Como escrever um projeto para enviar à sua administração

Contente

• estágios
• Parte 1 Escrevendo seu projeto
• Parte 2 Compartilhe seu projeto

Saber como enviar um projeto à sua administração é uma habilidade útil, se você deseja apresentar novas oportunidades para registrar receita adicional, propor melhorias de procedimento ou expor técnicas eficazes para ser mais econômico. Você também pode decidir escrever uma proposta quando sentir que algo precisa ser alterado. Se você pretende descrever esse documento para enviá-lo à administração da sua empresa, você deve primeiro dedicar o tempo necessário para reunir as informações relevantes. Você também pode enviar suas idéias para seus colegas, a fim de obter a opinião deles e saber se elas aderem ao seu projeto. Depois disso, você deverá abordar sua direção com tato.

estágios

Parte 1 Escrevendo seu projeto

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   Determine com precisão o problema em questão ou sua ideia. Se você deseja descrever operações de redução de custo ou racionalização, primeiro precisa determinar o principal problema. Na maioria das vezes, a idéia pode ficar clara para você, mas se você quiser se comunicar ou fornecer soluções, seria prudente estar muito atento.

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   Faça sua pesquisa. Antes de escrever um projeto, é importante analisar todos os elementos relacionados a ele. Procure discutir com as partes envolvidas, sejam seus colegas, gerentes ou clientes. Você também aprenderá a ler programas semelhantes executados por outras empresas para ver o que eles estão fazendo de diferente.
   • Se, por exemplo, você achar que a gerência precisa mudar a restauração, primeiro discuta-a com a equipe da cozinha. O que eles acham? Eles tiveram que trabalhar em outros lugares com outros fornecedores? O que seus colegas pensam disso? Esses são todos os aspectos que você precisa abordar. Pode ser que sua insatisfação seja simplesmente uma questão de gosto pessoal e não de qualidade.

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   Escreva uma descrição do problema. Para começar a escrever seu projeto, primeiro descreva a situação atual. Em seguida, destaque os fatos relevantes (locais, datas, pessoas envolvidas). Nesse nível, não julgue, concentre-se em explicar as coisas como elas são.
   • Como ilustração, você pode escrever "A empresa X se beneficiou dos serviços de catering Y nos últimos sete anos. Durante esse período, o número de pratos principais disponíveis caiu de cinco para dois. O número de pratos principalmente para vegetarianos também caiu e há dias em que nada é proposto.

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   Explique o que você propõe como solução. Depois de identificar o problema, você pode começar a escrever exatamente o que se propõe a fazer. Concentre-se no aspecto mais importante. Prove que suas observações são baseadas em sua pesquisa.
   • Por exemplo, você poderia escrever "Sugiro que o fornecedor da Empresa X seja substituído por outro. A empresa X tem várias opções nesse sentido. Os fornecedores W e Z oferecem uma variedade maior de menus e custos comparáveis ​​aos de nosso fornecedor atual. Além disso, como o fornecedor Z oferece pratos vegetarianos, veganos e sem glúten todos os dias, ele poderia atender melhor às necessidades de nossa força de trabalho. Em relação ao fornecedor W, ele oferece menos pratos para os veganos, mas também pode ser uma boa escolha. Uma pesquisa realizada em 2011 mostrou que 40% de nossos funcionários são vegetarianos, 10% são veganos e 2% preferem alimentos sem glúten.

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   Desenvolva um plano. Descreva cada etapa e concentre-se nos prazos ou custos para implementá-los. Seja explícito sobre o que você sabe e o que falta descobrir. Lembre-se de escrever etapas numeradas e depois forneça mais detalhes. Não superestime a importância da inovação que você procura trazer, mas apresente os resultados que espera alcançar.
   • Para alterar o fornecedor, teremos que: 1: encerrar nosso contrato com o fornecedor Y, 2: experimentar os pratos dos prestadores de serviços W e Z, 3: escolher um deles, 4: assinar um contrato com o fornecedor escolhido. As taxas devem ser comparáveis ​​às oferecidas atualmente pelo fornecedor Y. Desde que rescindamos nosso contrato com o fornecedor Y, não haverá penalidade financeira. Além disso, se nossos funcionários gostarem mais de novas refeições, há uma boa chance de serem mais felizes em seu local de trabalho.

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   Levante as possíveis objeções. Mostre que você está totalmente ciente de quaisquer deficiências que possam ser encontradas em seu plano. Haverá resistência entre os funcionários? Por exemplo, algumas pessoas podem gostar dos serviços do fornecedor atual. Você seria capaz de convencer uma agência governamental de que sua nova ideia é segura? Discuta as etapas que você planeja tomar para convencer outras pessoas da viabilidade e relevância do seu projeto.

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   Especifique os materiais e o pessoal necessário. Se o novo projeto que você está propondo exigir a compra de materiais ou a contratação de novos funcionários, indique-o após ter descrito as etapas. Lembre-se também de mencionar o tempo necessário, pois esse também é um recurso. Crie uma lista de verificação para sair dela. Por exemplo, você pode escrever o seguinte.
   • Necessário: subcomitê para avaliar o fornecedor (4 pessoas de diferentes partes da empresa), 2 horas para a degustação e 3 horas para a elaboração do relatório.

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   Tire conclusões com base nos principais benefícios. Independentemente da mudança que você planeja fazer, repita esse processo novamente no final. Discuta mais uma vez os três elementos principais do seu projeto e, em seguida, faça uma frase final. Pense nisso como seu resumo. Como ilustração, você pode dizer o seguinte.
   • "Como mostra essa proposta, o fornecedor Y reduziu o número de entradas que ofereceu nos últimos sete anos. Os fornecedores W e Z oferecem menus mais diversificados a preços relativamente comparáveis. Sugiro que possamos fazer provas de degustação com esses fornecedores, a fim de escolher um novo fornecedor de alimentos para esta empresa. Isso certamente promoverá a satisfação e retenção de funcionários. "
   • Mencione benefícios pecuniários ou quantitativos específicos. Se, por exemplo, sua inovação pode reduzir custos, você deve destacar isso.
   • Apresente os benefícios qualitativos. Às vezes, uma empresa se beneficia de uma série de benefícios que não podem ser quantificados com dados e números concretos. Se sua ideia ajuda a aumentar a satisfação dos funcionários, é importante que você a mencione. Essas melhorias podem ser tão benéficas quanto as quantitativas.

Parte 2 Compartilhe seu projeto

1. 
   

   
   Peça a um colega para ler. Idealmente, solicite a um colega que leia seu projeto e dê sua opinião. Ele pode aprovar o conteúdo do seu programa, mas se esse não for o caso, considere levar em consideração as objeções dele. Se você acha que isso é relevante e é melhor do que o que você propõe, considere uma revisão. Caso contrário, se você entender a relevância de seus argumentos, mas não os aprovar, considere incluí-los em sua seção de objeções.

2. 
   

   
   Reexame seu projeto. Depois de escrever seu projeto e um colega o ler, agora você deve revisá-lo para melhorar a fluência, gramática, precisão e número de palavras. Você não deve fazer uma proposta por muito tempo, caso contrário corre o risco de ver seus líderes não a lerem. Faça o que for necessário para manter tudo no máximo em uma a duas páginas.

3. 
   

   
   Envie o projeto à sua administração. Depois de sentir que seu projeto está pronto, identifique a pessoa a quem você deve enviá-lo. Em algumas organizações, existe um líder conhecido por todos os responsáveis ​​por tomar as decisões. Em outras sociedades com estruturas mais laterais, pode ser mais difícil saber quem são os verdadeiros tomadores de decisão. Faça uma pesquisa completa sobre sua empresa para determinar quem é responsável por esses problemas.
   • Depois de saber para quem entregar seu projeto, verifique se você pode ter uma conversa com ele. Muitas vezes, as pessoas respondem mais favoravelmente aos pedidos de inovações quando as trocas estão cara a cara. Caso contrário, envie uma versão em papel do projeto ou uma.