Como escrever regulamentos

Contente

• estágios
• Parte 1 Preparando-se para escrever suas regras
• Parte 2 Escreva os artigos de seus regulamentos
• Parte 3 Finalize seus regulamentos
• Parte 4 Guarde e use suas regras

Neste artigo: Preparando-se para escrever seus regulamentosRefine os artigos de suas regrasImplementando seus regulamentosServindo e usando seus regulamentos30 Referências

As organizações e outras entidades sem fins lucrativos em vários países podem usar um recurso formal e legalmente reconhecido para identificar os meios de operação da organização. Estes são chamados regulamentos e são de suma importância na direção de uma infinidade de empresas e organizações. Se você estiver escrevendo as regras para sua empresa ou organização, aqui estão as instruções sobre como escrever regras que ajudarão você a administrar uma organização com eficiência.

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Parte 1 Preparando-se para escrever suas regras

1. Designe dois ou três membros da organização para a redação dos regulamentos. É necessário consultar a maioria ou todos os membros que ajudaram a criar a organização. Não é como se você fosse a única pessoa a criar a organização e ainda começar a trabalhar sozinho. Identifique para as outras duas ou três pessoas para ajudar e ajudar a escrever as regras.
   • Por exemplo, se você deseja criar uma organização sem fins lucrativos, precisará de um conselho de administração que ajude e ajude a redigir o regimento interno. Trabalhar em equipe garante que todas as perspectivas sejam representadas e refletidas nas regras.
2. Estruture suas regras como um plano. Os regulamentos geralmente são escritos com seções chamadas Artigos e parágrafos chamados Seções. Essa estrutura tornará seus regulamentos mais legíveis e de acordo com outros estatutos. Também facilita a localização de informações relevantes sobre regras de votação, comitês e outros itens sobre os quais você terá perguntas posteriormente quando a organização estiver funcionando.
3. Comece cada artigo com uma seção chamada ARTIGO. Essas seções serão todas escritas em caracteres grandes, em negrito e numeradas com algarismos romanos. Centralize-os na página.
   • Por exemplo, o primeiro artigo seria intitulado: ARTIGO I: ORGANIZAÇÃO. O segundo artigo seria intitulado: ARTIGO II: OBJETIVO.
4. Numere cada cabeçalho de legenda em cada artigo. Para cada seção de cada artigo, numere-os claramente e faça uma descrição de uma a duas palavras.
   • Por exemplo, você pode escrever: Seção 1: Reuniões regulares. Isto pode ser seguido por uma breve descrição do protocolo das reuniões periódicas. Então você pode escrever: Seção 2: Reuniões Especiais. Esta seção também seria seguida por uma breve descrição do protocolo para reuniões especiais.
5. Use linguagem clara e clara ao escrever suas regras. Os regulamentos não são um tipo de documento extremamente casual. Eles não são escritos sem levar em conta o conteúdo formal que dificulta um tribunal ou que ajuda os profissionais a entender regras e regulamentos específicos. Ao usar um modelo de regulamentos, use o vocabulário comum para tornar seu documento profissional. Mantenha um tom apropriado e inclua um vocabulário razoável.
   • No entanto, você não precisa usar a linguagem legal nos regulamentos. Em seu lugar, você deve usar uma linguagem simples e fácil de entender.
   • Mantenha os detalhes das fontes, não as regras. Regulamentos são diretrizes com as quais políticas específicas são implementadas. Por esse motivo, eles devem ser flexíveis e capazes de serem interpretados em conjunto com políticas mais detalhadas. Escreva as regras em um estilo geral.
6. Adapte as regras à sua organização em particular. Vários modelos e outras instruções para escrever regulamentos são intencionalmente gerais por natureza, de modo que são apropriados para sua organização. Sua organização pode ter necessidades específicas que exigem certos elementos que outras organizações não possuem.
   • Escreva os regulamentos da igreja: o regimento interno da igreja incluirá uma seção dedicada ao pastor da congregação. Esta seção levaria em conta o relacionamento do pastor com a igreja, as qualificações que o pastor deveria ter e o processo de seleção de um novo pastor ou demissão do atual líder.Um modelo editorial poderia começar com: "O pastor é o líder espiritual e religioso da igreja. Ele ou ela terão liberdade de expressão e poderão acessar facilmente o púlpito. O pastor é um membro ex officio do conselho de administração e de todos os comitês, exceto o comitê de indicação. "
   • Criar estatutos: nos termos do estatuto, você também pode incluir seções que abordam a frequência das reuniões de acionistas, assuntos relacionados às ações da empresa e assim por diante.

Parte 2 Escreva os artigos de seus regulamentos

1. Escreva o artigo sobre o nome da organização. Esta é uma breve declaração que menciona o nome oficial da sua organização. Você também pode mencionar a sede do seu escritório neste artigo. Se sua organização não estiver fisicamente estabelecida em um local (por exemplo, se você é originalmente um grupo on-line), não será necessário incluir um endereço.
   • Você pode mencionar nesta seção: "O nome da organização seria ABC Elementary PTO. "
2. Escreva o artigo sobre o objetivo da organização. Este artigo indicará sua missão e sua visão para a organização. Isso pode ser muito básico e simples e pode ser feito em apenas uma frase. Você também pode torná-lo mais complexo, se desejar.
   • Um modelo de redação poderia ser o seguinte: "A organização é criada para apoiar a educação das crianças no ensino fundamental, mantendo relações entre escolas, pais e professores. "
3. Escreva o artigo sobre associação. Este artigo abordará várias seções, incluindo elegibilidade (quem pode se tornar um membro e como), direitos (os membros precisam pagar uma taxa de associação, precisam pagar taxas todos os anos?), Classes de associação (ativas, inativos), os requisitos para permanecer um membro e como se retirar da associação.
   • Um modelo de redação para a primeira seção, sob o título de associação, pode ter a seguinte redação: "A associação é aberta a todos que entendem os objetivos e programas da igreja, independentemente de raça, credo, gênero, orientação sexual, idade, o país de origem e a deficiência mental ou física. Continue com as seções a seguir que descrevem as quotas, as condições para permanecer como membro e como se retirar da organização.
4. Escreva o artigo da pessoa responsável. Este artigo abordará várias seções sobre gerentes, incluindo a lista de cada cargo, as funções relacionadas a cada cargo, como os oficiais são nomeados e eleitos, os termos do cargo (por quanto tempo eles poderão trabalhar no cargo) e como gerenciá-los. vagas.
   • Por exemplo, para a primeira seção, você pode escrever: "Os líderes da organização consistem em um presidente, um vice-presidente, uma secretária, um tesoureiro e três diretores. Você mencionará as outras seções para gerentes, fornecendo uma descrição das funções de cada gerente e assim por diante.
5. Escreva o artigo sobre reuniões. Este artigo cobre várias seções que descrevem a frequência das reuniões (a cada três meses ou seis meses?), Onde as reuniões são realizadas (na sede?) E como os votos podem ser emitidos.
   • Este artigo também determina o número de membros de um quorum ou o número de membros do conselho que devem estar presentes ao adotar moções. Se uma organização tiver um conselho de nove membros e o estatuto exigir que dois terços do conselho forme um quorum, pelo menos seis membros do conselho deverão estar presentes para tomar decisões pela organização. Alguns estados podem exigir um mínimo de quorum; portanto, consulte seu secretário de estado para determinar os requisitos de seu estado.
   • Um modelo de redação para a primeira seção deste artigo pode ser: "Reuniões regulares da empresa serão realizadas na primeira terça-feira de cada mês. Continue processando as outras seções no restante deste artigo.
6. Escreva o artigo em Comitês. Esses comitês são específicos à sua organização, mas podem incluir um comitê de voluntários, publicidade, associação, captação de recursos e assim por diante. Adicione uma breve descrição de cada um desses comitês. Complete esta seção com uma breve descrição de como os comitês podem ser formados (eles serão nomeados pelo conselho de administração?)
   • Um modelo de redação pode ser: "A Sociedade terá os seguintes comitês permanentes", seguidos de uma lista e uma breve descrição de cada comitê que você tiver.
7. Escreva o artigo na Autoridade Parlamentar. Autoridade parlamentar é o conjunto de regras que regem os procedimentos de governança da sua organização. Muitas organizações seguem as Regras de Ordem de Roberts, um livro que trata das regras de procedimento necessárias para o bom andamento de uma assembléia deliberativa, a fim de garantir que as vozes sejam ouvidas e levadas em consideração. Um artigo sobre autoridade parlamentar fará referência ao recurso específico que guia os regulamentos, procedimentos e operações da organização.
   • Um modelo de redação usado poderia ser: "As Regras de Ordem de Roberts devem governar as reuniões em que não conflitem com as regras da organização. "
8. Escreva as alterações e o artigo sobre outras disposições. Como os regulamentos se destinam a ser úteis e a acomodar muitas situações que podem surgir na vida de uma organização, eles exigem periodicamente pequenas alterações ou modificações para esclarecer seu escopo. Inclua nos estatutos o processo pelo qual eles podem ser alterados ajudará a demonstrar que sua organização é flexível e compreensível de mudar. Não dificulte demais a alteração de regulamentos; em vez disso, escolha um processo que seja relevante para a cultura e as políticas da sua organização. Você também pode incluir uma seção aqui que indica seu ano fiscal ou pode incluir um artigo separado que indica seu ano fiscal.
   • Um modelo de redação para emendas pode ser: "Estes estatutos podem ser alterados ou substituídos em qualquer reunião da empresa por um terço (2/3) dos presentes e votantes. Quaisquer alterações propostas serão mencionadas no aviso de convocação da reunião. "
9. Escreva o artigo Conflito de interesse. Sua organização deve se proteger contra um conflito de interesses pessoais ou financeiros do conselho de administração ou de qualquer outra pessoa responsável. Tenha um artigo descrevendo o que deve acontecer se alguém tiver um conflito de interesses.
   • Um modelo de redação pode ser: "Sempre que um diretor ou diretor tiver interesse financeiro ou pessoal em qualquer assunto proveniente do conselho de administração, o assunto (a) divulgará completamente a natureza do interesse e (b) se retirará da discussão. , fazendo lobby e votando sobre o assunto. Qualquer transação ou votação que envolva um potencial conflito de interesses será aprovada somente quando a maioria dos diretores desinteressados ​​determinar que é do melhor interesse da empresa fazê-lo. O registro das reuniões em que esses votos foram feitos deve incluir tal divulgação, tolerância e fundamentação para aprovação. "
10. Escreva o artigo relacionado à Cláusula de Dissolução. Algumas leis estaduais exigem uma cláusula ou relatório de dissolução que descreva como a organização pode ser fechada. Essa pode ser uma boa ideia, mesmo que seu estado não inclua essa cláusula, pois pode ajudar a proteger sua organização no caso de um conflito interno dentro dela.
    • Nesse nível, você pode escrever: "A organização pode ser dissolvida com a notificação anterior (14 dias corridos) e um voto de dois terços dos participantes da reunião. "
    • Alguns estados exigem que as empresas incluam a cláusula de dissolução em seus regulamentos. Consulte seu secretário de estado para obter informações específicas.

Parte 3 Finalize seus regulamentos

1. Compile os artigos em um único documento. Use formatação consistente em todo o documento e use uma fonte e tamanho de fonte normal (o tamanho da fonte 11 ou 12 é mais legível). Planeje uma página de rosto com os regulamentos, o nome da sua organização, a data da última revisão dos estatutos e a data efetiva desses estatutos.
2. Peça a um parlamentar profissional para revisar suas regras. Seu estatuto descreverá os procedimentos para administrar os negócios, realizar reuniões, eleger funcionários ou líderes de comitês, etc. Esses procedimentos são baseados em regras que determinam o que acontece primeiro, o número de pessoas que devem votar para tomar uma decisão, as pessoas que podem votar por procuração (enviando seu voto em vez de votar) e assim por diante. Um parlamentar profissionalmente reconhecido é alguém especialista nessas regras e procedimentos que governam a maioria dos regulamentos.
3. Se você precisar de parlamentares, poderá entrar em contato com associações como o Instituto Americano de Parlamentares ou procurar on-line por um "parlamentar reconhecido profissionalmente" em sua cidade. Você provavelmente pagaria honorários de consultoria por seus benefícios.
4. Peça a um advogado para revisar suas regras. A consultoria de uma equipe jurídica especializada na revisão dos estatutos de organizações sem fins lucrativos pode, por exemplo, ser útil, pois você tem certeza de que, ao fazê-lo, seus regulamentos abrangem a área necessária. Um advogado também pode ajudá-lo a avaliar a conformidade de seus regulamentos com outros documentos importantes em sua organização.
   • Na maioria das localidades, existem escritórios de aconselhamento jurídico gratuitos ou mais baratos com os quais você pode trabalhar. Estes podem ser afiliados a uma faculdade de direito de uma universidade ou escola pública ou sem fins lucrativos.
5. Adote as regras durante uma reunião da organização. Os regulamentos devem ser aceitos pela organização para que possam entrar em vigor. Geralmente, cabe ao diretor da organização adotar os regulamentos.
   • Inclua um relatório no final do seu estatuto atestando a adoção e mencione a data da adoção. O secretário da organização também deve assinar este relatório.
6. Envie seus regulamentos para o seu estado, se necessário. Alguns estados exigem que os regulamentos sejam classificados no registro estadual, enquanto outros exigem apenas o relatório periódico dos principais funcionários e informações financeiras. Consulte seu secretário de estado para descobrir se você precisa fornecer uma cópia de seu estatuto para sua agência estadual.
   • Os estatutos geralmente não estão sujeitos a nenhum órgão oficial. Muitos estados exigem que as empresas escrevam regulamentos, mas você não precisa enviá-los ao seu estado. No entanto, eles podem ser compartilhados com acionistas e outras pessoas importantes.

Parte 4 Guarde e use suas regras

1. Mantenha suas políticas em um local central nos escritórios da sua empresa. Coloque-os em uma pasta com os estatutos da sua empresa, atas das reuniões, lista de nomes e endereços de diretores e outros líderes seniores da organização, registros de membros e assim por diante.
   • Pode ser uma boa idéia tornar seus regulamentos facilmente acessíveis a seus membros, publicando-os em seu site ou disponibilizando-os prontamente em seus escritórios. Como não há condições para a disponibilidade de regulamentos, isso torna sua organização uma empresa mais responsável e transparente em relação às suas políticas e procedimentos operacionais.
2. Trazer regulamentos para as reuniões dos membros e do comitê executivo. Ter as regras em mãos será útil ao realizar reuniões de membros e do comitê executivo. Consulte o estatuto quando votar em uma moção, selecione membros do conselho ou do conselho ou quando você se envolver nas atividades especificamente descritas em seu estatuto. Isso facilitará suas reuniões e tranquilizará seus membros de que seus pontos de vista são bem levados em consideração.
3. Revise as regras regularmente e mantenha-as atualizadas. À medida que sua organização muda, suas políticas também podem precisar ser alteradas. A coisa mais importante que você pode fazer para tornar os regulamentos adaptáveis ​​às mudanças é torná-los flexíveis e modificáveis ​​desde o início.Em seguida, você pode alterar as regras para fazer pequenas alterações ou revisar as regras para incluir mudanças maiores.
   • Por exemplo, você pode fazer pequenas alterações que podem incluir a adição de um novo comitê.
   • Se você deseja revisar as regras, primeiro deve ter uma reunião com os membros da organização para lhes dar uma idéia do que seriam as revisões. Notifique os membros que você se reunirá para discutir e alterar as regras e dar a eles a oportunidade de enviar alterações para consideração. É preferível que alguns subcomitês procedam com as emendas: um subcomitê pode tomar nota das alterações, outro subcomitê pode revisá-las para garantir que não haja discrepâncias e um terceiro subcomitê pode revisá-las para garantir que ortografia e gramática são respeitadas. Envie as alterações finais aos membros para fornecer feedback sobre eles.