • Obviamente, em alguns casos, você será obrigado a reservar seu site. Entre em contato com a pessoa responsável pelo local que você usará o mais rápido possível. Não esqueça que ele provavelmente está tão ocupado quanto você!

6. 
   

   
   Pense em logística. Você precisa de logística para tudo. Quais serão as possibilidades de estacionamento? Quais são os meios de acesso para as pessoas com deficiência? O que você pode fazer dependendo do tamanho do seu local de reunião? Qual equipamento você precisará? Quais itens adicionais, como bebidas, crachás, brochuras, serão necessários e exigirão despesas adicionais? Quantas pessoas você precisa para que o evento ocorra sem problemas?
   • Pense em todos esses problemas com sua equipe e discuta todos os aspectos do problema. Você pode antecipar alguns imprevistos e evitá-los? Existem convidados especiais para serem atendidos? Você precisa fazer exceções?

7. 
   

   
   Pense em marketing e publicidade. Enquanto você estiver nisso, faça um cartaz. Deve conter a data, local, hora, nome do convidado, título e tema ou slogan do evento. Como você ainda está na fase preliminar, reserve um tempo para resolver esses detalhes. No entanto, é interessante fazer rapidamente um registro temporário para ter uma visão abrangente da sua organização!
   • Pense também em outras maneiras de disseminar informações. Um ing? Uma correspondência? Facebook ou meia dúzia de outros sites de eventos (mais informações um pouco mais)? Do que você vai precisar antes o evento para atrair participantes e quais serão suas necessidades para o evento para manter seu interesse?

8. 
   

   
   Organize-se. É provável que, por enquanto, tudo esteja confuso em sua cabeça e você não saiba como começar. Respire fundo e abra o Excel. Prepare um calendário provisório do seu evento. Crie algumas planilhas para organizar suas idéias. Isso pode parecer desnecessário, mas em dois meses você se congratulará por fazer esse trabalho.
   • Para cada atividade, prepare um cronograma com prazos. Escreva os nomes de seus colaboradores e especifique suas tarefas e os períodos de execução. Assim, você pode organizar e responder a quaisquer perguntas que possam ter.

Parte 2 Organize duas semanas antes

1. 
   

   
   Verifique se está tudo bem. Defina a data e o local do seu evento, escolha seu convidado de honra, sua equipe, o tema e o slogan do seu evento. Quais são os problemas que provavelmente causam problemas? Quais são as perguntas que podem surgir no último minuto? Neste ponto, você deve finalizar todos os seus detalhes.

2. 
   

   
   Junte-se à sua equipe. Obtenha seu orçamento, cronograma etc. aprovados pelos membros e gerentes da sua equipe. Chegou a hora de examinar e resolver todos os problemas. Seus funcionários entenderam o que precisam fazer? Eles se sentem confortáveis ​​com todo o procedimento?
   • Mais uma vez, reúna-se com seus colaboradores e voluntários para discutir possíveis problemas. É também o momento perfeito para desenvolver um plano de ação.
   • Verifique se sua equipe não tem problemas internos. Mantenha contato com os líderes e membros de cada grupo, bem como com seus voluntários.

3. 
   

   
   Delegue responsabilidades a alguns de seus colaboradores e designe os mais experientes para coordenar todas as atividades. Se for um evento gigantesco, encarregue várias pessoas de coordenar várias atividades, sob a supervisão de uma única pessoa responsável. Lembre-se de que os membros de um grupo devem confiar no líder do grupo.
   • No dia do evento, considere designar uma ou duas pessoas para conhecer e cumprimentar os participantes quando eles chegarem ao local. Em princípio, é o comitê de recepção responsável por animar a todos e dar aos participantes a sensação de estar em boas mãos.

4. 
   

   
   Mantenha os sites relacionados ao evento atualizados. Você provavelmente está no Facebook e, mas existem vários outros sites que você pode usar para promover melhor seu evento. Eventbrite, Evite e Meetup são 3 dos sites mais importantes em que você precisa pensar. Se você ainda não os conhece, acesse a Internet agora mesmo!
   • E, claro, não se esqueça do seu próprio site, blog ou página do Facebook, se você tiver algum. Você pode enviar lembretes, postar fotos e gerenciar suas solicitações de resposta (RSVP). Quanto mais ativo você for, melhor será notado por todos.

5. 
   

   
   Peça aos delegados para financiar e patrocinar determinadas atividades. Você terá que enfrentar várias despesas durante os próximos dias e não pagará tudo do seu bolso! Reúna pelo menos um pouco de dinheiro para cobrir os custos iniciais, como alugar o quarto, o equipamento e, talvez, os fornecedores. Você pode ter que pagar por certas coisas ou serviços.
   • Verifique se você possui um procedimento administrativo adequado para receber, confirmar e cobrar os serviços necessários. Você precisa acompanhar tudo o que faz para consultá-lo mais tarde, para se organizar melhor cedo, principalmente se seus parceiros comerciais estiverem fazendo algo errado.

6. 
   

   
   Anuncie seu evento. Prepare folhetos, faça propagandas, informe a mídia, faça mala direta, faça telefonemas, envie grupos a grupos e visite possíveis participantes ou patrocinadores. O que mais fazer para incentivar as pessoas a vir? Tome cuidado para divulgar informações completas que deixam pouco espaço para perguntas. Mas, afinal, você também está procurando despertar a curiosidade do seu público!
   • Defina seu público-alvo. Se você está tentando alcançar idosos, não perderá tempo enviando-os snapchats. Vá aos locais frequentados por seus participantes e use as ferramentas com as quais eles estão familiarizados. Esforce-se para ser muito acessível e se comportar normalmente.

7. 
   

   
   Reúna tudo que você precisa para o seu evento. Por exemplo, medalhas, jogos, pequenas lembranças, prêmios ou certificados. Há muitas coisas e gadgets que podem passar despercebidos para um olho inexperiente, mas você conhece todos os cantos e recantos e tudo o que pode acontecer ali. E não esqueça as mesas, as cadeiras, o sistema de som, os pôsteres, as toalhas de mesa e todas essas coisas importantes!
   • Só esta questão merece uma sessão de trabalho inteira com sua equipe. Não pare de pensar nisso até encontrar cinco itens como canetas, kit de primeiros socorros, baterias, sorvete e extensões. Você precisa garantir que, a qualquer preço, tenha tudo coberto.

8. 
   

   
   Organize-se para tudo. Faça arranjos para tirar fotos e vídeos. Organize os movimentos dos convidados. Faça arranjos também para a comida e a equipe de limpeza. A lista pode ser aumentada dia a dia, mas é normal, porque você está organizando seu evento!
   • Cuide de alimentos e bebidas. Também é hora de planejar instalações especiais, como as para pessoas com deficiência, etc. Verifique também se alguns participantes são vegetarianos ou têm necessidades alimentares especiais.
   • Forneça cadeiras, mesas, aparelhos, microfones, alto-falantes, computadores, projetores de cristal líquido (LCDs), pódios, todo o equipamento necessário para configurar adequadamente o local do evento.

9. 
   

   
   Prepare a lista de pessoas para contato. Você precisará de números de telefone, endereços e todos os seus funcionários. Da mesma forma, prepare a lista de VIPs e seus fornecedores. Essas listas serão úteis se alguém estiver atrasado ou sabsent.
   • Suponha que seus fornecedores estejam atrasados? Você sabe como fazer isso? Você pega sua linda lista e liga para eles. Eles realmente acham que você está indo procurar esses 100 kg de carne de porco desfiada? Bem, isso não importa. Você entrega a lista a François e pede que ele vá com o caminhão para o endereço indicado. E é isso aí! Agora você sabe o que precisa fazer, pare de usá-los ou seja mais preciso, comunicando seus detalhes!

10. 
    

    
    Vá para o local do evento com seus funcionários. Faça um tour e verifique cuidadosamente as áreas de estacionamento, banheiros, salas verdes, fornecimento de entradas e saídas. Encontre lugares próximos onde você pode fazer fotocópias ou fazer ligações e fazer compras em caso de emergência. Em uma palavra, lute para conhecer o terreno como seu bolso.
    • Fale também com a sua pessoa de contato. Ele / ela deve conhecer o lugar melhor do que ninguém. Há um problema específico que você precisa conhecer? Existem restrições de tempo? Você precisaria manter as portas fechadas em determinados momentos? Deus proibirá, exercícios de rotina de incêndio durante o protesto?

Parte 3 24 horas antes do evento

1. 
   

   
   Mantenha a calma. Você quase chegou ao final de suas frases. É extremamente importante manter suas idéias claras e permanecer no caminho certo. Você passou meses se preparando! Tudo vai ficar bem. Se você se manter calmo, sua equipe se comportará como você e o evento ocorrerá em boas condições. Além disso, tudo será concluído muito rapidamente!
   • Sério, você quase chegou ao fim de suas frases. Você planejou tudo, pensou em todos os problemas possíveis. Se algo acontecer, você superará a dificuldade. E lembre-se, ninguém vai culpar você. Um hóspede barulhento, comida medíocre, não se preocupe muito, porque os participantes sabem que você não pode controlar tudo. Então, relaxe, tudo ficará bem.

2. 
   

   
   Faça as últimas verificações com sua equipe. Certifique-se de informar a todos o horário do evento e como chegar lá. Você não deseja que o dia do evento todos os seus funcionários perguntem ao mesmo tempo onde fica essa porta de serviço sagrado.
   • Mesmo se você não receber perguntas, faça o possível para avaliar o comportamento de seus funcionários. Eles estão satisfeitos com a descrição de suas tarefas? Eles cheiram entre eles? Caso contrário, discuta com eles e tente resolver a dificuldade juntos. Talvez alguém se sinta mais confortável fazendo outra coisa ou trabalhando com outra pessoa.

3. 
   

   
   Verifique todos os convites e respostas que você recebeu. Faça a lista de convidados e cobrar de alguém para contar os presentes. Na maioria dos casos, o número de pessoas presentes será diferente das pessoas que responderam. Você pode ter recebido 50 respostas afirmativas e terminar com 5 ou 500 pessoas presentes. Portanto, mesmo sabendo o número de respostas que você recebeu, esteja preparado para situações extremas!
   • Enquanto estiver lá, lembre o evento a seus ilustres convidados. Você ficará surpreso com o número de pessoas que dirão: "Ah, sim, está certo! É amanhã, não é? Você pode evitar descuidos telefonando ou enviando um SMS.

4. 
   

   
   Vá para o local e verifique se está tudo pronto. O quarto está limpo e disponível? O equipamento eletrônico está instalado? Os testes de bom funcionamento foram realizados? Você pode instalar o equipamento com antecedência, se necessário? A equipe está pronta?
   • Verifique se o número de pessoas presentes para supervisionar o evento é suficiente. Claro, é sempre melhor ter mais pessoas. Você pode precisar de alguém que possa fazer uma corrida urgente, hospedar um convidado de honra ou resolver um evento imprevisto; ou para tomar café, simplesmente.

5. 
   

   
   Prepare os kits dos participantes. Cada kit pode incluir uma garrafa de água, um lanche leve, um caderno, uma caneta, um livreto e as informações necessárias. Você também pode incluir pequenas lembranças. É realmente o detalhe que levará os participantes a pensar que o evento foi bem planejado e bem organizado. E eles realmente vão pensar que você cuida de ambos!
   • Isso pode ser reservado para convidados ou sua equipe ou ambos! Quem não gosta de receber uma barra de granola e uma caneta?

6. 
   

   
   Faça um script. É uma lista que contém todas as informações necessárias classificadas de acordo com o horário e a sala. Prepare um programa programado para atividades importantes. A estrutura do formulário depende de você. Esforce-se para não carregá-lo para facilitar a leitura.
   • Se você é realmente exigente e muito diligente, pode estabelecer vários scripts. Os palestrantes podem solicitar uma lista de outros palestrantes com sua localização e horário. Sua equipe desejará a lista de equipamentos, horários e regras das operações de limpeza. Se você tiver tempo para prepará-los, essas listas podem ser úteis.

7. 
   

   
   Prepare uma lista de ações a serem executadas durante o evento. Seria um desastre se você estivesse lá, tudo estivesse lá, todo mundo estivesse lá e, de repente, você percebesse que esqueceu em casa as 1.200 taças para o café. Você teria arruinado tudo. Então, faça uma lista de verificação e leve com você tudo o que precisa!
   • Se as coisas tendem a se acumular, atribua uma tarefa específica a cada membro da sua equipe. Portanto, no dia do evento, você não perderá seu tempo correndo pela direita e pela esquerda, pontuando crises. Mais duas mãos aliviam o fardo ... como diz o ditado.

Parte 4 Gerenciando a execução do evento

1. 
   

   
   Chegue cedo no local do evento com sua equipe e voluntários. Verifique se todos estão presentes e verifique se o equipamento eletrônico está funcionando corretamente. Existem perguntas de última hora? Se você tiver tempo, distribua uma bebida, diga-lhes algumas palavras de encorajamento e faça uma pausa! Você mereceu. Você está pronto.
   • Certifique-se de que os organizadores usem um distintivo distintivo ou outras insígnias, para que os participantes possam encontrá-los facilmente quando necessário. Às vezes, usar uniforme não é suficiente.

2. 
   

   
   Instale tudo. Por dentro e por fora. Você precisa pendurar balões na caixa de correio ou um cartaz na esquina? E o que você acha das portas e do hall de entrada principal? Se os participantes tiverem que percorrer um caminho complicado, coloque o máximo de sinais possível para melhor orientá-los.
   • Não se esqueça de banners de boas-vindas e banners informativos que são muito úteis. Lembre-se de facilitar para os participantes encontrarem o local do evento. Escusado será dizer!
   • Instale um balcão de recepção e registro. Ao chegar ao local, os participantes devem observar o que precisam para se orientar. Caso contrário, eles podem andar em círculos e sentir-se desconfortáveis.Você se lembra do comitê de recepção sobre o qual conversamos anteriormente? Coloque alguém na entrada para cumprimentar os participantes e responder às suas perguntas.
   • Publique música! Pode dissipar qualquer constrangimento que, de outra forma, aumentaria o humor.

3. 
   

   
   Certifique-se de que pessoas importantes estejam cientes dos eventos. Se um orador chegar atrasado, ajuste sua programação e informe as partes interessadas. Se a refeição durar mais do que o esperado, você deverá alertá-los sobre a alteração do programa. É raro que as coisas sigam o cronograma, por isso não deixe de informar as pessoas à medida que as mudanças acontecem.

4. 
   

   
   Tire fotos! Você provavelmente deseja guardar memórias do seu evento. E ver alguém andando com uma câmera pode excitar os participantes. Não esqueça a faixa do patrocinador, a sua, a entrada, a recepção etc. Talvez você possa usá-los no próximo ano!
   • Se possível, peça a um de seus amigos ou um fotógrafo profissional para cuidar de todos esses detalhes. Lá você tem o suficiente para fazer! Mas você precisa cuidar de seus convidados, para que alguém cuide das fotos, etc.

5. 
   

   
   Ofereça uma lembrança. Seus participantes podem ter aprendido alguma coisa participando do evento, e você deseja que eles deixem de pensar em algo ou fazer perguntas ou pensar em agir. Então distribua um panfleto ou algo que eles possam levar com eles para lhes dar idéias para agir após o evento.
   • Lembre-se de criar um fórum para feedback. Dê aos participantes a oportunidade de acompanhar, dizer o que pensam, sugerir melhorias e compartilhar seus desejos para o próximo evento. E, claro, como eles podem simplificar!

6. 
   

   
   Limpe a área da recepção! Levante o medidor elétrico, pegue as faixas, remova as mesas, etc. Coloque os lugares de volta à sua situação original, como eram antes do evento. Isso é especialmente importante se você alugou o quarto e gostaria de voltar. Os proprietários podem cobrar uma taxa, que você poderia ter evitado de outra forma. Divida as tarefas para tornar a operação o mais fácil possível.
   • Verifique se nada precioso foi esquecido no local e, se estiver, configure um serviço de propriedade perdida
   • Traga à atenção da pessoa responsável pelo local os danos que podem ocorrer durante o evento. É melhor ser honesto e direto.
   • Cuide do lixo e aja dentro do seu alcance. O serviço de limpeza cuidará desse problema.

7. 
   

   
   Cuide de todas as tarefas que decorrem da realização do seu evento. De fato, depende da natureza do evento em questão. Pode ser que você não tenha muito o que fazer, mas também pode acabar com uma longa lista de pessoas para agradecer e uma receita para gerenciar. Aqui estão algumas idéias para começar.
   • Agradeça a todos os membros da sua equipe, voluntários e patrocinadores. Você não poderia ter feito seu evento sem eles!
   • Atualize e finalize suas contas. Esta tarefa deve ser concluída o mais rápido possível. É melhor ter um mínimo de detalhes para ajustar.
   • Organize uma recepção de agradecimento a todos que o ajudaram, sua equipe deve se sentir apreciada e seus doadores sentem que participaram de uma boa causa.
   • Dê às pessoas envolvidas lembranças ou folhetos.
   • Distribua aos patrocinadores e às pessoas interessadas a parte da receita.
   • Publique as fotos do evento em seu site.

8. 
   

   
   Organize uma reunião de avaliação após o evento para melhorar sua organização no futuro. Agora que você realizou tudo, existem coisas que você poderia ter feito de maneira diferente? Que coisas funcionaram bem e quais não funcionaram? Você concorda em organizar esse evento novamente? O que você aprendeu?
   • Se você receber feedback, considere isso. Se seus convidados não, peça à sua equipe para fazê-lo! O que eles acham do evento? Pelo menos, eles se apreciavam? Claro que desde que eles tinham uma barra de granola e uma caneta, não tinham?