Como receber uma chamada

Contente

• estágios
• Método 1 de 2: Atenda o telefone enquanto estiver no trabalho
• Método 2 de 2: Atenda o telefone em particular
• Método 3 de 3: Atenda uma ligação telefônica de um número desconhecido

Saber atender o telefone é uma habilidade importante na vida. Em circunstâncias profissionais, como o recebimento de uma ligação comercial ou de um empregador em potencial, é necessário um método de saudação mais formal. Se você receber uma ligação de um amigo, amante ou membro da família, tenderá a responder de uma maneira mais simples e natural. Se você receber uma chamada de um número desconhecido, precisará usar uma técnica comprovada e ter cuidado.

estágios

Método 1 de 2: Atenda o telefone enquanto estiver no trabalho

1. 
   

   
   Seja profissional. Quando você recebe uma chamada para o serviço, nem sempre você pode saber quem está do outro lado da linha. Responder profissionalmente o ajudará a iniciar bem a conversa.
   • Quando você duvida, basta dizer "olá, é Carl no telefone".
   • Mesmo se você souber quem é o interlocutor, pode ser seu chefe ligando do telefone de um de seus colegas! Respondendo dizendo "sim, o que? Dará uma impressão negativa ou excessivamente extraviada sobre você.

2. 
   

   
   Concentre-se na conversa. Mostre-se absolutamente presente. Pare todo o trabalho e tire um breve momento para se preparar.
   • Expresse no seu rosto a expressão que você deseja projetar antes do pouso. Isso faz a diferença: se você está sorrindo, franzindo a testa ou chorando, seu interlocutor sentirá isso pelo tom da sua voz.
   • Evite navegar na Internet ou se distrair durante a chamada. Se você não estiver presente, o interlocutor poderá sentir isso.

3. 
   

   
   
   
   Sempre se apresente. Nos negócios, é apropriado atender uma ligação telefônica dizendo o seu nome e o da sua empresa: "Olá, obrigado por ligar para a empresa XYZ. Eu sou Carl. O que posso fazer por você? "
   • Se for uma chamada interna e você souber, poderá responder dando o nome do seu departamento e o seu nome: "Olá, você está no departamento WebDevCarl ao telefone. O que posso fazer por você hoje? Isso permitirá que seu interlocutor saiba que ele se dirigiu à pessoa certa e que você está pronto para ajudá-lo. Conversar com um tom amigável e amigável tornará a conversa mais agradável para cada um de vocês.
   • Na maioria dos serviços, existem regras para receber chamadas que todos os funcionários devem seguir. Sempre mostre sinceridade, mesmo se você for forçado a seguir as instruções estupidamente, porque o cliente poderá distinguir se você está realmente entusiasmado ou se está apenas lendo as instruções: "Bem-vindo à linha telefônica da Good Burger, a casa da boa pastelaria! Soará ridículo se você não diz isso com convicção.

4. 
   

   
   
   
   Responda com propriedade suficiente. Mostre-se paciente, respeitoso e convincente. Faça o seu melhor para se tornar útil. Tente não falar de maneira excessivamente casual até saber quem está na linha.
   • Se a outra pessoa não aparecer, diga: "Posso descobrir quem está no telefone? É importante saber quem está ligando, caso precise entrar em contato com ele novamente ou transferi-lo para outra linha. Essa atitude também permite que a pessoa sinta que está sendo tratada pessoalmente e, por extensão, que ela é especial. É importante criar relacionamentos profissionais positivos com pessoas que ligam para você mais de uma vez.
   • Tente não ser rude, mesmo que se sinta frustrado. Lembre-se de que, nos negócios, suas palavras e ações refletem diretamente a imagem do seu negócio. Se você der uma imagem ruim do seu negócio, estragará o negócio e seus gerentes não o aceitarão.

5. 
   

   
   Prepare-se para receber um. Se alguém ligar para falar com seu gerente ou colega, mas você for a única pessoa disponível para recebê-la nesse momento, pergunte educadamente quem está ao telefone e peça que diga o que está pedindo. Ouça com atenção e anote o máximo de informações possível:
   • Se a pessoa que ele está tentando alcançar não estiver disponível, diga: "Sinto muito, mas o Sr. O'Halloran não está disponível no momento. Gostaria de deixá-lo um? "
   • Certifique-se de registrar o nome da pessoa, o número de telefone e o assunto da chamada. Avalie a urgência da ligação: você acha que o chamador precisa de assistência nas próximas duas horas ou apenas em uma semana? Se for uma chamada urgente, será necessário resolver o problema o mais rápido e eficientemente possível, portanto, continue o mais rápido possível.

6. 
   

   
   Desconfie de chamadas que visam coletar informações. Se você não reconhecer quem está ligando e pedir informações sobre você ou outras pessoas, tome cuidado para não fornecer muitas informações sobre como sua empresa funciona internamente.
   • Mesmo que o interlocutor dê o nome e o nome da empresa, você deve ter cuidado, a menos que seja um contato confiável. Em caso de dúvida, suspenda a chamada por um minuto e peça conselhos a um colega: "Já trabalhamos com uma pessoa chamada Dave Neal? Ele faz muitas perguntas sobre nossos procedimentos e nossa capacidade, e eu quero ter certeza de que posso confiar nele. "
   • Nos negócios, você deve dizer: "Sinto muito, senhor ou senhora. De acordo com as regras da empresa, não estou autorizado a fornecer essas informações. Posso saber o objetivo para o qual você está procurando essas informações? Em seguida, retire sua análise.

Método 2 de 2: Atenda o telefone em particular

1. 
   

   
   Cumprimente quem estiver ligando. Se você sabe quem está ligando, considerando sua identidade e experiência, cumprimente-o como faria se estivesse na frente dela. Se você não conhece a pessoa que está ligando, responda formalmente e aguarde que ela diga o assunto da ligação.
   • Como padrão, uma saudação internacionalmente reconhecida: diga "allo? Responda com uma leve inflexão no final da sua saudação, como se estivesse fazendo uma pergunta. O termo "allo? Levará o interlocutor a responder e, na maioria dos casos, ele continuará dizendo a você o objetivo de sua chamada.
   • Se o interlocutor for um amigo, cumprimente-o casualmente: "Olá, Tom! Como esta "
   • Se o interlocutor é gerente, conhecido ou potencial empregador, cumprimente-o de uma maneira mais formal, mas familiar: "Boa noite, Sr. Lynch, como vai?" "
   • Se você não conhece a pessoa que está ligando, limite-se a um simples "allo"? "

2. 
   

   
   Depois de dizer "olá? ", Aguarde a resposta do interlocutor. Essa maneira de iniciar a conversa incentiva seu interlocutor a se apresentar. Veja o exemplo a seguir. O que você precisa dizer está anotado em gordura e o que o interlocutor deve dizer em itálico :
   • Alô?
   • Oi, Carl, é o Tom.
   • Olá, Tom! O que há de novo?
   • Só estou ligando para ver se você estará disponível mais tarde. Pensei em sugerir que você assistisse ao novo filme de Guerra nas Estrelas.
   • Sim, estou pronto para assistir ao filme Guerra nas Estrelas!

3. 
   

   
   Personalize sua saudação. Depois de adquirir mais experiência em atender chamadas telefônicas, comece a criar seus próprios padrões de saudação e frases específicas que você poderá usar repetidamente.
   • Lembre-se de se identificar através da sua saudação: "olá, é Carl" ou "Carl no telefone".
   • Pense em experimentar variações familiares da saudação "olá?" "Oi" ou "oi" ou "cuco, o que há?" Ou "Olá, tudo bem?" Essas saudações familiares são mais apropriadas entre amigos e conhecimentos não profissionais.

4. 
   

   
   Crie um vocal para os momentos em que você estará ausente. Qualquer pessoa que seja seus amigos, pais ou empregadores pode cair em sua secretária eletrônica, portanto, verifique se sua voz é educada e concisa. Evite vocais sem brincadeiras ou brincadeiras, a menos que tenha certeza absoluta de que apenas seus amigos ligarão.
   • Diga: "você está na secretária eletrônica de Carl. Me desculpe, eu não posso responder-lhe agora. Deixe um e eu responderei o mais breve possível.
   • Pense em criar uma família vocal, caso você esteja usando um telefone da família. Diga: "Oi, essa é a família Rogers. Lamentamos, mas não podemos respondê-lo no momento, mas deixe um e ligaremos para você o mais breve possível! Faça gravações divertidas das vozes de todos os membros da família. Tente fazer a família inteira falar em coro ou peça a cada membro da família que conte parte da família.
   • Lembre-se de pedir diretamente as informações do chamador, em vez de simplesmente pedir para ele deixar um: "Por favor, deixe seu nome, seu número de telefone e o assunto da sua ligação e eu ligarei de volta. o mais rápido possível. " A aplicação dessa abordagem mais específica pode parecer mais apropriada para um número de telefone no qual você espera receber muitas chamadas comerciais.

Método 3 de 3: Atenda uma ligação telefônica de um número desconhecido

1. 
   

   
   Considere a pessoa que poderia ligar para você. Se estiver esperando uma ligação de alguém (um novo conhecido, uma organização ou um empregador em potencial), atenda o telefone com isso em mente. Avalie-se para saber se essa situação exige uma saudação um pouco mais formal ou um pouco menos formal; no entanto, mantenha-se formal, porque você nunca sabe.
   • Responda educadamente e de uma maneira menos formal, neste caso. Um simples "allo"? Seria apropriado. Você não precisa relatar imediatamente. Se a pessoa que ligar para você souber ou vir seu nome em um cartão, ela perguntará: "Posso falar com Carl? "
   • Se a chamada aparecer como como desconhecido ou mascarado, não se sinta obrigado a responder. Responda, se desejar, ou apenas espere para ver se o chamador deixará uma voz. Você sempre pode ligar de volta, caso seja uma ligação importante.

2. 
   

   
   Cuidado com as brincadeiras. Se você atender a chamada e achar que é realmente uma chamada ridícula ou agressiva, pode ser uma piada. Algumas brincadeiras são vulgares e óbvias, enquanto outras tentam convencê-lo a pensar que essa é uma chamada legitimamente importante. Trate os curingas como faria com os agressores: se você ficar online e jogar o jogo deles, isso os encorajará. No entanto, ainda seria útil permanecer on-line e jogar o jogo, caso isso lhe dê uma idéia de quem está ligando. Algumas empresas de telecomunicações dos EUA oferecem um serviço de triagem de chamadas: Se você discar * 69 depois de desligar, um serviço de chamadas automáticas fornecerá todas as informações públicas sobre o último número que você ligou.

3. 
   

   
   Cuidado com os operadores de telemarketing. Se você atender uma ligação de um número desconhecido e a pessoa do outro lado começar a fazer perguntas sobre você, talvez ela esteja procurando uma maneira de tirar você do telefone dinheiro
   • Operadores de telemarketing ligam para dezenas de pessoas todos os dias e a maioria delas não está interessada no que vende. Não tenha vergonha de dizer "obrigado por ligar, mas não estou interessado. Desejo-lhe um bom dia! Então você pode desligar para não perder seu tempo ou o deles.
   • Se você não quiser receber mais chamadas dessa empresa específica, peça ao operador de telemarketing para colocar seu número na "lista negra" dele. A maioria das empresas tende a atender sua solicitação e parar de incomodá-lo.
   • Se você estiver interessado no que o operador de telemarketing oferece, você pode ficar on-line e ouvi-lo. Lembre-se, quanto mais você ficar online, mais você deseja vender produtos!
   • Se eles solicitarem informações sobre você ou outra pessoa da sua família, pergunte a eles sobre o nome e o nome da empresa antes de dizer qualquer coisa. A última coisa que você precisa fazer é fornecer muitas informações aos operadores de telemarketing! Se eles suspeitarem ou não quiserem dizer quem são, lembre-se de que você não precisa continuar conversando com eles.