Como fazer uma mala direta

Contente

• estágios
• Parte 1 Preparando-se
• Parte 2 Realize uma mala direta com o Microsoft Office
• Parte 3 Executando uma mala direta com o OpenOffice

A mala direta é um recurso da maioria dos pacotes de escritório que permite personalizar um documento básico antes de enviá-lo para vários destinatários. É possível produzir uma mala direta para um grande número de documentos diferentes, incluindo envelopes, etiquetas, cartas, s, faxes ou até cupons e cupons numerados.

estágios

Parte 1 Preparando-se

1. 
   

   
   Crie seu arquivo de dados. Também pode ser uma planilha (tipo Excel), poucos dados ou um documento e com a formatação correta. Na maioria dos casos, empresas ou indivíduos usam planilhas, portanto esta é a opção que usaremos como exemplo no restante deste artigo.
   • Seu arquivo de dados deve conter todas as informações que você planeja variar entre duas cópias. Por exemplo, se você decidir enviar uma carta de formulário personalizada, seu arquivo de dados deverá conter pelo menos os nomes e endereços das pessoas para as quais você deseja enviar a carta.
     • Em uma única linha, coloque cada informação em uma célula da planilha. Assim, no final da construção do seu arquivo de dados, cada categoria de informação (nome, nome, endereço ...) deve ter sua própria coluna.
   • Escolha títulos relevantes para cada uma das suas colunas. A mala direta vincula a coluna de dados após coluna. Portanto, qualquer que seja o software usado, ele pensará que a primeira linha de cada coluna corresponde ao tipo de informação presente no restante da coluna. Portanto, recomendamos que você use nomes que lhe pareçam relevantes, para que você possa encontrar facilmente o caminho.
     • Por exemplo, se sua coluna for usada para armazenar nomes de família, Slow pode ser "Name" e, abaixo da lentidão, você pode inserir os sobrenomes das pessoas envolvidas. Portanto, na próxima etapa da correspondência, quando o software perguntar qual campo você deseja inserir no seu tipo, você verá "Nome" escrito e lembrará o que é.
   • As pessoas com o pacote Microsoft Office que usam o Microsoft Outlook para escrever as suas também têm a opção de usar seu catálogo de endereços como um arquivo de dados.

2. 
   

   
   
   
   Salve seu arquivo de dados. Salve-o em um local que você lembrará facilmente e dê um nome ambíguo para que você possa encontrá-lo facilmente.

3. 
   

   
   Escreva seu documento básico agora. Este é o tipo de documento que você personalizará posteriormente. Por exemplo, se você decidir descrever uma carta de amostra, o documento base será a própria carta. Todos os campos que você deseja personalizar com a mala direta devem permanecer em branco no momento.

Parte 2 Realize uma mala direta com o Microsoft Office

1. 
   

   
   Acesse o recurso de mala direta. Abra o documento base e clique em "Mala direta", depois "Iniciar mala direta" e "Assistente de mala direta passo a passo". Se a funcionalidade não for aparente, clique em "Ferramentas"> "Cartas e correspondências"> "Mala direta".

2. 
   

   
   
   
   Responda às perguntas do Microsoft Office. A ferramenta de correspondência do Word tem algumas etapas necessárias para facilitar sua vida e mesclar os dados entre o documento base e o arquivo de dados, o que é mais inteligente e mais adequado às suas necessidades.
   • Comece indicando o tipo de documento do seu documento de origem. Clique no tipo mais próximo do documento e clique em Avançar: documento básico.
   • Especifique o documento base que você deseja usar. Se você seguiu nossas explicações até agora, deve poder marcar a caixa "Usar o documento atual". Clique em "Avançar: selecione destinatários".

3. 
   

   
   Selecione o que o Word chama de "uma lista existente". Este é realmente o arquivo de dados que você criou anteriormente. Marque a caixa e clique em "Avançar" para procurar no seu computador e encontrar o arquivo de dados e vinculá-lo ao documento de origem.
   • Se você preferir usar o catálogo de endereços do Outlook, isso também é possível, basta marcar a caixa correspondente.

4. 
   

   
   Escolha os dados para usar. O Office permite que você selecione ou desmarque colunas inteiras de informações como achar melhor. Isso permite escolher quais campos você deseja preencher no documento base, tornando o arquivo de dados mais versátil, pois você poderá usar informações diferentes em correspondências diferentes. Quando tudo parecer certo, clique em "Avançar".
   • Os dados podem ser classificados clicando no cabeçalho de cada coluna. Isso permite, por exemplo, navegar rapidamente e encontrar informações precisas se o seu arquivo de dados estiver impondo.

5. 
   

   
   Inserir campos no documento base. Nesta nova página do assistente de correspondência, você será solicitado a escrever seu documento base (se ainda não estiver pronto) e também uma ampla variedade de opções para inserir campos de dados do seu arquivo de dados no seu documento básico.
   • Para inserir um campo em seu documento base, coloque o cursor onde deseja colocar o campo e clique no botão apropriado no assistente para inserir seu campo.
     • É possível excluir um campo fora do lugar ou colocá-lo duas vezes pressionando a tecla Delete no teclado, como se você estivesse tentando excluir uma letra simples no Word.
   • As opções pré-configuradas variam um pouco, dependendo do tipo de documento que você especificou para o Word. O Office faz o possível para fornecer os tipos certos de dados com base no arquivo de dados selecionado. Por exemplo, se você indicou ao Word que está escrevendo uma carta, é possível ver uma opção que permite inserir um bloco de endereços que inclua o nome e o primeiro nome do destinatário, bem como seu endereço completo, todos organizados da melhor maneira possível. apenas algumas linhas.
     • Algumas opções pré-configuradas abrirão automaticamente janelas secundárias para permitir que você preencha as informações necessárias. Mas não se preocupe, tudo isso sempre é explicado de uma forma bastante clara e fácil de entender.
     • Se você usar uma dessas opções pré-configuradas e o Word não conseguir encontrar as informações corretas no arquivo de dados, isso não será um problema: clique em "Corresponder campos" e informe ao programa a que cada campo corresponde. Por exemplo, você pode mostrar ao Word que ele deve usar a coluna "Nome" do seu arquivo de dados para preencher o campo "Sobrenome" no bloco de endereços do seu documento de origem.
   • Para usar seus próprios campos, clique em "Opções adicionais". Você poderá ver os cabeçalhos de suas colunas e, em seguida, usar esses nomes.

6. 
   

   
   Verifique suas cartas. Ao usar a mala direta, você deve saber que os campos personalizados conterão apenas os dados exatos (os importados do arquivo de dados) no momento da impressão. No entanto, o Office permite que você visualize seu documento para verificar se as informações estão bem colocadas, conforme você decidiu, colocando seus diferentes campos. Não hesite em visualizar seu documento várias vezes até que tudo esteja exatamente do jeito que você deseja.

7. 
   

   
   Termine de mesclar seus dois documentos. A última etapa do assistente de mesclagem passo a passo informa que tudo está no lugar e que o software está pronto para começar a imprimir seus documentos. Ele imprimirá quantas cópias forem necessárias, variando entre cada um dos campos especificados no documento de origem.
   • É possível fazer alterações individuais nas letras de sua escolha clicando no botão "Editar letras individualmente" antes de começar a imprimir os documentos.

Parte 3 Executando uma mala direta com o OpenOffice

1. 
   

   
   Crie um banco de dados. Com o OpenOffice.org, uma mala direta sempre exige um banco de dados; no entanto, você ainda pode colocar seus dados em uma planilha (como Excel ou Calc) primeiro.
   • No documento base, abra o menu Arquivo e selecione a opção para criar um novo banco de dados.
   • Na caixa de diálogo que acabou de abrir, marque a caixa "Conectar-se a um banco de dados existente". No menu suspenso, selecione "Planilha" e clique em "Avançar".
   • Na próxima página, informe ao OpenOffice.org o caminho para acessar a planilha que você deseja usar. Você também pode optar por colocar ou não uma senha no banco de dados, marcando a caixa abaixo do caminho do arquivo de dados. Clique em "Next".
   • Nesta janela, escolha se você deseja ou não salvar o banco de dados no seu computador (para um acesso mais fácil mais tarde) e escolha se deseja ou não abrir o banco de dados para poder fazer alterações (provavelmente não não é necessário se você acabou de criar sua planilha). Clique em "Concluir" para salvar o banco de dados.
     • Atribua um nome fácil ao seu banco de dados para que você não precise perder tempo pesquisando mais tarde.

2. 
   

   
   Insira seus campos. Agora que seu documento base está vinculado a um banco de dados fácil de entender para o OpenOffice.org, tudo o que você precisa fazer é mesclar os dados de sua escolha na mala direta.
   • Clique no menu "Inserir", depois em "Campos" e, finalmente, "Outros ..." no submenu. Você também pode acessá-lo com o atalho de teclado "Ctrl + F2".
   • Na caixa de diálogo, clique na guia "banco de dados".
   • Clique no botão "Procurar" no canto inferior direito da caixa de diálogo e procure o banco de dados que você acabou de criar.
     • Depois que seu banco de dados for selecionado, ele aparecerá na lista chamada "Bancos de dados selecionados" no lado direito da janela.
   • Na lista chamada "Tipo", à esquerda da janela, selecione "Campos de correspondência".
   • Clique no botão "+" ao lado do seu banco de dados: uma planilha deve aparecer abaixo. Em seguida, clique no "+" ao lado de "Isto" e você verá os campos que escolheu ao criar sua planilha.
   • Selecione qualquer um dos campos que você deseja inserir e clique em "Inserir" para colocá-lo no seu documento base.
     • Lembre-se de colocar o cursor onde deseja inserir seu campo. Se você esquecer, isso não é um problema: basta cortar o campo e colocá-lo no lugar certo.
     • Assim como no Office, os campos são tratados como caracteres alfanuméricos simples quando estão no documento base. Você pode movê-los com a barra de espaço ou excluí-los com a tecla Delete do teclado.

3. 
   

   
   Conclua a fusão. Verifique se todos os campos estão em seu devido lugar. Depois que essa verificação for concluída, comece a imprimir. Em seguida, imprimirá quantas cópias forem necessárias, variando entre cada um dos campos especificados no documento base