Como organizar seu escritório

Contente

• estágios
• Parte 1 Esvazie o escritório
• Parte 2 Reorganizando o escritório
• Parte 3 Promovendo a eficiência

Como se costuma dizer, "uma mesa bagunçada é sinal de um espírito desordenado". Manter um espaço de trabalho limpo e organizado terá um efeito incrível em sua produtividade, foco e capacidade de encontrar tudo o que você precisa. Você pode se surpreender com sua própria eficiência em seu trabalho depois de limpar a bagunça em sua mesa. Tudo o que você precisa é de um pouco de tempo, a disciplina para jogar fora as coisas que você não precisa e um sistema para garantir que tudo se encaixe.

estágios

Parte 1 Esvazie o escritório

1. Comece do zero. Será mais fácil para você organizar se você começar com um escritório vazio. Remova tudo nele. Remova os objetos das gavetas (se houver). Coloque tudo em uma mesa separada ou no chão para classificar mais tarde. Depois de remover todas as suas coisas do escritório, será mais fácil imaginar como você deseja organizá-las.
   • Provavelmente, você levará mais tempo para resolver as coisas que estão sobre a mesa uma após a outra e decidir quais jogar fora.

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   Limpe o escritório de cima para baixo. Aprecie a limpeza completa do seu escritório vazio. Remova o pó e limpe a parte superior com um limpador de superfícies múltiplas. Trate manchas incrustadas e polir arranhões em mesas de madeira. Ele parecerá novo assim que terminar.
   • Certifique-se de remover tudo do escritório antes de começar a limpeza. Caso contrário, você terá que limpar o bazar.

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   Descarte as coisas antigas que você não usa. Tire todas as coisas que você tem do seu escritório e divida-as em duas pilhas: uma para as coisas que você jogará no lixo e outra para as coisas que deseja guardar. Não seja movido. Livre-se do máximo de coisas desnecessárias possível até ficar com o essencial. Dessa forma, será mais fácil manter sua mesa limpa.
   • As pessoas geralmente estão ligadas a objetos que não usam e que não estão acostumados. Derrote negócios desnecessários para lhe dar mais tranquilidade quando terminar.
   • Não se esqueça de jogar o lixo que encontrar ao limpar seu escritório. Eles também podem contar com grande parte do distúrbio.

   
   

   
   Atualize seu espaço. Dê uma olhada ao redor de sua mesa e encontre tudo o que está desatualizado. Isso inclui calendários dos últimos anos, e-mails aos quais você respondeu ou não e até fotos antigas. Substitua esses objetos por versões atualizadas. Jogue-os no lixo ou guarde-os em um local especial. Tudo na sua mesa deve estar novo e pronto para uso.
   • Você tem o direito de se apegar a coisas que têm valor sentimental. Se você tem uma foto antiga, um presente ou uma lembrança que deseja guardar, guarde-a em um local seguro e não a empilhe em sua mesa.

Parte 2 Reorganizando o escritório

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   Mude o layout do seu escritório. Agora é hora de colocar suas coisas de volta na mesa, mas você não precisa colocá-las de volta onde estavam. Pense em novas maneiras de reorganizar seu escritório para aproveitar o espaço que você tem. Você pode decidir colocar as coisas no lugar delas, mas no lado oposto do escritório ou escolher um novo local para elas. Desenvolva um arranjo que o ajude a manter o foco enquanto trabalha.
   • A reorganização de suas coisas na mesa é uma pequena mudança que deve, no entanto, a monotonia que você sente quando se senta para trabalhar e sempre vê as mesmas coisas nos mesmos lugares.
   • Na China, existe até uma arte dedicada à organização de objetos da vida cotidiana. Isso é "feng shui" e esses efeitos psicológicos terapêuticos foram bem demonstrados.

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   Encha com novos negócios. Está faltando papel, canetas ou grampos? Vá a uma loja de material de escritório e escolha o equipamento necessário. Faça uma lista para não esquecer nada. Concentre-se nas coisas que você usa muito e tende a acabar rapidamente. Quando chegar a hora de trabalhar, você terá tudo o que precisa.
   • Mesmo que seu local de trabalho forneça todo o material de escritório necessário, você deve manter alguns que lhe pertencem à mão (por exemplo, seu tipo favorito de caneta pode deixá-lo mais confortável).

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   Pense na organização do seu negócio. Depois de ter uma boa idéia da aparência que deseja dar ao seu escritório, configure seus negócios lá para maximizar sua produtividade e eliminar qualquer confusão. Por exemplo, reserve o meio do escritório para o seu computador enquanto mantém seus objetos e documentos importantes na ponta dos dedos. Além de facilitar o seu trabalho, ajudará você a não perder tempo procurando seus pertences, pois eles serão armazenados logicamente.
   • Sua intuição geralmente será o melhor guia para lhe dizer onde você deve levar suas coisas. Se você está procurando certas coisas em determinados lugares, este provavelmente é o melhor lugar para guardá-las.

   
   

   
   Adicione um pouco de estilo. Seu objetivo é obter um escritório limpo e organizado, mas isso não significa que deve ser chato. Adicione alguns toques decorativos para dar mais personalidade. Algumas molduras, uma pequena estátua ou uma xícara de café divertida podem animar o espaço e torná-lo mais quente.
   • Se você trabalha em uma caixa ou em um escritório, pode trazer alguns itens domésticos para combater o clima do trabalho.
   • Pendure pôsteres e pôsteres na parede que o motivarão a trabalhar duro.

Parte 3 Promovendo a eficiência

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   Mantenha o essencial na ponta dos dedos. Se você perceber que deve mover-se frequentemente para alcançar um objeto, verifique se ele permanece mais acessível. Pense nos movimentos que costuma fazer para alcançar algo em sua mesa e arrume suas coisas em ordem de importância. Seguindo essa abordagem, será mais fácil encontrar e usar seus negócios.
   • Canetas e lápis, papel, notebooks, dispositivos de comunicação e acessórios digitais devem ser armazenados em locais abertos ou em algum lugar onde você possa alcançá-los facilmente.
   • Separe os lápis e canetas em um copo para mantê-los juntos e prontos para uso, sem ocupar muito espaço.
   • Deixe clipes de papel e grampeadores perto da impressora ou de onde você lida com seus documentos.
   • Você pode ganhar até uma hora por dia, reduzindo o tempo necessário para encontrar suas coisas na bagunça do seu escritório.

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   Armazene os itens que você usa com frequência na ponta dos dedos. Os itens não essenciais que você usa com freqüência podem ser armazenados nas gavetas para que você possa retirá-los quando precisar. Mantenha as gavetas superiores para itens que ocupam espaço e que você usa com freqüência, mas não precisam ser mantidos em cima da mesa.
   • Por exemplo, você pode achar que usa seu computador, tablet ou outros dispositivos eletrônicos com mais frequência do que canetas ou papel para concluir seu trabalho. Nesse caso, esses materiais secundários devem ser armazenados na ponta dos dedos para deixar espaço na mesa para seus dispositivos eletrônicos.
   • Se você tiver muitos itens menores, poderá comprar bandejas de armazenamento para suas gavetas. Eles vão se adaptar ao espaço neste último e têm compartimentos de tamanhos diferentes para manter todos os seus pertences visíveis e bem organizados.
   • Faça uma lista mental da localização prioritária de cada coisa. Se você usa um item com frequência ou é importante mantê-lo em mãos, pode deixá-lo em sua mesa. Se você precisar apenas de tempos em tempos, poderá mantê-lo com segurança em uma gaveta. Se você raramente o usa ou não se encaixa na mesa, você precisa encontrar outro local para guardá-lo.

   
   

   
   Armazene bagunça desnecessária longe do escritório. Tudo o que você decidir guardar, mas que não usa com frequência, deve ser armazenado em outro local para que não se acumulem e não o atrapalhem.Isso inclui seus pertences pessoais, lanches, bebidas e acessórios que você só usa em raras ocasiões. Os documentos escritos devem ser armazenados em pastas organizadas em um armário pequeno, enquanto o restante deve ser armazenado na gaveta inferior ou em outro armário, se você não for usá-lo. Evite, tanto quanto possível, colocar as coisas em sua mesa, exceto as que você precisa.
   • Tente adquirir o hábito de guardar seus pertences depois de usá-los. Caso contrário, eles tenderão a se acumular em sua mesa ou a encher suas gavetas rapidamente se você não prestar atenção.

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   Use um carrinho de correio para seus documentos. Para facilitar a convivência com toda a sua papelada, invista em uma cesta de correio. São cestas rasas de vários níveis que permitem escolher um andar para documentos recentes e outro para devolução de documentos, bem como para correspondência não respondida ou que você já retornou. Armazenando seus documentos em uma cesta de correio, pastas e um pequeno armário, você evitará esfarelar sua mesa sob os papéis.
   • A cesta de correio ou várias cestas empilhadas umas sobre as outras podem ajudar a eliminar a confusão criada pelos documentos em sua mesa.
   • Reserve um carrinho de compras para os documentos que você concluiu ou precisa concluir, outro para o e-mail que você precisa responder ou que já respondeu, etc.

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   Mantenha o controle da área de trabalho compartilhada. Algumas pessoas precisam usar um escritório ou uma caixa compartilhada no trabalho ou seu escritório pode acabar perto de outras mesas, deixando um espaço de trabalho bastante limitado. Você ainda pode executar etapas para controlar esse espaço compartilhado.
   • Primeiro, você precisa ter limites claros sobre quem é o dono do quê. Então você pode começar a organizar sua própria seção, maximizando seu armazenamento e eficiência.
   • Coloque uma etiqueta nos seus itens pessoais e mantenha-os ao lado de onde você está sentado. Identifique os documentos que pertencem a você e armazene-os em pastas individuais que você colocará nas gavetas ou em um armário.
   • Decida sobre um espaço comum para armazenar os pertences que você compartilha, para que o distúrbio não seja simulado lentamente em seu espaço pessoal.
   • Use uma bolsa ou toalha para ajudar a guardar seus pertences. Se você trabalha em um espaço compartilhado, pode não conseguir manter o suprimento e os acessórios que desejar sobre a mesa e as gavetas.
   • Adquira o hábito de armazenar e limpar regularmente para manter limpo seu escritório ou local de trabalho compartilhado. Quanto mais as pessoas se concentram em um espaço confinado, mais resíduos, papéis e desordens se acumulam.

• Mantenha um mínimo de itens e decorações pessoais ao organizar seu escritório no trabalho. Quanto mais objetos você tiver na área de trabalho, mais espaço você ficará caótico e desorganizado.
• Certifique-se de encontrar uma cadeira de escritório que ofereça um bom suporte para suas costas. Se você não mantiver uma boa postura, isso pode afetar sua saúde e seu humor.
• Configure um sistema de armazenamento para saber sempre o que já foi concluído, o que precisa ser concluído e o que você pode jogar fora. Organize projetos com base em sua importância e progresso.
• Mantenha um cesto de papéis próximo ao seu escritório para descartá-lo imediatamente. Se você adiar, eles se acumularão.
• Coloque etiquetas nas gavetas para descobrir onde estão suas coisas, para que você não precise procurar em todos os lugares sempre que precisar.
• Compre e use caixas de armazenamento simples para ajudá-lo a gerenciar a bagunça. Você terá que manter alguns itens em mãos enquanto os armazena em algum lugar. Você pode colocá-los sob a mesa, na porta ao lado ou mesmo em outra sala.
• Se você gosta de mexer, pode tentar fazer seus próprios auxílios de armazenamento com materiais únicos e personalizados.
• Se você não tiver espaço suficiente na mesa para comprar uma lâmpada, compre uma com um alicate que você anexa à borda.
• Livre-se de todas as distrações possíveis. Isso também ajudará você a se manter mentalmente organizado.
• Compre um arquivo, furador e divisores para organizar seus documentos.
• Se você possui um computador na área de trabalho, precisa organizar seus arquivos. Você também deve limpar a parte interna do computador e do laptop.
• Tente manter um bloco de notas à mão, caso queira escrever alguma coisa.

• Lembre-se de onde você guarda suas coisas. Se você precisar de muitas ferramentas, gadgets ou pastas, faça uma lista do local de todas as coisas em seu escritório para ajudá-lo a se manter organizado.
• A bagunça na sua mesa reduzirá sua produtividade. Vá com calma e você será mais eficiente em seu trabalho.