Como responder a um email que requer confirmação de presença

Contente

• estágios
• Parte 1 Decida como e quando responder
• Parte 2 Preparando uma resposta
• Parte 3 Gerenciando emails automáticos e resolvendo problemas

Com a crescente popularidade do e-mail como uma alternativa aos serviços postais tradicionais, os convites para eventos sociais são incrivelmente populares para reuniões de feriado, aniversários, casamentos e muito mais. Hoje, os organizadores do evento estão muito mais satisfeitos com os e-mails pedindo confirmação de presença (também conhecida como RSVP, que significa "por favor, responda") do que antes. No entanto, como os e-mails que solicitam respostas são tão novos, muitas pessoas não sabem como responder adequadamente. Felizmente, você poderia responder melhor a isso, se souber a hora e como fazê-lo, prepare sua resposta e verifique o recebimento do convite.

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Parte 1 Decida como e quando responder

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   Veja se você realmente irá ao evento. A primeira decisão ou etapa será determinar se você realmente irá ao evento. Você deve pensar na possibilidade de participar do evento assim que receber o convite por email de confirmação.
   • Lembre-se de onde o evento ocorrerá e se você precisa viajar. Se, por exemplo, alguém o convida para um casamento fora da cidade, pode ser necessário comprar uma passagem de avião para chegar lá, o que pode ser caro.
   • Faça seu programa para garantir que não haja outros eventos no mesmo dia e no mesmo horário.
   • Converse com seu cônjuge e outros membros da família para garantir que eles estejam disponíveis. Alguns podem declinar e outros podem aceitar.

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   Identifique o tipo de convite. Diferentes circunstâncias requerem diferentes nuances e níveis de formalidade. Portanto, você deve pensar no tipo de evento antes de responder ao convite. Isso permitirá que você tenha certeza de que não está cometendo um erro social.
   • Veja se é um evento social informal, como um convite para um churrasco que um vizinho faz sem motivo e envia um convite informal por email. Você tem a opção de responder informalmente a esses tipos de convites e pode ter menos tempo para enviar a resposta.
   • Se for um evento social formal, como convites para casamentos, festas de aniversário, comunhões ou confirmações, eles exigem uma resposta em tom formal, assim como o convite foi recebido.

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   Responda no momento certo. Depois de tomar uma decisão e pensar no convite, você deve responder em tempo hábil. Por fim, esse é um dos aspectos mais importantes ao responder um e-mail de confirmação, pois você deve dar à pessoa a confirmação necessária de sua participação ou não no evento.
   • Leia o convite para ver se um É necessária uma data para responder ao email de confirmação de presença. Esta data não é uma sugestão. Certifique-se de responder dentro do tempo indicado.
   • Responda o mais rápido possível. Embora a pessoa que o convidou possa dar um ou dois meses para responder, isso não significa que você deva fazer todo esse período. Pelo contrário, você deve responder assim que tomar uma decisão concreta sobre se está indo para lá ou não.

Parte 2 Preparando uma resposta

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   Preencha o campo de assunto. Depois de decidir quando e como você responderá, você deve preparar um rascunho da resposta que você dará. Para fazer isso, comece a escrever no campo de objeto. Isso deve incluir uma aceitação ou rejeição do convite e refletir o tom do evento.
   • Para eventos formais, você deve usar um tom formal. Por exemplo, escreva Anne e Roger não poderão participar do banquete em 11 de maio.
   • Em circunstâncias informais, como um churrasco em um vizinho, você pode escrever Não foi possível assistir ao churrasco no dia 11.

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   Escreva a carta. É importante responder adequadamente, pois reflete o tom da sua resposta. Além disso, se você usar uma saudação apropriada, dará à pessoa que o convidou uma idéia de como a vê.
   • Escolha uma saudação que pode incluir Meu bom amigo, À ou querido.
   • Um evento informal requer uma resposta simples para a pessoa que enviou o email. Por exemplo, você pode escrever Caros Martine e Jean.

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   Escreva o conteúdo do. O corpo do seu e é talvez a parte mais importante do email de confirmação de presença. Isso reflete o tom do convite e responde diretamente a ele. Alguns exemplos de aceitação ou rejeição de um convite envolvem esses.
   • Um evento informal garante uma resposta informal do tipo Thomas, realmente apreciamos o convite para o churrasco, mas estaremos fora da cidade naquele dia.
   • Um evento formal merece um tom semelhante. Por exemplo, você pode escrever A família Dupont aceita seu convite para o casamento de José e Belinda em 5 de novembro de 2019. Outro exemplo é o seguinte Jean e Sara Appleby aceitam com prazer seu convite para a festa de 15 anos de Marta Rodriguez.
   • A recusa formal de um convite pode ser a seguinte A família Parker não poderá comparecer ao casamento de José e Belinda em 5 de novembro de 2019.

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   Assine e escreva seu nome. Depois de escrever, você deve assinar o email de confirmação de presença. Isso é mais do que apenas uma formalidade, porque a assinatura mostra o tipo de relacionamento que você tem com a pessoa que o convidou. Também é um sinal de como você se sente sobre essa pessoa.
   • Opte por uma saudação formal. Por exemplo, você pode escrever cordialmente, Meus melhores desejos, Por favor, aceite, senhor ou senhora, meus melhores cumprimentosou Por favor, aceite, senhor ou senhora, a expressão dos meus sentimentos distintos.
   • Escolha uma fórmula informal como Muito sinceramente, Meus cumprimentos, Use bem ou sinceramente.
   • Escolha um final apropriado se você aceitar ou rejeitar o convite. Por exemplo, escreva Com muito arrependimento ou obrigado.
   • Assine com seu nome após a fórmula final. Para eventos mais informais, não hesite em assinar com seu primeiro nome e o nome de outras pessoas que também foram convidadas. Para ocasiões mais formais, assine com o nome de todos os convidados e o sobrenome após a última pessoa. Em alguns casos, como aqueles em que você tem um relacionamento íntimo com a pessoa que o convidou, você tem a oportunidade de escrever A família Sanchez.

Parte 3 Gerenciando emails automáticos e resolvendo problemas

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   Clique em rejeitar ou aceitar. Faça isso se o email tiver um botão automatizado. A maioria dos organizadores oficiais de eventos confia cada vez mais nos serviços automáticos de RSVP para enviar e-mails. Se alguém usar um serviço semelhante para enviar e-mails de confirmação, provavelmente será gerado por terceiros. Além disso, o email provavelmente incluirá opções com botões que permitem que você clique para aceitar ou lixo o convite.
   • Você não é obrigado a responder à pessoa por e-mail se receber uma delas.
   • Depois de aceitar ou rejeitar o convite, a resposta será enviada ao terceiro que gerencia o correio e o encaminhará para a pessoa que organiza o evento.
   • Os serviços de e-mail RSVP automatizados são frequentemente usados ​​em circunstâncias semi-formais, como festas de aniversário, reuniões nacionais e outros eventos semelhantes.

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   Clique na opção de reconhecimento. Se você está preocupado em receber sua resposta, considere clicar no botão Confirmação de recebimento na página de email. Ao clicar nele, seu serviço de email gerará uma confirmação de envio quando a pessoa a quem você responder receber ou abrir seu email. Dessa forma, você saberá que ela recebeu o seu.
   • A confirmação da remessa pode ser encontrada em vários locais, dependendo do serviço que você está usando.
   • Esta opção pode não estar disponível em alguns serviços.

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   Envie um email de acompanhamento se você alterar os programas. Em raras ocasiões, pode ser necessário modificar sua resposta. Se você aceitou o convite e percebeu que não poderá comparecer ou se recusou e de repente, tem a oportunidade de ir, entre em contato com a pessoa que o convidou para o evento. informar sobre isso.
   • Se você inadvertidamente clicou no botão Aceitar automaticamente em um email de RSVP, envie um diretamente para a pessoa para corrigir seu erro.
   • Se você tiver que recusar um convite que você aceitou originalmente, notifique o destinatário. Você pode, por exemplo, enviar um e-mail para ele colocando como objeto Mudança de resposta e escrevendo algo como Devido a eventos imprevistos, Sara e eu não poderemos mais assistir à sua comemoração de 20 anos no dia 14. Pedimos desculpas pela mudança e esperamos vê-lo em breve..
   • Se você tiver que aceitar um convite que você já rejeitou, informe à pessoa. Por exemplo, envie um email e coloque como objeto Mudança da minha resposta e escreva Gostaria de participar do evento se você ainda tiver disponibilidade para receber mais convidados.
   • Alterações nos convites para confirmação de presença devem ser feitas o mais rápido possível. Os convites para eventos informais podem ser alterados após vários dias. No entanto, para eventos formais (como casamentos), eles devem ser realizados com pelo menos um mês de antecedência.