Como lidar com contas a receber

Contente

• estágios
• Parte 1 Definindo práticas de crédito
• Parte 2 Clientes da fatura
• Parte 3 Acompanhamento das contas a receber
• Parte 4 Aplicar métodos de contabilidade de contas a receber

Se você possui uma instituição de crédito e fornece crédito a seus clientes, é importante definir procedimentos para contas a receber. Crédito do cliente é quando você permite que seu cliente receba um serviço ou tome posse imediatamente de um produto em troca de uma promessa de pagamento posterior. Em outras palavras, você permite que ele tome posse de seus produtos antes mesmo que eles paguem. Se você aceita cartões de crédito, a empresa emissora gerencia os riscos. No caso de os clientes terem que pagar com cheque ou dinheiro, você deve verificar os pagamentos e gerenciar os riscos. O tratamento de recebíveis comerciais consiste em estabelecer procedimentos para concessão de crédito, gerar faturas, manter as declarações de pagamentos vencidas e recebidas e executar funções contábeis.

estágios

Parte 1 Definindo práticas de crédito

1. 
   

   
   Desenvolva um procedimento de solicitação de crédito. Determine se você deseja dar crédito a indivíduos ou apenas a empresas. Peça a todos os seus clientes que preencham uma inscrição para avaliar sua credibilidade. Verifique as contas de todos os solicitantes de crédito.
   • Os indivíduos devem fornecer seu nome, informações de contato, informações de emprego e número de previdência social.
   • As empresas devem fornecer seu nome comercial, informações de contato para seu departamento contábil, histórico de crédito de outras empresas e os nomes de seus diretores.

2. 
   

   
   
   
   Estabeleça as condições gerais de venda. Desenvolva um documento explicando suas necessidades e as obrigações do cliente. Especifique também a data de vencimento dos pagamentos. Por exemplo, você pode indicar que os pagamentos devem ser feitos dentro de 30 dias após a compra. Especifique o valor dos juros a pagar pelo atraso no pagamento. Indique que o cliente terá que pagar as taxas pelos cheques devolvidos ou cobrança de dívidas.
   • Os solicitantes de crédito devem poder assinar o formulário para confirmar que leram e entenderam as cláusulas.

3. 
   

   
   Respeite as leis sobre crédito ao consumidor. Crédito ao consumidor é um contrato pelo qual um credor disponibiliza a um mutuário (pessoas físicas ou jurídicas) uma quantia reembolsável em dinheiro para financiar compras de bens e serviços. Na França, a lei de Lagarde reformou o crédito ao consumidor para proteger os consumidores. Esta lei também impõe novas obrigações aos credores. Aqui estão algumas disposições que esta lei fornece.
   • Os credores não devem de forma alguma anunciar que o crédito melhora a situação do cliente.
   • O credor é livre para escolher o seguro que melhor lhe convier.
   • As instituições de crédito são obrigadas a verificar a capacidade creditícia do mutuário e garantir que o mutuário não esteja registrado no arquivo FICP.
   • Para saber mais sobre as leis que regem o crédito ao consumidor, consulte este artigo.

Parte 2 Clientes da fatura

1. 
   

   
   
   
   Entenda o que é uma fatura. Uma fatura é um documento que um comprador recebe de um vendedor no momento da venda. Ele detalha os produtos e serviços vendidos, o custo e a data em que o pagamento é esperado. A fatura é diferente do recibo. Um recibo de compra é emitido apenas se o cliente pagar integralmente no momento da compra. Se ele pagar em uma data posterior ou de maneira escalonada, você deverá emitir uma fatura para ele.
   • A fatura é diferente do extrato. Um extrato é enviado ao cliente com uma ou mais faturas atuais e especifica o valor total devido. Seu principal papel é simplificar o processo de cobrança.

2. 
   

   
   Escolha seu método de cobrança. Duas opções estão disponíveis: você pode emitir as faturas por conta própria ou contratar uma empresa para fazer isso. Se você está apenas começando, faça você mesmo. Você poderá aprofundar seu conhecimento sobre as finanças da sua empresa. Mais tarde, você pode dar essa tarefa a outra pessoa.

3. 
   

   
   Inclua todas as informações relevantes na fatura. Escreva claramente a palavra bill. Inclua informações para identificar o cliente e os produtos ou serviços que foram fornecidos. Não se esqueça de indicar claramente seu nome, o nome da sua unidade de negócios e o endereço para o qual os clientes devem enviar pagamentos.
   • Atribua um número único a cada fatura.
   • Indique claramente a data.
   • Indique o nome e o endereço do cliente, bem como o nome e o endereço da sua empresa.
   • Indique claramente os produtos ou serviços adquiridos, bem como a data da compra.
   • Indique o valor devido e a data de vencimento do pagamento.

4. 
   

   
   Escolha emitir faturas eletrônicas ou em papel. Você pode enviar faturas em papel por correio, faturas eletrônicas por e-mail ou ambas. Os clientes devem indicar como gostariam de receber as contas. O faturamento eletrônico é mais conveniente e mais barato que o faturamento em papel. No entanto, alguns clientes não gostam de divulgar informações financeiras online. Além disso, se um cliente alterar o endereço de email, você poderá ter problemas para entrar em contato com ele.

5. 
   

   
   Tente anexar um envelope de resposta à fatura. Os clientes poderão enviar seus pagamentos mais facilmente. Digite seu endereço diretamente no envelope. Se desejar, pegue um envelope na janela, imprima seu endereço na fatura e peça ao cliente para garantir que seu endereço apareça na janela. Se um cliente geralmente paga on-line ou pessoalmente, anote-o. Se um cliente não quiser receber um envelope de resposta, salve essa despesa.
   • Para facilitar o processo de pagamento, configure um sistema de depósito direto para deduzir automaticamente os preços faturados das contas a receber. Geralmente, é fácil configurar esse sistema por meio de seus bancos.

Parte 3 Acompanhamento das contas a receber

1. 
   

   
   Opte por um sistema de gerenciamento de dívidas. Você pode preferir sistemas de entrada de dados manual offline usando o Excel. No entanto, se sua empresa está crescendo, você pode automatizar seu processo de gerenciamento com software de gerenciamento de dívidas, como o QuickBooks. Você também pode usar ferramentas de gerenciamento financeiro baseadas na Web, como Mint ou FreshBooks.

2. 
   

   
   Use um sistema de relatório de crédito manual. Você terá a oportunidade de preparar uma planilha no Excel. Crie colunas para data, nome do cliente, valor devido, número da fatura e data do pagamento. Digite as informações na tabela para enviar suas contas e receber pagamentos.
   • Você precisará criar um modelo de fatura e usá-lo para emitir todas as suas faturas.
   • Mantenha um arquivo de recebíveis e uma pasta de faturas pagas.
   • As faturas não pagas são mantidas no arquivo de recebíveis.
   • Depois que as faturas forem pagas, exclua-as diretamente do arquivo de recebíveis e coloque-as na pasta de faturas pagas.

3. 
   

   
   Acompanhe os recebíveis usando o software. Se você usar um software de contabilidade com uma opção de recebíveis, poderá usá-lo para acompanhar facilmente as faturas e pagamentos devidos. Você pode editar diretamente as informações de clientes e vendas no sistema. Isso permitirá que você gere automaticamente faturas em papel e eletrônicas. Se o sistema usa a Internet, você pode enviar faturas diretamente aos clientes por email. Você tem a opção de executar um relatório que informará quais faturas ainda estão pendentes; portanto, não é necessário manter arquivos em papel separados para faturas pagas e não pagas.
   • Com um software de contabilidade, você também pode classificar faturas em ordem cronológica. Esse processo consiste em separar as faturas não pagas pelo número de dias de atraso no pagamento, permitindo aplicar uma política de cobrança que estipula certas medidas quando os pagamentos estão atrasados ​​em 30, 60 ou 90 dias.

4. 
   

   
   Emitir extratos mensais de conta aos clientes. O extrato da conta é diferente da fatura. É emitido uma vez por mês e detalha todos os valores devidos nas faturas antigas. O extrato da conta também indica os pagamentos recebidos. Finalmente, este documento indica qualquer saldo transportado que não seja pago. No caso de contas não pagas, deve existir um sistema para identificar, rastrear e recuperar contas pendentes.

Parte 4 Aplicar métodos de contabilidade de contas a receber

1. 
   

   
   Use software de contabilidade para automatizar o processo. O software de contabilidade não apenas permitirá que você produza faturas, mas também configura automaticamente suas demonstrações financeiras mensais. A vantagem dessa automação é que você economiza muito tempo e facilita seu trabalho, em vez de precisar inserir manualmente as mesmas informações mais de uma vez. Outro benefício desse sistema é que você tem menos erros ao digitar valores ou informações diferentes sobre relatórios diferentes.

2. 
   

   
   Faça uma declaração da venda de serviços a crédito. Primeiro, credite a conta de vendas com o valor devido pelo serviço. Em seguida, debite os recebíveis pelo mesmo valor. Quando o cliente paga, debita na conta corrente o valor pago. Em seguida, credite a conta do cliente no mesmo valor.
   • Suponha que você envie uma fatura de US $ 5.000 a um cliente pela prestação de um serviço.
   • Passe uma entrada de débito de € 5.000 em recebíveis. No balanço patrimonial, os recebíveis que aparecem no ativo aumentam.
   • Gaste uma escrita com o crédito de 5.000 € nas vendas. Aumento de vendas nas demonstrações financeiras.

3. 
   

   
   Faça uma declaração da venda de mercadorias a crédito. Primeiro, coloque os lançamentos no diário para registrar a venda e os recebíveis relacionados. Assim como você fez pelo serviço, você deve creditar vendas e contas a receber. Em seguida, considere reduzir o estoque vendido ao cliente como custo e salve-o.
   • Suponha que você tenha feito uma transação comercial de US $ 10.000 na qual vendeu US $ 7.000 em mercadorias ao cliente.
   • Passe uma entrada de crédito de € 10.000 nas vendas e uma entrada de débito de € 10.000 nas contas a receber.
   • Em seguida, escreva um débito de € 7.000 no custo dos produtos vendidos. Isso ocorre na forma de uma despesa nas demonstrações financeiras. Em seguida, escreva uma entrada de crédito de US $ 7.000 na conta do inventário. A falta de estoque diminui em € 7.000 no balanço.

4. 
   

   
   Lance dívidas incobráveis. O melhor método para reconhecer dívidas incobráveis ​​é estimar o número de faturas não pagas acumuladas a cada mês nos lançamentos contábeis manuais. Com essa técnica, é possível registrar despesas com devedores duvidosos no mesmo mês em que as faturas foram emitidas.É consistente com o princípio da reconciliação, segundo o qual todas as despesas devem ser reconhecidas no mesmo mês que as receitas geradas.
   • Se você não acumula dívidas incobráveis ​​e simplesmente espera contabilizar dívidas incobráveis ​​quando um cliente não paga, isso viola o princípio da reconciliação.
   • Por exemplo, se você estima que uma fatura de € 40.000 não será paga dentro de um mês, continue registrando uma despesa de € 40.000 na conta de dívidas incobráveis. Isso aparece como um item de despesa no seu demonstrativo financeiro.
   • Além disso, coloque uma conta contábil de um crédito da mesma quantia na conta de provisão para devedores duvidosos no balanço.
   • Quando você identifica faturas que ainda não foram pagas, você só precisa retirar dinheiro de contas com dívidas incobráveis ​​e contas a receber de crédito.

5. 
   

   
   Lance descontos para pagamento antecipado. Se você oferecer um desconto para um pagamento adiantado, o cliente pagará menos do que o valor total da fatura. Em seguida, salve o spread como uma redução de lucro na conta de desconto de vendas. Isso permitirá que você verifique as discrepâncias na demonstração de resultados.
   • Suponha que você envie uma fatura de US $ 1.000 a um cliente e conceda a ele um desconto de 10%, ou € 100, pelo pagamento 10 dias antes. No entanto, este cliente paga apenas 900 €.
   • Passe uma entrada de € 1.000 em recebíveis.
   • Débito 900 € nas vendas e 100 € na conta de vendas.

6. 
   

   
   Prepare uma demonstração histórica de contas a receber. Esse relatório fornecerá detalhes sobre todas as faturas pendentes. Está estruturado para mostrar quantos anos as contas têm. Por exemplo, pode haver colunas para as contas correntes, aquelas com um atraso no pagamento de 0 a 15 dias, 16 a 30 dias, 31 a 45 dias e mais de 45 dias. Você pode usá-lo para estimar dívidas incobráveis. Você também pode usar este relatório para identificar faturas que requerem ação de acompanhamento.