Como se preparar para uma reunião

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A preparação é muito importante para que uma reunião seja um sucesso. As reuniões também são uma parte importante de muitas carreiras, por isso não é uma empresa pequena!

estágios

1. Pergunte a si mesmo se é necessário ou não. Se você agendar uma reunião apenas para transmitir informações, não perca tempo com outras pessoas. Envie um memorando para eles.
2. Prepare uma opinião. Deve incluir a data, hora, agenda e local da reunião. Distribua este aviso aos participantes com bastante antecedência.
3. Anexe as anotações da reunião anterior, se houver. Isso dará aos participantes a oportunidade de identificar pontos que não entendem ou aqueles com quem não concordam.
4. Coloque os elementos básicos no lugar. Organize cadeiras e mesas antes do início da reunião. Obtenha papel e canetas para todos. Coloque uma jarra de água no meio da mesa e copos ao longo da mesa.
5. Anuncie a abertura da sessão. Isso significa que a pessoa que preside a reunião está pedindo silêncio para que a reunião possa começar. Determine os objetivos trimestrais da equipe.A agenda do dia é uma lista de tópicos que você abordará, em um tempo predeterminado, para atingir esse objetivo. Por exemplo: 1) Revisão da situação dos objetivos do trimestre anterior (15 minutos), 2) Tour de tabela para sugestões de objetivos (20 minutos), 3) Seleção de 5 objetivos (10 minutos).
6. Passe o livro de presença. Você também pode usar um pedaço de papel no início da reunião e mandar todos os presentes descreverem seu nome e sinal. Esses nomes serão incluídos no relatório.
7. Pense no relatório. Peça à secretária encarregada da ata que descreva os principais pontos da reunião e digite-os mais tarde.
8. Pergunte, no final da reunião oficial, se alguém tiver alguma dúvida. Isso é conhecido como problemas diversos. Determine uma data para a próxima reunião e complete-a formalmente.

conselho

• Uma agenda delineia uma reunião e nos impede de falar muito sobre um assunto em particular.
• É comum estabelecer um presidente na Assembléia Geral Anual. O presidente lidera a reunião, garante que a agenda seja seguida e que apenas uma pessoa fale de cada vez.
• Se nenhum presidente tiver sido nomeado, pergunte se mais alguém gostaria de preencher esse papel para a reunião.
• O mesmo princípio se aplica ao secretário responsável pelo relatório.
• É importante ter uma conta precisa para evitar divergências.
• Essas instruções estão relacionadas a uma reunião formal.
• Mesmo no contexto de uma reunião informal, primeiro envie um aviso indicando que a hora e a data da reunião são uma boa ideia. No trabalho, pedir aos participantes para participar de uma reunião informal pode ser suficiente.

avisos

• O presidente deve ter uma personalidade forte para garantir o bom andamento da reunião.