Como escrever um plano de gerenciamento de mudanças

Contente

• estágios
• Método 1 Escreva um plano para gerenciar mudanças organizacionais
• Método 2 Controlar alterações no projeto

Existem dois tipos de planos de gerenciamento de alterações. Um aborda o impacto das mudanças em uma organização e facilita a transição. O segundo ajuda a rastrear alterações em um único projeto, criando um registro claro das alterações nos produtos ou no escopo do projeto. Esses planos são sobre a comunicação do que precisa ser feito de forma clara e precisa.

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Método 1 Escreva um plano para gerenciar mudanças organizacionais

1. 
   

   
   Mostre os motivos das alterações a serem feitas. Liste os fatores que levaram à decisão de fazer alterações, como baixo desempenho, novas tecnologias ou uma mudança na missão da organização.
   • Uma abordagem é descrever o estado atual dos negócios e a situação futura que esse plano pretende criar.

2. 
   

   
   Defina a natureza e o escopo das alterações. Descreva brevemente a natureza esperada do projeto. Determine se isso afetará posições, mudanças de processo, mudanças de política ou estrutura organizacional. Liste os departamentos, grupos de trabalho, sistemas ou qualquer outro componente que possa estar sujeito a ajustes.

3. 
   

   
   
   
   Descreva o apoio das partes interessadas. Liste todas as partes interessadas envolvidas no plano, por exemplo, o ramo, o chefe de missão, o proponente, os consumidores ou os funcionários afetados pela mudança. Para cada uma dessas partes, especifique se o interessado apoiará as alterações a serem feitas.
   • Lembre-se de elaborar uma tabela que possa explicar essas informações de forma clara e sucinta. Para cada parte afetada, avalie o nível de prioridade (alto, médio ou baixo) dos seguintes dados: conscientização, nível de apoio, influência.
   • Se possível, realize entrevistas individuais para avaliar o apoio das partes interessadas.

4. 
   

   
   Monte uma equipe. Essa equipe será responsável pela comunicação com todas as partes interessadas, ouvindo várias preocupações e garantindo que a operação ocorra nas melhores condições possíveis. Escolha pessoas que sejam muito credíveis nos negócios e que tenham boas habilidades de comunicação.
   • Você deve contratar um promotor da gerência sênior. Enfatize que será um trabalho ativo promover mudanças, não apenas aprovar o plano.

5. 
   

   
   
   
   Desenvolva uma abordagem com a gerência. Receber todo o apoio da empresa é essencial para o sucesso da operação. Permita que todos os gerentes seniores comentem as mudanças e colaborem entre si para desempenhar um papel ativo neste projeto.

6. 
   

   
   Faça um plano para cada ator. Para cada parte interessada, incluindo as que apóiam o projeto, avalie os riscos e problemas envolvidos. Confie à equipe responsável a tarefa de abordar essas preocupações.

7. 
   

   
   Crie um plano de comunicação. A comunicação é o elemento chave desse processo. Comunique-se frequentemente com todas as partes envolvidas. Reforce as razões por trás das mudanças a serem feitas e os benefícios que delas advirão.
   • Os atores devem receber comunicação one-to-one, bidirecional. Reuniões cara a cara são essenciais.
   • A comunicação deve vir de um promotor da gerência principal, do supervisor direto de cada funcionário e de qualquer outro porta-voz em quem os atores confiem. Todas as comunicações devem passar de forma coerente.

8. 
   

   
   Preste atenção a qualquer resistência. Sempre há resistência à mudança. Isso ocorre no nível individual e, portanto, você deve se comunicar pessoalmente com as partes interessadas para descobrir a causa dessas resistências. Preste atenção às queixas para que a equipe de gerenciamento possa remediá-las. Essas preocupações geralmente incluem os seguintes pontos.
   • Sem motivação ou senso de urgência.
   • Nenhuma compreensão da situação geral ou razões para a necessidade de mudanças.
   • Falta de participação no processo.
   • Incerteza sobre a estabilidade no emprego, funções futuras ou os requisitos e habilidades necessários para posições futuras.
   • Falha na administração em atender às expectativas em relação à implementação de mudança ou comunicação.

9. 
   

   
   Aceite os obstáculos. Você deve responder às reivindicações fortalecendo a comunicação ou alterando a estratégia. Outras reivindicações podem exigir abordagens complementares, que você pode incluir em seu plano ou terceirizar para a equipe de gerenciamento. Examine qual dessas opções é melhor para sua organização.
   • Para qualquer mudança de cargo ou processo, faça do treinamento dos funcionários uma prioridade.
   • Se você estiver planejando um período de transição o mais tranqüilo possível, agende reuniões ou aumente os benefícios dos funcionários.
   • Se as partes interessadas não estiverem motivadas, ofereça incentivos.
   • Se eles se sentirem desconectados do projeto, marque uma reunião para obter feedback e revisar as alterações no plano.

Método 2 Controlar alterações no projeto

1. 
   

   
   Defina as funções. Liste as funções que serão atribuídas a cada um para este projeto. Descreva as responsabilidades e habilidades necessárias para cada função. No mínimo, delegar um Chef de Missão para implementar as mudanças diariamente, bem como um promotor para acompanhar todo o progresso e tomar decisões importantes.
   • Para grandes projetos em uma grande corporação, talvez seja necessário dividir as funções entre várias pessoas com conhecimento especializado.

2. 
   

   
   Configure uma comissão de controle. Os projetos de TI geralmente incluem uma comissão de controle de mudanças composta por representantes de cada grupo de partes interessadas. Essa comissão será responsável por aprovar as solicitações, em vez do chefe da missão, e comunicar as decisões às partes interessadas. Essa abordagem é muito adequada para projetos com várias partes interessadas e pode exigir reavaliação frequente dos objetivos principais.

3. 
   

   
   Crie um processo para aplicar as solicitações. Depois que um membro da equipe identifica o progresso, como você passa da ideia para a realidade? Descreva esse processo aqui, conforme acordado pela equipe. Aqui está o que pode parecer.
   • Os membros da equipe devem preencher um formulário de inscrição e enviá-lo à Autoridade do Projeto.
   • A HOM deve inserir as informações do formulário no log de solicitações e atualizar esse log conforme as solicitações são consideradas ou rejeitadas.
   • O gerente pede aos membros da equipe que escrevam um plano mais específico e calculem o esforço necessário.
   • O chefe da missão envia o plano ao promotor para possível adoção.
   • As alterações foram feitas. As partes interessadas são frequentemente informadas sobre o progresso.

4. 
   

   
   Crie um formulário de inscrição. Os seguintes dados devem ser incluídos no formulário e devem ser inseridos no log de alterações.
   • A data da solicitação de mudança.
   • O número de solicitações atribuídas pelo gerente de projeto.
   • Título e descrição.
   • O nome, email e número de telefone da pessoa que preenche o formulário.
   • A prioridade dada a cada solicitação (alta, média ou baixa). Para alterações urgentes, você pode precisar de prazos específicos.
   • Número do produto e da versão (para projetos de TI)

5. 
   

   
   Adicione informações adicionais. O log de alterações também deve poder acompanhar as decisões tomadas e monitorar de perto sua implementação. Além das informações dos formulários de inscrição, você precisará reservar espaço para:
   • aprovação ou rejeição de pedidos,
   • a assinatura da pessoa que aprovará ou rejeitará os pedidos,
   • o prazo para implementar as alterações,
   • as datas em que as alterações terminarão.

6. 
   

   
   Acompanhe as decisões importantes Além do registro de alterações, o projeto pode se beneficiar de um registro de decisões importantes. Essa declaração pode facilitar a longo prazo ou ajudar a rastrear projetos que tiveram algumas mudanças no gerenciamento. Esse arquivo também pode servir como um guia de comunicação para clientes ou órgãos de administração. Para cada alteração feita no prazo, o escopo ou os requisitos do projeto, os níveis de prioridade ou a estratégia a ser adotada, incluem as seguintes informações.
   • Iniciador do projeto.
   • A data em que a decisão foi tomada.
   • Um resumo dos motivos por trás da decisão e a abordagem usada para alcançá-los. Inclua quaisquer documentos relevantes no processo.