Como escrever um relatório

Autor: Roger Morrison

Data De Criação: 23 Setembro 2021

Data De Atualização: 21 Junho 2024

Contente

estágios
Parte 1 Preparando-se
Parte 2 Tomando notas durante a reunião
Parte 3 Escrevendo a ata
Parte 4 Usando modelos de atas de reunião

Neste artigo: Preparando-seFazer anotações durante a reuniãoReduzir as atasUsando atas das atas das reuniões18 Referências

Você foi eleito ou nomeado secretário do seu comitê. Parabéns! Mas você já fez anotações, minutas preparadas e redigidas? Se você aplicar as regras de um código de procedimento para assembléias deliberativas, como as Regras de Ordem de Roberts ou o Código Morin, ou desenvolver sua ata à sua maneira, precisará seguir certos métodos para alcançar a excelência.

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Parte 1 Preparando-se

Familiarize-se com os procedimentos de reunião da sua empresa. Se o secretário precisar elaborar um relatório formal, é preferível consultar o código de procedimento a ser aplicado, a saber: Code Morin ou outro. Em um ambiente menos formal, determine o que incluir nas atas e como elas serão usadas.
- Como relator, você não precisa conhecer todas as regras de procedimento. No entanto, seria útil ter uma cópia do código ou pedir ao presidente uma resposta específica a qualquer pergunta.
- Familiarize-se com o seu papel. Alguns relatores não intervêm diretamente nos debates, enquanto outros tomam notas enquanto participam da discussão. Em qualquer um dos casos, o secretário não deve desempenhar outro papel importante, como presidente ou facilitador.
Prepare um modelo. A ata da reunião tem conteúdo quase semelhante. Um modelo permite padronizar a apresentação dos seus minutos para facilitar a revisão. Você também pode baixar modelos de minutos de amostra. Deixe espaço suficiente para pelo menos os itens listados abaixo.
- O nome da organização.
- O tipo da reunião. Existe uma reunião anual ou semanal regular, uma pequena reunião do comitê ou uma reunião chamada para um propósito especial?
- A data, hora e local. Deixe espaço para registrar os horários de início e término da sessão.
- O nome do presidente ou do moderador da reunião e o nome do secretário ou suplentes.
- A lista de participantes e ausente desculpado. De fato, é a folha de presença. Observe se o quorum é alcançado, ou seja, se o número de presentes é o mínimo necessário para votar.
- Deixe um espaço para sua assinatura. Como secretária, você sempre terá que assinar seu trabalho. Uma assinatura adicional pode ser necessária quando a ata tiver que ser aprovada, mas isso depende dos procedimentos da sua empresa.
- Ordem do dia, se houver. Se você não elaborou a agenda, peça ao presidente ou ao moderador que a reunião lhe dê uma cópia, o que será útil para organizar suas anotações.
Tenha um notebook ou laptop com você. Verifique se você está confortável com seu equipamento. Se você costuma escrever minutos, tenha um laptop para esse fim ou crie uma pasta no seu computador.
- Se você preparou as atas de uma reunião anterior e ela não foi submetida à aprovação, lave-a também.
- Um gravador pode ajudá-lo a escrever os minutos depois, mas não substituirá a anotação. Se você registrar os procedimentos durante a reunião, verifique se todos os presentes concordam. Resista à tentação de reproduzir as declarações dos participantes, palavra por palavra.
- Se você aprender estenografia, fará anotações mais rapidamente, mas não precisará reproduzir tudo o que os participantes dizem para escrever seus minutos. De fato, você deve evitar fazer dessa maneira.
- Se você for convidado a fazer anotações publicamente, use um projetor ou um flipchart. Ordene suas anotações com cuidado para poder usá-las facilmente para escrever os minutos.

Parte 2 Tomando notas durante a reunião

Distribua a folha de ponto. Assim que todos estiverem lá, circule uma folha ou mais, se houver muitos participantes. Será usado por todos para escrever seu nome e informações de contato. Esta lista será usada para preencher a seção da ata, reservada para registrar os nomes das pessoas que participaram da reunião. Você também pode anexar a própria folha aos minutos.
- Se você não conhece a maioria das pessoas presentes, faça um plano de mesa e preencha-o quando pedir a todos que se apresentem. Mantenha a lista à mão enquanto você faz anotações, para poder chamar cada uma delas pelo nome, se necessário.
Encha seu modelo ao máximo. Na pendência da abertura da reunião, digite o nome da organização, a data, o local e o tipo da reunião, por exemplo, "reunião semanal do conselho de administração, reunião especial do comitê, etc." ". Quando a reunião começar, anote a hora.
- Se você não possui um modelo, escreva essas informações no início de suas anotações.
- Se a reunião foi convocada para um fim específico ou em um horário especial, mantenha uma cópia do aviso que foi enviado aos participantes. Você precisará anexá-lo aos minutos após a gravação.
Anote o resultado da primeira proposição. A maioria das reuniões oficiais começa com uma proposta para adotar a agenda provisória. Este primeiro passo servirá como um exemplo para ilustrar o procedimento. Se a reunião começar com uma proposta diferente, certifique-se de registrar as mesmas informações relevantes.
- O e exato da moção começando com "eu proponho". Geralmente significa "proponho a adoção desta agenda. "
- O nome do autor da proposta.
- O resultado da votação. Se a votação for positiva, escreva "moção aprovada".
- Se você não conseguir reproduzir com precisão propostas longas, poderá solicitar que elas sejam enviadas por escrito. Se esse for um problema recorrente, peça para incluir esse requisito no procedimento oficial para propostas que excedam um determinado número de palavras.
- Se você redigiu a agenda, pode ser o patrocinador da moção e ser o secretário da reunião. Isso é perfeito desde que você permaneça objetivo, porque não é incompatível incluir suas próprias ações na ata.
Salve as outras propostas apresentadas durante a reunião. Siga os procedimentos cuidadosamente, mas não os grave em atas, a menos que instruído de outra forma! Quando uma nova moção for apresentada, registre as informações relevantes.
- Lembre-se de que cada proposta deve incluir os termos da própria proposta, o nome do autor e o resultado da votação.
- Algumas propostas requerem o apoio de outro participante antes de serem colocadas em votação. Por exemplo, se alguém disser "apóie a moção", escreva o nome dessa pessoa na ata como co-autor da moção.
- Se você não souber o nome do patrocinador da proposta ou precisar ouvi-lo novamente, pare a reunião educadamente e faça perguntas. O registro preciso das informações é importante o suficiente para justificar essa leve interrupção.
- Se uma moção for alterada, basta reiterar o texto em suas anotações. Não é necessário indicar na ata que a proposta foi alterada, a menos que haja controvérsia sobre a emenda que deu origem a um longo debate.
Ouça a apresentação dos relatórios e peça cópias. Sempre que um relatório, boletim ou documento semelhante for lido em voz alta, registre o nome do relatório e o nome da pessoa que o lê ou o nome do subcomitê que o escreveu. Se houver um movimento anexado, salve-o como faria em qualquer outro movimento.
- No entanto, é melhor obter uma cópia do documento no final da reunião. Apresente uma nota ao orador ou presidente para obter esta cópia. Posteriormente, você anexará uma cópia de cada relatório aos minutos após sua gravação.
- Se a cópia não estiver disponível, observe onde o documento original é mantido. Pode ser necessário solicitar essas informações após a reunião.
- Se um participante fizer um relatório oral em vez de ler um documento, escreva um resumo da declaração. Não entre em detalhes e não reproduza as palavras do interlocutor.
Observe as ações executadas ou atribuídas. Isso inclui o verificação a implementação das decisões da reunião anterior e a implementação das novas ações. Alguém foi contratado para escrever uma carta? Anote os nomes das pessoas envolvidas e as ações atribuídas a elas.
- Dependendo do grau de formalidade da sua reunião, muitas dessas ações podem fazer parte do propostas. Para reuniões menos formais, você precisará estar atento às decisões que não foram claramente formuladas.
- Indique brevemente os motivos de uma decisão, se houver.
Registre todos os pontos de ordem e de procedimento. Sempre que uma objeção for feita contra um processo, anote toda a objeção e o princípio em que se baseia, bem como a decisão completa proferida pelo Presidente.
- Lembre-se de incluir referências ao código de procedimento, se você aplica os estatutos ou o protocolo da organização.
Saiba quando escrever resumos das discussões. Só será necessário fazê-lo após uma solicitação claramente declarada. Oficialmente, um relatório reflete o que foi fato e não o que tem sido dito . No entanto, você deve considerar os requisitos exclusivos da sua organização.
- Ao fazer suas anotações, procure ser objetivo, quaisquer que sejam as circunstâncias. Escreva pontos concretos e não sentimentos. Minimize o uso de adjetivos e advérbios. Seu objetivo é escrever um documento seco, factual e às vezes insípido!
- O resumo das discussões não deve ser nominativo. Portanto, evite mencionar os nomes dos palestrantes nos debates. Isso é particularmente importante quando, durante um acalorado debate, um orador inescrupuloso pode ofender a sensibilidade de alguns.
Feche no final da reunião. Observe a hora em que a reunião é encerrada. Lembre-se de pegar todas as cópias dos relatórios ou lembrar as pessoas para enviá-las para você.
- Revise suas anotações para garantir que tudo esteja claro e se você não esqueceu nada. Este é o momento de fazer suas perguntas antes que os participantes saiam.

Parte 3 Escrevendo a ata

Comece a escrever o mais rápido possível. É melhor descrever a ata imediatamente após a reunião, desde que os eventos ainda estejam frescos em sua memória.
Use um computador para digitar as anotações da reunião. Você já deve ter feito isso se anotou em um laptop durante a sessão. Salve suas anotações e inicie um novo documento. Você pode compará-los com os minutos colocando-os lado a lado.
Apresente suas anotações claramente nos parágrafos. Toda nova moção, nova decisão ou ponto de ordem deve ser tratada em um parágrafo independente. Durante a operação, verifique se:
- você respeitou as regras de ortografia e gramática, mesmo se usar um corretor ortográfico, se necessário,
- você usou o mesmo tempo em todo o e, no passado ou no presente, mas sem mudar de uma vez para outra no mesmo documento,
- você é objetivo; em outras palavras, sua opinião nunca deve aparecer na ata, porque você está tentando criar um documento objetivo destinado a todos,
- você usou um vocabulário simples e preciso e substituiu termos vagos por palavras apropriadas, evitando o uso de expressões floridas,
- você mencionou apenas ações tomadas, não debates, a menos que lhe pedissem para registrá-las, porque você deveria se concentrar no que era fato e não sobre o que tem sido dito,
- você numerou as páginas para maior clareza.
Distribua uma cópia do rascunho da sua ata aos membros. Envie uma cópia para cada membro usando as informações de contato na folha de ponto. Se você não tiver as informações de contato, o facilitador da reunião deverá poder comunicá-las a você.
Tenha a ata da reunião aprovada. Você pode ser solicitado a ler em voz alta na próxima reunião e enviá-lo para aprovação. Se a moção for aprovada, observe que a ata foi aprovada.
- Se o relatório for alterado antes de ser aprovado, faça as alterações e anote no final do documento que ele foi modificado sem descrever as alterações feitas.
- Se uma proposta de emenda for feita após a aprovação da ata, informe o conteúdo exato da proposta e a decisão sobre sua adoção ou rejeição.

Parte 4 Usando modelos de atas de reunião

Visite um site que oferece exemplos de minutos de reuniões. Esses modelos economizarão tempo e evitarão erros.
Aproveite o tempo para revisar seus sites. Use as possibilidades oferecidas por cada um para encontrar o modelo mais adequado para você.
- Se você precisar de um tipo específico de modelo, por exemplo, um modelo atual ou padrão, faça sua pesquisa e faça o download do modelo escolhido clicando no botão "baixar" ou no botão "usar um modelo". Salve-o em um local fácil de encontrar para não perdê-lo.
Acesse o arquivo. Agora que você terminou o download, descompacte o arquivo e abra-o em "Microsoft Word" ou "Excel". Use a versão mais recente do "Microsoft Word" para facilidade e qualidade. Manter o software atualizado facilitará as coisas para você, permitindo o uso de novos recursos.
Adicione o logotipo e o símbolo de direitos autorais da sua empresa no cabeçalho. Remova o logotipo de amostra do modelo e leia os termos de uso do site de download. Você não quer se deparar com problemas legais, não é?
Mude o título. Na área do título, realce as palavras "título da reunião" e digite o título real da sua ata.
Altere a apresentação do documento (opcional). Para tornar seu modelo mais atraente, você pode alterar as cores ou escolher outro tema. É simples: encontre a guia "layout" e clique na seção "cores e temas". Dessa forma, você pode alterar a aparência do seu modelo e até escolher as cores que correspondem ao logotipo da sua empresa.
Digite as legendas das seções. Deve haver vários campos que você pode preencher. Você pode precisar de mais campos ou preferir alterar o e. Personalize-os de acordo com suas necessidades.
Salve o modelo no seu laptop. Assim, você pode usá-lo durante a sessão para escrever seus minutos. Se você continuar usando o "Microsoft Office", as coisas serão mais rápidas e fáceis e você poderá acompanhar a reunião com mais organização e precisão do que antes. Como alternativa, você pode imprimir seu modelo para fazer anotações manuscritas, mas verifique se há espaço suficiente para escrever as informações necessárias.
Verifique o seu modelo. Parabéns! Seu modelo de relatório está concluído. Sua produtividade e precisão devem melhorar exponencialmente agora que você tem um modelo a seguir que ajuda a organizar suas idéias. Como em qualquer projeto, revise os detalhes do seu modelo para identificar itens imprecisos ou ausentes. Assim que tudo estiver em ordem, você poderá usá-lo em suas próximas reuniões.