Como atender o telefone enquanto trabalha

Contente

• estágios
• Parte 1 Atenda o telefone
• Parte 2 Fale ao telefone

Projetar uma imagem profissional no trabalho é importante para qualquer sucesso profissional. Independentemente de sua posição na empresa, atender o telefone é uma tarefa para quase todos os funcionários. Responder bem permitirá que você coloque um tom positivo na ligação, ajude o correspondente a se sentir confortável e permita que você responda com facilidade às várias perguntas dele.

estágios

Parte 1 Atenda o telefone

1. 
   

   
   Responda rapidamente. Não é educado manter as pessoas ocupadas quando você está nos negócios ou em um ambiente profissional. Pegue o telefone e atenda a chamada antes do terceiro toque.

2. 
   

   
   Coloque o telefone no ouvido. É importante atender o telefone rapidamente, mas você ainda deve ser paciente o suficiente para realmente colocar o microfone perto da boca. Não comece a falar até ter certeza absoluta de que o telefone está preso a você e a seu ouvido, para que a outra parte não perca nenhuma informação.

3. 
   

   
   
   
   Respire profundamente antes de responder. Comece respirando profundamente antes de se apresentar, quando o telefone estiver perto da boca. Isso permitirá que você mantenha a calma e domine a si mesmo, o que permitirá reunir suas mentes e falar com calma.

4. 
   

   
   Apresente-se e a sua empresa. Você precisará se certificar de que seu correspondente chamou o lugar certo e a pessoa certa; portanto, é importante que você diga quem é e qual é o seu negócio. Certifique-se de especificar o nome da empresa primeiro. Você pode pensar em criar sua própria casa para não precisar pensar no que dizer quando o telefone tocar e mudar um pouco, dependendo das circunstâncias.
   • Se você trabalha como recepcionista ou operador de central telefônica, é importante que você domine muito bem a operação da empresa, porque é você quem precisará ajudar o chamador a obter todas as informações necessárias. Você pode simplesmente dizer "Olá, aqui está o Empresas , Joseph para o dispositivo. Como posso ajudá-lo? Assim, o correspondente saberá com quem está falando e qual é a identidade da sua empresa, o que lhe dará a oportunidade de continuar a conversa. Se você trabalha como secretária particular, especifique a pessoa para quem está trabalhando (por exemplo, "escritório do Sr. Smith, Joseph no dispositivo"), porque é possível que seja exatamente esse que seu correspondente realmente está procurando. participar.
   • Se você faz parte de um serviço, diga à pessoa o que está fazendo para que ela saiba que tipos de perguntas fazer. Identifique-se dizendo "olá, esta é a contabilidade de Jessica". Permita que o recorrente saiba se ele entrou em contato com o escritório ou a pessoa que ele deseja e se deve conversar com outra pessoa.

5. 
   

   
   
   
   Mantenha um caderno e uma caneta perto do telefone. Isso permitirá que você faça anotações rapidamente, caso a pessoa queira deixá-lo ou fornecer outras informações. Evite que seu correspondente aguarde o tempo de procurar algo para escrever.

Parte 2 Fale ao telefone

1. 
   

   
   Sorria enquanto fala. Mesmo que você não esteja de bom humor, apenas sorrir e fingir estar assim pode fazer com que seu correspondente pense que você é legal. Também pode ajudá-lo a melhorar seu humor.

2. 
   

   
   Fale de forma clara e profissional. Como você está em um ambiente profissional, é importante que você e seu correspondente possam se entender com clareza e precisão. Fale com calma e pronuncie suas palavras para ter certeza de que tudo correu bem e entendeu.
   • Evite usar expressões familiares de gírias como "sim", "claro" ou "nah". Fale com ele usando palavras e frases claras, como "sim" e "não". Quaisquer informações que você trocar com seu correspondente durante o diálogo, evite qualquer confusão entre você. Não se esqueça de dizer as frases educadas de sempre, como "obrigado" e "nada", se houver.
   • Se você deseja comunicar à pessoa informações específicas, como letras ou números de telefone (como um nome ou número de telefone), pode ser útil ter um bom domínio do alfabeto fonético. Dessa forma, você pode evitar confundir as letras pronunciadas quase da mesma maneira que "M" e "N", aplicando dicas úteis como "M como comer".

3. 
   

   
   Fale profissionalmente com o correspondente. Use o nome da pessoa ("Sr. Smith") e não o primeiro nome, especialmente se você não conhece o correspondente pessoalmente. Não esqueça o nome e o endereço dele durante a conversa.
   • Você pode escrever o nome da pessoa assim que ela lhe disser para que você possa se lembrar. Isso pode ser muito útil.

4. 
   

   
   Transfira a chamada, se necessário. Se alguém o chama para trabalhar, é bem possível que ele esteja tentando resolver um problema específico ou tenha perguntas a serem enviadas a uma pessoa específica. Se você realmente não sabe responder a uma pergunta ou preocupação, não tente responder. Em vez disso, sugira que você transfira sua chamada para alguém que possa atender e ajudá-lo melhor. Também mostrará a ele que você se importa com o problema dele e está disposto a ajudá-lo a resolvê-lo.
   • Atualmente, a maioria dos telefones de mesa possui um recurso de transferência de chamadas. Descubra se esse recurso está disponível no seu escritório e como ele funciona. Se não for esse o caso, pegue o número da pessoa que seu correspondente ligará e passe a informação.
   • Lembre-se de ser o mais educado possível e ofereça a transferência da chamada. Por exemplo, você pode dizer: "Receio não poder responder à sua pergunta. Deseja que eu transfira sua ligação para Jacques, que pode ajudá-lo melhor? "
   • Se ninguém mais estiver disponível, sugira que você o pegue. Não esqueça de encaminhar isso mais tarde.

5. 
   

   
   Encerre a chamada profissionalmente. Você pode dizer a ele de forma clara e educada que a conversa acabou e que ele pode desligar simplesmente dizendo "obrigado" ou "adeus". Não deve haver confusão sobre se a conversa deve continuar ou não.
   • Deixe o seu correspondente desligar. Ele tem a ligação, então você deve deixá-lo obter o que queria quando ligou e encerrou a conversa. Se você desligar, mesmo que ele não esteja pronto para encerrar a conversa, pode parecer grosseiro ou você pode deixar escapar informações vitais.