Como organizar um workshop

Contente

• estágios
• Parte 1 Preparando-se para um workshop
• Parte 2 Preparando o workshop
• Parte 3 Dirigindo a oficina
• Parte 4 Avalie o Workshop

Saber conduzir um workshop é muito importante para educadores, líderes empresariais, cientistas e profissionais em geral. Um workshop bem preparado permite que os participantes adquiram novas habilidades, informações e um senso de realização pessoal. O workshop ideal também oferece aos participantes a oportunidade de interagir e aprender de maneira ativa.

estágios

Parte 1 Preparando-se para um workshop

1. Defina o objetivo do seu workshop. Esteja você aprendendo uma nova habilidade, fornecendo informações ou conscientizando, é importante que você conheça os objetivos do seu workshop. O que você deseja transmitir aos seus participantes? Essa análise pode permitir que você identifique várias habilidades específicas, um tópico específico que você abordará durante o workshop ou apenas um sentimento que deseja inspirar em casa. Pense exatamente o que você deseja realizar e por que você acha que esse objetivo é importante. Aqui estão alguns exemplos.
   • Aprenda a escrever uma carta de apresentação persuasiva.
   • Aprenda a anunciar más notícias para seus pacientes.
   • Aprenda 5 técnicas para convencer um aluno relutante a fazer um curso.
   • Aprenda a criar uma apresentação eficaz do PowerPoint.

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   Identifique seu público Os participantes do seu workshop se conhecerão ou serão estranhos? Eles já terão conhecimento do assunto do seu workshop ou serão completamente novos para o assunto? Eles escolheram participar do seu workshop ou isso faz parte de um treinamento profissional obrigatório? Responda a essas perguntas para preparar melhor seu workshop.
   • Por exemplo, se os participantes já se conhecerem, você poderá configurar suas atividades em grupo muito mais rapidamente. Se eles não se conhecem, você terá que começar quebrando o gelo e incentivá-los a se apresentarem ao resto do grupo.

3. 
   

   
   Planeje sua oficina. Planeje segurá-lo pela manhã ou no início da tarde. Esses períodos do dia são de fato aqueles em que seus participantes estarão mais acordados e alertas. Você deseja que seus participantes sejam ativos e participem de suas atividades. Se puder, evite planejar sua oficina no final do dia, pois seus participantes podem estar cansados ​​e impacientes para terminar o dia.

4. 
   

   
   
   
   Ganhe visibilidade. Distribua folhetos ou cartazes pendurados, você também pode entrar em contato com empresas e empresas do seu setor para obter visibilidade e atrair mais participantes. Ter um título atraente ajuda, mas também planeja uma breve apresentação do assunto do seu workshop e por que é importante e necessário. Planeje uma mistura de imagens e imagens para atrair a atenção de seus participantes em potencial.

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   Recrute participantes. Sua oficina deve ser frequentada por 8 a 15 pessoas, em média. Esta não é uma conferência. E você precisa de um grupo pequeno o suficiente para que todos possam fazer perguntas, testar suas habilidades e trabalhar com outros participantes. No entanto, seu workshop deve ter participantes suficientes para ser eficaz. É por isso que um grupo de 8 a 15 pessoas é ideal.
   • Às vezes, você não poderá escolher o tamanho do seu grupo de participantes. Se você tiver muitos participantes, encontre dicas criativas para não ficar sobrecarregado. Por exemplo, um grupo de 40 pessoas pode ser dividido em 5 grupos menores de 8 participantes cada. Você também pode fornecer ajuda de facilitadores que facilitarão o gerenciamento de um grupo maior.

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   Prepare seus participantes. Alguns workshops exigirão alguma preparação dos participantes. Por exemplo, eles terão que ler artigos de notícias, preparar uma notícia ou reler o trabalho de outro participante. Se eles têm dever de casa a fazer antes de realizar sua oficina, não se esqueça de especificá-lo e dar-lhes as instruções mais claras possíveis.
   • Suas instruções devem ser rigorosas se você quiser que seus participantes invistam no seu workshop antes que ele seja realizado. Especifique onde e quando eles retornarão a lição de casa. Eles precisam devolver uma cópia manualmente ou simplesmente enviar seu trabalho por email?

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   Priorize seus objetivos. A maioria dos workshops é limitada no tempo. Eles podem durar menos de 30 minutos ou se espalhar por vários dias. Independentemente da duração do seu workshop, você terá um determinado período para transmitir seu conhecimento aos participantes. Em vez de tentar ser abrangente em pouco tempo, pense no conhecimento e nas habilidades essenciais que você deseja transmitir ao seu público. Estes devem formar o núcleo de sua oficina.

8. 
   

   
   Prepare várias técnicas de aprendizado. Os adultos aprendem de diferentes maneiras: visualmente, oralmente, através da prática ou de uma variedade desses métodos. Lembre-se de que você não conhecerá necessariamente as preferências de seus participantes e, portanto, deverá fornecer diferentes materiais de aprendizagem. Dependendo do assunto e dos objetivos do seu workshop, forneça folhetos, recursos audiovisuais, aulas de informática e dramatizações.

9. 
   

   
   Prepare cartões para distribuir. Leituras relevantes, estudos de caso, listas de termos-chave e questionários podem ser distribuídos aos seus participantes. É melhor prepará-los a montante. Você será capaz de evitar erros de ortografia ou erros de atenção. Não se esqueça de usar uma fonte legível. Dê a cada documento um título e uma data para que seus participantes possam classificá-los e reutilizá-los com mais facilidade no futuro.
   • Se você tiver muitas leituras para compartilhar com seus participantes, poderá distribuí-las antes do workshop para que elas possam se preparar.
   • Se você planeja distribuir vários documentos, também pode fornecer aos participantes um fichário ou pasta para que eles possam ser armazenados com mais facilidade. Se essa não é a primeira vez que você realiza esse workshop, também é possível compilá-lo em um livreto que você distribuirá para o seu público.

10. 
    

    
    Organize sua mídia audiovisual. Se você deseja projetar uma apresentação do PowerPoint, um videoclipe ou um clipe de áudio, é necessário prepará-los com antecedência. Teste-os em casa para garantir que eles funcionem corretamente. Verifique também se o formato deles é legível no material que você usará durante o workshop.
    • Você também pode conversar com o técnico responsável pela sala em que sua oficina será realizada para verificar se o equipamento está funcionando corretamente. Nem todos os projetores são compatíveis com computadores Macintosh, por exemplo. Alguns quartos não terão alto-falantes, etc. Verifique se o equipamento disponível é compatível com a tecnologia que você usará.

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    Organize os suportes do seu computador. Se seus participantes tiverem que responder a um questionário no computador ou participar de um fórum on-line, você deve preparar esses materiais antes do workshop. Planeje também se seus participantes levarão seu próprio computador e, nesse caso, não se esqueça de notificá-los.
    • Se seus participantes tiverem que seguir determinadas atividades na Internet, não esqueça de perguntar ao técnico se isso é possível. Você deve verificar se a sala está bem equipada com uma conexão sem fio à Internet e não se esqueça de pedir a senha.

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    Recrute pessoal. Por exemplo, você precisará de especialistas, doradores ou assistentes, dependendo do assunto e do tamanho do workshop que deseja organizar.Um especialista pode apresentar uma nova técnica médica, um palestrante poderá compartilhar histórias relevantes sobre o assunto do seu workshop e um assistente o ajudará a acompanhar um grande grupo de participantes. Se precisar de ajuda para dirigir sua oficina, considere recrutá-la com antecedência. Quanto mais preparado você estiver, melhor será a qualidade da sua oficina.

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    Planeje suas atividades em grupo. As interações dentro de um grupo de participantes fazem toda a diferença entre um workshop bem administrado ou não. Dessa forma, você pode planejar as atividades coletivas que serão apropriadas para os objetivos do seu workshop. Não se esqueça de especificar se essas atividades serão conduzidas em pares, em pequenos grupos ou com todos os participantes. Inclua oportunidades suficientes para cada pessoa participar ativamente. Aqui estão alguns exemplos de atividades em grupo.
    • Debates. Divida seus participantes em dois grupos, cada um com a missão de defender uma posição.
    • Pense-compare-share. Faça uma pergunta aos seus participantes. Deixe-os pensar individualmente, depois interagir com um parceiro e, finalmente, compartilhar suas descobertas com o resto do grupo.
    • As sessões de perguntas e respostas. Se você precisar apresentar muitas informações, envolva as pessoas presentes, dando a elas a oportunidade de fazer perguntas. Você pode responder você mesmo ou sugerir a outros participantes que dêem suas respostas.
    • Desempenhos de papel. Dê a cada participante um papel a desempenhar ao colocar em prática as novas habilidades que acabaram de adquirir.
    • As sessões de reflexão. Sugira aos seus participantes que debatem idéias. Escreva-os em um flipchart ou em uma grande folha de papel em branco e sugira aos presentes que desvalorizem seus resultados.

14. 
    

    
    Não esqueça os intervalos. Geralmente, estamos mais focados nas tarefas que temos que fazer quando temos a oportunidade de fazer pequenos intervalos. Seus participantes também poderão memorizar seus novos conhecimentos mais facilmente. Portanto, planeje pelo menos uma pequena pausa de 5 minutos por hora. Você terá menos tempo com seus participantes, mas o que resta será muito mais produtivo.

15. 
    

    
    Evite amontoar-se. As atividades que você planejou podem levar de 10 a 20% mais tempo do que você pensava originalmente. Por exemplo, se você planeja gastar 10 minutos em perguntas e respostas, esta sessão pode durar 12 minutos. Reserve tempo suficiente para cada atividade ou tópico importante que você deseja abordar. Evite apertar demais, pois você pode perder ou frustrar seus participantes.
    • Se você está preocupado que seu workshop termine muito cedo, você pode planejar algumas atividades adicionais que reforçarão a experiência de seus participantes. Se você tiver tempo para conduzi-los, perfeito! Caso contrário, não será um drama.

16. 
    

    
    Pense em reabastecer. As oficinas exigem muita energia e trabalho. Para garantir que seus participantes estejam em boa forma, planeje bebidas e lanches saudáveis. Idealmente, o custo desses lanches será incluído na quantia doada pelos participantes ou pela organização que o mandou liderar o workshop. Não pague por isso com seu próprio dinheiro.
    • Tente evitar alimentos muito gordos ou muito doces. Isso produz picos curtos de energia, que caem no entanto muito rapidamente. Seus participantes podem se sentir cansados ​​ou distraídos. Em vez disso, planeje lanches equilibrados, como frutas, vegetais crus, homus ou pão integral.

Parte 2 Preparando o workshop

1. 
   

   
   Chegue com antecedência. Reserve tempo suficiente para preparar a sala e sinta-se confortável. Às vezes, você precisará conversar com o técnico, o fornecedor ou os membros de sua equipe antes do início do workshop. Planeje com um pouco de dinheiro para lidar com problemas imprevistos e de última hora.

2. 
   

   
   Prepare seu equipamento. Você precisa fazer isso antes do nascimento dos participantes. Computadores, projetores e alto-falantes devem ser instalados com antecedência para que o tempo dedicado à sua oficina seja o mais produtivo possível. Você não quer gastar todo o seu tempo resolvendo pequenos problemas técnicos. Se puder, peça ao assistente técnico responsável pela sala para ajudá-lo a instalar tudo, porque você não estará necessariamente familiarizado com o equipamento no local e simplesmente porque um especialista na área sempre será mais eficaz do que um novato.

3. 
   

   
   Organize as cadeiras com antecedência. A maneira como você organizará as cadeiras dependerá do número de participantes, do tamanho da sala e das atividades que você planejou. Idealmente, seu grupo será pequeno o suficiente para permitir que você se sente em círculo ou semicírculo: uma provisão que facilita a comunicação. Se você precisar assistir a um vídeo ou uma apresentação em PowerPoint, um semicírculo ou fileiras de cadeiras certamente será mais apropriado.

4. 
   

   
   Distribua seus apoios. Se você tiver lençóis ou outros materiais para sua oficina, coloque-os sobre as mesas ou cadeiras com antecedência para economizar tempo. Verifique se eles estão arrumados e se todos têm uma lenda. Aqui estão os outros itens que você precisará ter com antecedência na sala.
   • Lanches e bebidas.
   • Os nomes dos participantes e seus marcadores.
   • Lápis e canetas.

5. 
   

   
   Dê boas-vindas aos participantes. Chegar com antecedência permite que você instale a sala, relaxe e aprenda a conhecer as pessoas antes do início da sua oficina. Isso permite que você crie um link exclusivo com cada participante.

Parte 3 Dirigindo a oficina

1. 
   

   
   Apresente-se e sua oficina. Quando todos estiverem sentados, comece a apresentar seu workshop. Não se esqueça de especificar seu nome e a maneira como os participantes podem ligar para você. Apresente também por que você é considerado um especialista no assunto e quais são os objetivos do seu workshop. Também é aconselhável fazer um breve resumo de como o workshop será organizado para que todos possam se preparar para ele. Esta apresentação não deve durar mais do que alguns minutos.
   • Mesmo que o assunto do seu workshop seja sério, você sempre pode usar um pouco de humor para relaxar a atmosfera e colocar os participantes no clima.
   • Apresente também os materiais educacionais que você disponibilizou para eles. Por exemplo, você pode pedir às pessoas para descreverem seus nomes em um crachá, usar uma xícara de café e verificar cada um de seus folhetos. Se você preferir que os participantes não liguem imediatamente o computador ou não comecem imediatamente a ler o material didático, informe-os quando precisarem.

2. 
   

   
   Comece quebrando o gelo. Peça a cada participante para se apresentar. Limite essas apresentações a algumas frases pedindo a todos que respondam a duas ou três perguntas, como o nome e o que esperam aprender com este workshop. As atividades do quebra-gelo devem ser o mais curtas possível, mas são essenciais para relaxar os participantes e incentivá-los a interagir livremente.
   • Você também pode sugerir aos participantes que respondam perguntas mais leves, como "Qual é o seu filme favorito" ou "A música que você ama secretamente"?

3. 
   

   
   Siga o seu plano. Agora é que a sua preparação será a mais útil. Mantenha o resumo do seu workshop à mão e tente segui-lo o máximo possível. Não hesite em explicar diretamente aos participantes o que você fará e por quê. Seu plano educacional não deve ser uma surpresa para eles e eles apreciarão saber por que você decidiu organizar o workshop dessa maneira. Por exemplo, você pode dizer isso a eles.
   • "Começaremos analisando os estudos de caso para entender todas as nuances. Depois disso, você será separado em vários grupos para encontrar soluções para esse problema. "
   • "Começaremos focando nos termos principais que ajudarão você a dominar este novo software de computador. Depois, explicarei esses termos e responderemos a um questionário para validar seu novo conhecimento. Por fim, discutiremos o que aprendemos neste workshop. "
   • "Apresente-se à pessoa sentada à sua frente. Em alguns minutos, iniciaremos uma encenação que consistirá em colocar você no lugar de um orientador educacional e de um aluno com esse parceiro designado. "

4. 
   

   
   Seja flexível. É claro que é importante preparar bem o seu workshop, mas ele pode evoluir dependendo das reações e experiências dos participantes. Portanto, permita certa flexibilidade para adaptar seu workshop às perguntas, preocupações e interesses dos presentes. Você pode sugerir que eles escolham entre várias atividades sujeitas a votação. Isso permitirá que você se concentre no que realmente importa para os presentes e remova conteúdo redundante ou desnecessário.

5. 
   

   
   Aposte em atividades interativas. Para facilitar a compreensão e o aprendizado de novos conhecimentos, peça que eles sigam as atividades em grupo para colocá-los em prática. Atividades interativas são particularmente eficazes no ensino de novas técnicas de solução de problemas. Um workshop é diferente de uma conferência e você deve envolver os presentes. Dê a eles a oportunidade de ensinar coisas novas, assim como você instila novos conhecimentos em casa.
   • Entregue suas informações aos poucos e permita que os participantes façam suas perguntas.
   • Divida os participantes em vários grupos para concluir uma tarefa e peça que eles relatem de volta ao grupo inteiro.
   • Faça um videoclipe e peça a cada participante que compartilhe suas reações.
   • Dê dicas sobre como lidar com uma situação difícil e peça a cada pequeno grupo de participantes para encenar com eles.
   • Peça a um especialista para apresentar uma técnica e peça aos participantes que respondam a um questionário sobre esse tópico.

6. 
   

   
   Não fale demais. Você não deve tentar controlar cada etapa do seu workshop. Nesse caso, os participantes podem ficar entediados ou frustrados. Nunca se esqueça que um workshop e uma conferência são duas coisas diferentes: esse formato depende de interação, atividades coletivas e trabalho em equipe.

7. 
   

   
   Não esqueça os intervalos. As quebras permitem que os participantes assimilem e analisem melhor as novas informações. Especifique para os presentes quando eles podem fazer uma pausa e sua duração. Isso permitirá que eles se organizem melhor para ir ao banheiro, fazer uma ligação ou outra necessidade pessoal. Não exclua essas pausas, mesmo se o tempo acabar para as demais atividades.

8. 
   

   
   Mude a atividade a cada 20 a 30 minutos. A falta de atenção geralmente ocorre após 20 minutos da mesma atividade. Esses dados devem ter a oportunidade de mostrar mais criatividade. Mude o curso de suas atividades, peça aos participantes para reorganizar as cadeiras ou planeje uma pequena pausa a cada 20 a 30 minutos, para que todos permaneçam atentos e motivados.

9. 
   

   
   Relaxe o clima. Mesmo se você estiver lidando com um assunto sério, o humor é uma excelente ferramenta para destacar informações e manter seu público focado. Pense em diferentes maneiras de introduzir um toque de humor de maneira responsável e ética, tanto na sua apresentação, nas discussões com os participantes e nas atividades planejadas. Isso incentivará os presentes a serem mais relaxados, alertas e confortáveis.

10. 
    

    
    Mantenha uma atmosfera respeitosa. Certifique-se de que todos os participantes do seu workshop sejam tratados da mesma maneira e com o maior respeito possível. Isso significa que os papéis mais importantes (como o líder do grupo) devem ser distribuídos de maneira justa. Incentive os participantes mais discretos ou tímidos. Seu objetivo deve ser que todos se sintam ouvidos e respeitados. Além disso, evite apresentar um participante (ou mesmo sua própria pessoa) para que ninguém monopolize a discussão.

11. 
    

    
    Prepare-se para o imprevisível. A maioria dos workshops será tranquila. Afinal, os participantes querem estar presentes e aprender novos conhecimentos. No entanto, existem certos cenários em que uma pessoa presente não estará disposta a participar ou pode ser um insulto a outro participante. Seja profissional, aconteça o que acontecer, e incentive um comportamento respeitoso, mostrando o exemplo. Seja claro no que você espera de seus participantes. Se um de seus participantes estiver turbulento ou estiver tentando intimidar outra pessoa, converse com ele pessoalmente. Enfatize a importância do que você deseja ensinar a ele e diga que espera que ele se comporte como um adulto, ou seja, se comporte profissionalmente.

12. 
    

    
    Conclua seu workshop. Sua conclusão deve apresentar um resumo do novo conhecimento que você instilou em seus participantes. Explique o objetivo do seu workshop. Isso permitirá que você se concentre nas novas habilidades aprendidas pelos presentes. Faça uma referência explícita aos objetivos que você apresentou, apresentando seu workshop e explique por que você acha que seus participantes atingiram esses objetivos. Elogie-os por seu trabalho e novos conhecimentos.

Parte 4 Avalie o Workshop

1. 
   

   
   Colete os comentários. Faça isso imediatamente após a organização do seu workshop. Por exemplo, você pode escrever um formulário de avaliação que seus participantes possam preencher em alguns minutos no final do workshop. Entretanto, dê-lhes tempo suficiente para pensar em suas perguntas e respondê-las com precisão. O feedback imediato permitirá que você melhore o conteúdo do seu workshop, mas também reforce o processo de aprendizado realizado por seus participantes. Aqui estão alguns exemplos de perguntas que você pode fazer.
   • Quais foram os objetivos deste workshop? Você acha que o workshop cumpriu esses objetivos?
   • Quais atividades permitiram que você gerasse mais conhecimento? Por outro lado, quais eram menos pedagógicos?
   • A duração do workshop foi apropriada?
   • Que apoio pedagógico (apostila, leitura, questionário etc.) foi mais útil? Qual foi o menos útil?
   • O que você aprendeu com este workshop?
   • Na sua opinião, o que os outros participantes aprenderam com este workshop?
   • Como você mudaria esse workshop no futuro? Você tem alguma sugestão de melhoria?
   • Quais outros tópicos você gostaria de participar de um workshop?

2. 
   

   
   Volte para eles alguns dias depois. Pergunte aos participantes do seu workshop se você pode contatá-los no futuro para pedir seus comentários. Algumas pessoas precisam de tempo para analisar sua oficina. Peça feedback a eles alguns dias ou semanas depois que ele fornecerá uma nova visão do seu trabalho. Você pode adicionar novas perguntas como as seguintes.
   • Você se lembrou facilmente das informações que aprendeu no workshop?
   • Você ainda pensa neste workshop?
   • Como esse workshop o ajudou em seu trabalho diário? Ele poderia ter te ajudado mais?
   • Quais apoios foram mais úteis desde o workshop? Que mídia você descartou ou esqueceu?

3. 
   

   
   Organize um workshop adicional, se necessário. Se um determinado número de participantes estiver interessado em seguir uma versão mais avançada do seu workshop, você poderá organizar um workshop adicional. Neste último, você poderá responder às perguntas deles, entrar em detalhes do assunto ou evocar versões mais avançadas da técnica que você ensinou na primeira parte do seu workshop.Certifique-se de que este workshop adicional não seja muito repetitivo, para que continue sendo interessante para os participantes que seguiram a primeira parte.

• Planeje com cuidado, mas lembre-se de ser flexível o suficiente para alterar seus planos, se necessário.
• Analise a reação de seus participantes em cada etapa do workshop. Se você não tiver certeza de como eles se sentem sobre suas atividades, não hesite em pedir que compartilhem seus pensamentos e comentários.
• Seja muito claro sobre os objetivos do seu workshop e como as atividades que você irá realizar servem a esses propósitos.
• As ferramentas tecnológicas são muito práticas, mas não se esqueça de usá-las com facilidade. Se você não for muito bom com apresentações do PowerPoint, peça a um especialista para ajudá-lo ou use outro formato.