Como escrever um relatório de progresso

Contente

• estágios
• Parte 1 Inicie o processo
• Parte 2 Escrevendo o relatório
• Parte 3 Evitando erros comuns

Os relatórios de progresso são muito importantes para gerenciar um projeto profissional ou acadêmico. Além disso, eles ajudarão você a informar melhor seus superiores, colegas ou clientes sobre o andamento do projeto que você realiza. Seu relatório deve especificar o trabalho realizado e as etapas que precisam ser executadas para concluir o projeto.

estágios

Parte 1 Inicie o processo

1. 
   

   
   Determine o objetivo do seu relatório. Alguém pode pedir que você descreva um relatório de progresso por vários motivos. Obviamente, e na maioria dos casos, é para mostrar o progresso que você fez na conclusão de um projeto específico. No entanto, você precisará considerar seu objetivo um pouco mais próximo.
   • Um relatório sobre o andamento de um programa ou projeto de pesquisa será ligeiramente diferente de um relatório sobre um projeto profissional. Nesse caso, você será solicitado a fornecer informações sem necessariamente levar em conta outros elementos, como custos, mas esse nem sempre é o caso.
   • Um relatório para um cliente será diferente de um relatório escrito para um superior. Em ambos os casos, você precisará considerar os motivos para escrever seu relatório.

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   Determine seus leitores. Quando você definir a meta do seu relatório, precisará escolher as informações que seus leitores precisam para incluí-las no seu e. O plano do relatório de progresso será praticamente o mesmo, independentemente do tema apresentado. No entanto, você precisará considerar as particularidades do seu projeto.
   • Quais são as relações dos seus leitores com o projeto? Qual o impacto do projeto sobre eles? Por exemplo, esse impacto será diferente se for seu superior ou um cliente.
   • Imagine a decisão que os leitores tomarão depois de ler seu relatório. Por exemplo, pode haver logística, financiamento ou prazos.
   • Determine quais informações seus leitores precisarão para participar do projeto e segui-las de forma eficaz. Quais são os aspectos técnicos que seus leitores precisam conhecer? Eles estão acostumados com o jargão usado na atividade em questão?

3. 
   

   
   
   
   Encontre a melhor maneira de se comunicar com seu público. Um relatório de progresso não é apenas um documento escrito que você transmite ao seu supervisor ou professor. Pode assumir várias formas, conforme o caso.
   • Um relatório de progresso pode ser uma apresentação oral feita durante uma reunião de trabalho semanal ou mensal.
   • Também pode assumir a forma de um email enviado regularmente aos colegas.
   • Você também pode decidir escrever um livro de memórias e dirigir-se ao seu supervisor.
   • Normalmente, você escreverá um relatório oficial para um cliente ou agência governamental.

4. 
   

   
   Verifique com seu chef. A menos que você já tenha escrito esse tipo de relatório e, nesse caso, saiba tudo sobre o assunto, tente obter o máximo de informações de seus superiores. Sua empresa pode exigir uma apresentação específica, caso em que você deve cumprir.

5. 
   

   
   Escolha o tom do relatório. Todos os relatórios de progresso não são necessariamente formais. Na realidade, os relatórios internos para colegas ou supervisores diretos costumam ser redigidos em um tom descontraído. É por isso que você precisará verificar com seu líder o que ele espera de seu relatório.
   • Se for um relatório a um cliente ou a um comitê de revisão de tese, é recomendável adotar um tom formal.
   • No entanto, um tom formal ou informal não importa, porque o principal é ser claro, preciso e honesto.

Parte 2 Escrevendo o relatório

1. 
   

   
   Escolha a apresentação do seu documento. Antes de começar a escrever, você precisará escolher uma apresentação apropriada e definir o conteúdo e o tom do seu relatório.
   • Você pode usar uma lista com marcadores. Este método permite que você apresente suas informações de maneira clara. O leitor poderá navegar facilmente no seu e para obter as informações necessárias. No entanto, essa lista pode não ter formalismo no caso de um relatório intermediário. Portanto, se o relatório for para seus líderes de linha, é melhor usar um breve. Mas, se você se comunicar com colegas, opte por um e-mail.
   • Lembre-se também de incluir gráficos ou tabelas. Isso é particularmente relevante se você estiver escrevendo um relatório de andamento de um projeto para o qual está tentando obter financiamento ou se estiver tentando justificar ao leitor o financiamento recebido.

2. 
   

   
   Organize seu e em parágrafos. Um bom relatório de progresso deve ser o mais claro possível. É melhor dividir seu e em parágrafos, agrupar informações sobre a mesma pergunta.
   • Para tornar seu e mais claro, pense em adicionar legendas, para que seus leitores tenham uma idéia do conteúdo de cada seção. Se um ponto é de particular interesse para eles, eles poderão acessá-lo diretamente.

3. 
   

   
   Escreva o título. Geralmente, o título é colocado na parte superior da primeira página, se você apresentar o documento nas páginas seguintes. Novamente, isso dependerá das regras de apresentação feitas pela sua empresa ou universidade. Portanto, faça as verificações necessárias no devido tempo.
   • O título deve incluir a data, ou seja, a data de envio do relatório, o nome e a função do destinatário, o nome do autor, sua função e a finalidade do relatório.

4. 
   

   
   Digite a introdução. Esta seção vem após o título. Muitas vezes, pode ser colocado em itálico para diferenciá-lo dos demais e. Serve para fornecer uma visão geral do projeto e seu progresso. Você apresentará o progresso e as metas alcançadas.
   • Certifique-se de incluir o assunto do relatório. Apresente também o projeto, lembrando que é uma atualização de seu progresso.

5. 
   

   
   Escreva o corpo do seu e. Esta parte pode ser dividida em seções e subseções. De fato, é essencialmente apenas uma introdução mais detalhada. Examine o conteúdo e desenforme.
   • Especifique as tarefas concluídas desde o último relatório e as que estão em andamento.
   • Analise os problemas encontrados, as perguntas a serem respondidas e as soluções que podem ser mantidas.
   • Evocar e justificar as mudanças que ocorreram durante o projeto.
   • Você também pode incluir outros itens, como rotatividade de pessoal, excedentes de custos, atrasos, dificuldade em obter documentos ou problemas de computador e segurança.

6. 
   

   
   Dê os próximos passos do projeto. Esta seção faz parte do corpo do relatório. Servirá para informar o leitor sobre as demais fases do projeto. Não esqueça de mencionar os problemas que podem afetar o orçamento, o gerenciamento ou o prazo para a conclusão do projeto.
   • Acima de tudo, não ignore nenhuma alteração no prazo do projeto.
   • Evite diluir os problemas. No entanto, não se preocupe com o leitor desnecessariamente e não faça promessas que você não será capaz de cumprir.

7. 
   

   
   Digite o número total de horas trabalhadas. Você terá que mostrar quanto tempo você e sua equipe gastaram, se você tiver um, no projeto. Seus leitores saberão que você trabalhou duro, seja seu gerente de linha, seus clientes ou uma agência governamental que possa lhe dar dinheiro.

Parte 3 Evitando erros comuns

1. 
   

   
   Cuidado para não se desviar do assunto. Sua escrita estará correta desde que você respeite os pontos descritos acima. Esforce-se para não se afastar do assunto, lidando com questões marginais, mesmo que sejam interessantes.
   • Por exemplo, se o seu projeto é para a organização voluntária de um evento de artes, você pode ser tentado a fazer uma análise do deplorável financiamento do estado das artes, mas isso não ajudará realmente a identificar o andamento do seu projeto.

2. 
   

   
   Seja simples. Um relatório intermediário visa apresentar o progresso que você fez, sem afogar o leitor em um fluxo de palavras e idéias supérfluas. Tudo o que você precisa fazer é se concentrar no progresso do projeto, nas etapas que precisam ser tomadas e nas alterações que precisam ser feitas.
   • Dependendo do destinatário do relatório, pode ser necessário que você não exceda um certo número de palavras. Uma boa regra é apresentar as informações necessárias da maneira mais concisa possível.

3. 
   

   
   Evite ser muito vago. Certifique-se de esclarecer o status atual do projeto. Por exemplo, evite dizer algo como "estamos progredindo para financiar nosso evento artístico". Em vez disso, apresente suas informações de maneira mais explícita: "Graças às duas bolsas de € 5.000 concedidas por essas instituições diferentes, precisamos apenas de € 2.000 para alcançar nossa meta, que foi fixada em € 12.000".

4. 
   

   
   Exclua expressões expansivas. Lembre-se de que você deseja escrever um relatório claro e conciso. Obviamente, tente não confundir seu e com expressões que não acrescentam nada ao relatório. Por exemplo, termos como "desastre total" ou "sucesso esmagador" são muito emocionais ou vagos para serem incluídos em um relatório a um cliente ou diretor.

5. 
   

   
   Cite suas fontes. Identifique adequadamente fontes externas de informações, dados e gráficos incorporados ao seu relatório. Você pode adicionar uma página na qual indicará essas fontes.