Como escrever uma observação

Contente

• estágios
• Método 1 Faça observações para um funcionário
• Método 2 Faça uma observação como parte de uma avaliação de desempenho
• Método 3 de 3: Faça observações para um aluno

Uma observação é muito importante para ajudar alunos e trabalhadores a melhorar. Além de essencial, é necessária uma observação nos locais de trabalho e nas salas de aula. Isso é mais óbvio se você estiver em uma posição hierárquica ou ensinando pessoas. Com um grande número de funcionários trabalhando remotamente, o feedback em emails se tornou particularmente importante. Se você supervisionar outros trabalhadores, poderá escrever comentários como parte de uma avaliação de desempenho. Se você é um professor, muitas vezes precisará fazer comentários para seus alunos.

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Método 1 Faça observações para um funcionário

1. 
   

   
   Indique o motivo do seu email. Você pode fazer isso no campo assunto ou no corpo do email. É geralmente aceito informar o funcionário no assunto do email para que ele saiba o que esperar nas linhas a seguir.
   • Aqui está um exemplo de assunto de email: "observações sobre o rascunho preliminar. Bom começo! "

2. 
   

   
   Apresente o e-mail com uma observação amigável. Isso fará com que o destinatário entenda que você está fazendo apreciações de maneira amigável e não crítica. Isso melhorará a predisposição dele para perceber suas críticas como construtivas.
   • Você pode começar com uma frase como: "Espero que sua semana esteja indo muito bem! "

3. 
   

   
   
   
   Cumprimente o trabalho realizado pelo funcionário. É muito provável que a pessoa a quem você está fazendo comentários tenha feito um esforço considerável na realização do trabalho que está avaliando. Faça isso desde o início, expressando gratidão pelo esforço.
   • Por exemplo, você pode dizer: "Obrigado pelo trabalho realizado neste projeto. Seu trabalho é notável.

4. 
   

   
   Faça comentários positivos primeiro. Dizer à pessoa o que ela é boa em primeiro lugar prepara o terreno para futuros críticos. Seja honesto, mas procure o positivo. Você pode se concentrar no trabalho atual ou nos esforços fornecidos anteriormente.
   • Tente esta redação: "Este novo projeto é de qualidade. Você alcançou excelentes objetivos e eu tenho detalhes suficientes em sua metodologia. "

5. 
   

   
   
   
   Formule comentários negativos na forma de conselhos. Embora possa ser mais eficiente listar todas as alterações que precisam ser feitas, pode ser difícil para o funcionário ler e desencorajá-las. Em vez disso, insira comentários como as alterações que você faria.
   • Você pode escrever: "Eu mudaria as seções 1 e 2, depois incluiria o orçamento na seção 3" ou "Eu excluiria o segundo parágrafo, mas acrescentaria uma revisão do andamento do projeto para concluir a seção".

6. 
   

   
   Explique seus comentários negativos. Deixe claro para a pessoa onde está o problema, fornecendo explicações detalhadas, conforme necessário. Se a crítica se refere a uma mudança de direção ou expectativas, diga-o explicando o motivo da mudança.
   • Você pode dizer o seguinte: "Estamos fazendo uma mudança dentro da empresa para projetos mais detalhados, portanto é necessário que haja mais em algumas seções. Destacamos partes nas quais você precisa incluir mais informações ".
   • Se seu comentário diz respeito ao comportamento do funcionário, sempre ilustre seus escritos com alguns exemplos. Por exemplo, se estiver relacionado a roupas inadequadas ao se reunir com clientes, você deve dar exemplos do que você culpa. Você pode dizer a ele: "Na última reunião com um cliente, você usava chinelos e, na época anterior, usava uma camiseta. Este tipo de roupa descontraída não é adequada para dar uma imagem profissional da nossa sociedade.

7. 
   

   
   Especifique como o funcionário pode resolver problemas. Seu conselho pode ser inútil se você não resolver as soluções para corrigir os problemas. Dependendo da finalidade dos seus comentários, pode ser uma lista de itens específicos ou uma lista geral de itens a serem segmentados.
   • Você pode fornecer exemplos de possíveis soluções. É uma boa maneira de prosseguir quando você tem uma ideia clara. Portanto, você pode dizer o seguinte: "Para sua próxima apresentação, use apenas cores neutras e evite transições. Como os clientes estão presentes nessas reuniões, você não deve usar o jargão da empresa.
   • Você também pode fazer perguntas aos funcionários para ajudá-los a encontrar métodos de resolução. Essa é outra ótima maneira de resolver problemas que podem ser resolvidos de mil maneiras. Por exemplo, "Quais são as maneiras de ajudá-lo a melhorar sua documentação para o futuro? Ou que mudanças você planeja incorporar em sua próxima apresentação? "

8. 
   

   
   Lembre os funcionários de todas as possíveis consequências. Alguns problemas comerciais podem ser prejudiciais para a empresa e os funcionários precisam ser informados. Na maioria das vezes, há pequenas consequências, mas às vezes você pode perder um cliente ou prestar um serviço menos eficiente por causa da incompetência dos trabalhadores. Dependendo da situação, pode haver repercussões no trabalhador se ele não aplicar os reajustes necessários. Então, você tem que informá-lo dos problemas.
   • Você pode informá-los que a empresa pode perder clientes devido a erros nos documentos.
   • Você também pode notificá-lo que, se ele não melhorar a documentação, ele será removido de novos projetos.

9. 
   

   
   Conclua esclarecendo e explicando sua apreciação. É uma maneira amigável de concluir seu email para informar aos funcionários que você está do lado deles. Além disso, será fácil pedir esclarecimentos se eles não entenderem um aspecto de seus comentários.
   • Escreva uma frase como esta: "você pode me fazer outras perguntas ou esclarecimentos sobre um problema".

Método 2 Faça uma observação como parte de uma avaliação de desempenho

1. 
   

   
   Defina uma meta. Esse objetivo é o motivo que justifica a avaliação. Conhecê-lo pode ajudá-lo a formular melhor suas observações e ajudar o trabalhador a conhecer suas expectativas.
   • Por exemplo, você se concentra em melhorar o funcionário? Você está fazendo uma avaliação geral da empresa para determinar que tipo de aprimoramento profissional beneficiará a sociedade? É uma avaliação trimestral?
   • Informe o trabalhador sobre o objetivo da avaliação ao fazer comentários. Você pode dizer: "A empresa planeja oferecer sessões de reciclagem com base nas necessidades dos funcionários, e é por isso que reviso o desempenho umas das outras".

2. 
   

   
   Confira as observações que foram feitas. Isso pode ser um aviso de uma avaliação anterior, bem como uma observação que foi formulada informalmente durante o período de avaliação. Você também deve apreciar a consideração deles sobre essa opinião. Eles usaram isso para melhorar? Eles ignoraram?
   • Se eles levaram em conta uma opinião anterior, isso pode ser considerado como um ponto positivo nesta revisão.
   • Se eles ignoraram as recomendações anteriores, você pode abordar a questão inicial e a falta de iniciativa para considerar a observação.

3. 
   

   
   Explique o comentário positivo, dando exemplos específicos. É recomendável começar sempre com os comentários corretos. Diga aos funcionários o que fizeram bem e o que fizeram. Permanecendo honesto, tente fazer o máximo de coisas positivas que fizer pelas negativas.
   • Faça as seguintes ilustrações: "Você demonstrou iniciativa liderando voluntariamente o projeto e demonstrou liderança comprovada na coordenação de sua equipe, levando em consideração sugestões e delegando a conclusão de tarefas".
   • Incentive os comportamentos que deseja perpetuar.

4. 
   

   
   Faça uma crítica construtiva dando exemplos específicos. Enfatize as críticas sobre o que pode beneficiar a organização e a consecução dos objetivos do trabalho. Diga a eles o que você identificou como uma dificuldade e como isso é um problema.
   • Dê exemplos específicos. Aqui estão alguns exemplos: "Nas suas três apresentações anteriores, você ignorou as estimativas de orçamento, que atrasaram o projeto" ou "o número médio de contas adquiridas no trimestre anterior é 6, mas você reteve apenas 2 Este é um sinal de baixo desempenho.

5. 
   

   
   Defina metas de desempenho para a próxima avaliação. Isso ajudará os funcionários a saber no que precisam concentrar seus esforços para permitir que sua empresa obtenha o que deseja de seus funcionários. Também ajudará a tornar as avaliações úteis para os funcionários, pois agora eles sabem o que você deseja que eles aprendam com o exame.
   • Os objetivos devem ser breves e precisos. Por exemplo, "os funcionários devem ter em média 4 vendas por dia", "os funcionários precisam aumentar as comunicações com os clientes" ou "os funcionários devem receber treinamento de liderança".
   • Certifique-se de que a próxima avaliação se concentre nesses objetivos de desempenho, pois é isso que a equipe espera.

6. 
   

   
   Oferecer oportunidades de treinamento profissional. Baseie suas recomendações nas críticas construtivas que você forneceu. Dependendo dos seus recursos, isso pode incluir oficinas, treinamentos, estágios ou mentorias. Se você não tiver recursos suficientes, poderá procurar cursos online gratuitos.
   • Esteja pronto para alterar essas propostas após a discussão com os trabalhadores sobre a avaliação. Por exemplo, eles podem solicitar um programa de desenvolvimento profissional que você não considerou.
   • Você também deve considerar as metas de emprego de seus funcionários. Por exemplo, se um trabalhador deseja estar em um cargo de gerência, você pode escolher o treinamento de liderança como uma opção de desenvolvimento de carreira. Além disso, se seu funcionário estiver interessado em design gráfico, você pode autorizá-lo a fazer um curso de treinamento para colocar as habilidades adquiridas ao serviço da sua empresa.

7. 
   

   
   Conclua com uma nota de encorajamento. Qualquer que seja o resultado da avaliação, ninguém quer ouvir esses defeitos ou o que ele precisa melhorar. Concluir com uma nota de encorajamento pode ajudar o funcionário a se sentir importante em vez de se sentir oprimido e desanimado.
   • Você pode dizer: "O trimestre anterior foi marcado por contratempos inesperados, mas você fez um excelente trabalho ao ajustar sua produtividade. Agradecemos seus esforços e esperamos obter resultados muito melhores neste trimestre ".

8. 
   

   
   Incentive seu interlocutor a responder. Pode ser uma resposta verbal após a discussão da avaliação ou você pode pedir aos funcionários que preencham um formulário de devolução. Você terá melhores respostas se permitir que eles pensem na avaliação e escrevam comentários na sua ausência.
   • Peça que eles comentem os comentários que você fez. Aqui estão alguns exemplos: "Se você puder melhorar algo nos meus comentários, qual seria? E a observação foi clara e útil? "

Método 3 de 3: Faça observações para um aluno

1. 
   

   
   Concentre-se no aprendizado do aluno. O objetivo das observações é ajudar os alunos a estudar. Portanto, forneça conselhos úteis que visam melhorar seu trabalho, em vez de apenas identificar erros. Formule-os como instrução e não apenas como crítica.
   • Você pode escrever um relatório de observação sobre vários tipos de tarefas, como tarefas escritas, apresentações e projetos.

2. 
   

   
   Faça uma apreciação do conteúdo e da técnica. De fato, os alunos precisam se aperfeiçoar nesses dois aspectos. Isso é ainda mais importante se o aluno for mais forte em uma área do que na outra. Por exemplo, um aluno pode ter idéias muito boas com um desenvolvimento muito bom enquanto comete muitos erros ortográficos, pontuação, corta muitas frases e cria frases sem fim.
   • Se você estiver comentando uma apresentação ou projeto oral, faça uma observação sobre todos os aspectos da tarefa.
   • Por exemplo, os comentários em uma apresentação oral devem abordar o conteúdo e as habilidades de falar em público, enquanto os de um projeto devem se concentrar no conteúdo, na criatividade e na implementação.

3. 
   

   
   Seja específico sobre observações positivas e negativas. Escrever comentários como "bom trabalho", "grande melhoria" ou "pode ​​fazer melhor" não mostra ao aluno o que ele precisa melhorar ou o que ele fez bem. Para que suas observações sejam eficazes, ele precisa saber o que você achou bom ou não.
   • Aqui está um exemplo: "Sua dissertação é clara, bem escrita e segue o formato que eu lhe ensinei. Por outro lado, a apresentação do assunto deve ser revisada, pois não se refere à sua tese ".
   • Outra redação: "suas idéias são bem desenvolvidas, mas eu recomendo que você participe de tutoriais, para que trabalhemos na pontuação que você faz frequentemente e na fragmentação de frases que você não consegue".
   • Faça uma mistura de comentários positivos e críticas construtivas.

4. 
   

   
   Sugira maneiras de melhorar, em vez de corrigir erros. Você pode destacar alguns erros, mas evite corrigir todo o trabalho do aluno. Descreva o problema encontrado na planilha, como uso excessivo de vírgulas e, em seguida, sugira o que melhorar.
   • Você pode dizer o seguinte: "Você usou muito as vírgulas ao escrever. Eu recomendo que você revise as regras sobre o uso da vírgula. Se você participar de tutoriais, trabalharemos juntos em um parágrafo ".

5. 
   

   
   Defina prioridades para a próxima tarefa ou projeto. Isso permite que o aluno se concentre em algo para avançar no trabalho. Você pode basear-se nos objetivos de aprendizagem ou nas necessidades dos alunos para definir prioridades com base no trabalho que você faz.
   • Você pode dizer: "A partir deste momento, quero que você pare de fazer frases quebradas e se concentre no uso da maneira ativa".

6. 
   

   
   Limite sua observação a uma única seção ou habilidade. Concentre sua atenção nas metas de aprendizado atuais ou nas necessidades dos alunos que você está avaliando. Certifique-se de que seus alunos saibam que você limitou sua avaliação a apenas uma parte do trabalho, para que eles não assumam que as outras partes estão além da censura.
   • Você pode destacar ou marcar a parte comentando.
   • Antes de dar lição de casa aos alunos, informe-os de que você fez apenas observações em partes da tarefa.
   • Você também pode permitir que eles escolham a noção ou capítulo que será objeto de observações.

7. 
   

   
   Evite sobrecarregar o aluno. Se cometer muitos erros, não faça todas as observações de uma só vez. Fazer muitas observações ao mesmo tempo pode sobrecarregar o aluno e desencorajá-lo. Em vez disso, comece com os patches ou alterações mais simples.
   • Por exemplo, você pode começar concentrando-se em evitar frases fragmentadas e procurar em um dicionário por palavras que não sabe soletrar.
   • Você também pode se concentrar apenas no objetivo de aprendizagem da tarefa.

8. 
   

   
   Incentive seus alunos a continuar trabalhando. Conclua com uma nota positiva, motivando-os a continuar trabalhando. Você pode mencionar outras melhorias que especificou no trabalho delas, incentivando-as a fazer mais.
   • Você pode escrever o seguinte: "Em vista de como sua escrita melhorou este ano, sei que você fará um excelente trabalho levando em consideração minhas sugestões. Mal posso esperar para ler sua próxima cópia! "