Como usar o Gerenciador de ausência do Office no Microsoft Outlook

Contente

• estágios
• Método 1 de 3: Outlook 2010/2013
• Método 2 de 2: Outlook 2007
• Método 3 de 3: Outlook 2003
• Método 4 de 4: Enviar uma resposta automática sem uma conta do Exchange

Se você precisar ficar fora do escritório por um tempo ou planejar sair de férias, informe as pessoas que estão enviando e-mails sobre sua ausência. Mesmo se você não tiver uma conta do Exchange, poderá enviar respostas automáticas criando algumas regras.

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Método 1 de 3: Outlook 2010/2013

1. Ativar respostas automáticas Selecione uma pasta do Exchange. Selecione esta pasta na sua biblioteca. Você deve ter selecionado uma pasta do Exchange para visualizar a opção de resposta automática. Abra o menu "Resposta automática (Ausência temporária)". Você pode encontrá-lo clicando no menu Arquivo e selecionando a opção Informações.

2. 
   

   
   Configure suas respostas automáticas. No menu de resposta automática, marque a caixa de seleção "Enviar respostas automáticas". Você pode definir quando o assistente deve estar ativo, marcando a caixa correspondente e definindo as datas desejadas.

3. 
   

   
   
   
   Escreva sua resposta. Para e-mails enviados do seu servidor Exchange, use o menu "Na minha organização". Para responder a cartas recebidas de outras pessoas, use o menu "Fora da minha organização". Quando estiver satisfeito com suas respostas, clique em OK.

4. 
   
   

   
   Desative respostas automáticas. Se você configurar datas para ativar respostas automáticas, o assistente será desativado automaticamente quando o tempo terminar. Se você não configurar um período específico, o assistente permanecerá ativado até você abrir o menu "Atendimento automático" e selecionar "Não enviar atendimento automático".

Método 2 de 2: Outlook 2007

1. 
   

   
   Ative o Office Manager. Clique no menu Ferramentas. No menu Ferramentas, selecione "Assistente de ausência temporária". Marque a caixa "Enviar respostas de ausência temporária automáticas". Você pode definir o período de ativação do gerente marcando a caixa para configurar um determinado período de tempo.

2. 
   

   
   
   
   Escreva sua resposta. Para mensagens enviadas do servidor Exchange, use o menu "Na minha organização". Para responder a mensagens enviadas por outras pessoas, use o menu "Fora da minha organização". Quando estiver satisfeito com sua resposta, clique em OK.

3. 
   

   
   Desative o gerente de ausência do escritório. Se você configurar um período para enviar suas respostas automáticas, o gerente será desativado automaticamente quando o período terminar. Se você não definir um período de ativação, ele ficará ativo até você abrir o menu de resposta automática e selecionar "Não enviar respostas automáticas de ausência temporária".

Método 3 de 3: Outlook 2003

1. 
   

   
   Ative o Assistente do Office. No menu Ferramentas, selecione o Assistente de Ausência Temporária. Marque a caixa "Estou ausente do escritório".

2. 
   

   
   Escreva sua resposta. Na caixa "e da resposta automática enviada uma vez a cada remetente:", digite a resposta a ser enviada.

3. 
   

   
   Adicione regras. Você pode adicionar regras ao seu gerente, por exemplo, para transferir s de alguns remetentes para outro destinatário. Clique no botão "Adicionar regra ..." para configurar uma regra personalizada. Por exemplo, você pode criar uma regra que permita transferir e-mails de um cliente específico para seu parceiro de negócios, para que você não perca correspondências importantes enquanto estiver ausente.

4. 
   

   
   Desative seu assistente de ausência temporária. O assistente de ausência temporária permanecerá ativo até você abrir o menu de resposta automática e selecionar "Não enviar respostas automáticas de ausência temporária".

Método 4 de 4: Enviar uma resposta automática sem uma conta do Exchange

1. 
   

   
   Crie seu modelo. Sem uma conta do Exchange, as opções de atendimento automático não estão disponíveis. Ainda é possível configurar uma resposta automática de um modelo e algumas regras. Comece criando um novo. Este será o seu modelo de resposta automática.
   • Escolha um objeto que explique sucintamente a situação. Por exemplo "Fora do escritório para ". Você também pode escrever as palavras "resposta automática" no assunto, para informar imediatamente o destinatário que a resposta é automática.
   • Escreva um breve. No corpo de, escreva um general que possa se candidatar a qualquer destinatário. Diga-nos como é possível entrar em contato com você ou com quem mais entrar em contato.

2. 
   

   
   Salve seu modelo. Quando estiver satisfeito, clique em "Salvar como ..." no menu suspenso "Salvar como" e selecione "Modelo do Outlook". Isso salvará o arquivo como um modelo que é aberto no Outlook.

3. 
   

   
   Crie as regras. Para que o sistema de resposta automática funcione corretamente, você precisará definir algumas regras para automatizar o processo. No Office 2003/2007, clique no menu Ferramentas e selecione "Regras e alertas". No Office 2010/2013, clique no menu Arquivo, selecione Informações e clique em Regras e Alertas. Isso abrirá o menu "Regras de email".
   • Clique no botão "Nova regra". Você será solicitado a selecionar um modelo. Na seção "Iniciar de um modelo ou regra em branco", marque "Verificar quando eles chegarem". Clique em Avançar.
   • Defina quais requerem uma resposta. Se você deseja responder a cada recibo na sua área, marque a caixa "onde eu apareço na caixa Para". Você pode restringir esse campo designando determinados remetentes ou e-mails contendo palavras específicas no objeto ou corpo do. Clique em Avançar depois de fazer suas seleções.
   • Carregue seu modelo. Marque a caixa de seleção "Responder usando um modelo específico" na próxima janela para carregar o que você criou um pouco antes. Clique no link na descrição para "um modelo específico". Isso abrirá uma caixa de diálogo perguntando onde os modelos estão localizados. Selecione "Modelos de usuário em arquivos do sistema". Abra o que você criou um pouco antes.
   • Configure suas exceções. Quando o modelo é carregado, você pode definir condições para as quais não deseja que a resposta automática seja enviada, como um destinatário específico ou certos tipos de s. Clique em Avançar depois de fazer suas seleções.
   • Nomeie sua regra. Antes de concluir a operação, você precisará nomear sua regra. Use um nome fácil de lembrar para poder desativar rapidamente a regra no futuro. Marque a caixa "Ativar esta regra" para ativá-la e clique em Concluir.

4. 
   

   
   Desabilite a regra. Ao retornar ao escritório, você pode desativar a regra abrindo o menu "Regras e alertas" novamente. Selecione a regra de ausência temporária que você criou e que está na lista de suas regras ativas e clique no botão Excluir.

• A organização normalmente representa sua empresa e é composta por pessoas que possuem uma conta do Exchange no mesmo servidor que o seu.
• O menu Ferramentas aparece na janela principal do Outlook. Essa é a mesma janela que aparece quando você inicia o Outlook e inclui os menus Arquivo, Editar, Exibir, Ferramentas de envio / recebimento, Ação e Ajuda. Não há menu Ferramentas para criar e exibir opções como s, contatos ou tarefas.
• Quando a caixa "Enviar uma resposta automática para pessoas fora da minha empresa" está selecionada, o menu "Fora da minha organização" é exibido (Ativado) ao lado do nome do menu.
• O destinatário deve estar presente na sua pasta Contatos no servidor Exchange. Se os contatos existirem apenas em uma pasta que faz parte dos arquivos da pasta particular (.pst), a resposta automática não será enviada.