Como escrever um programa de trabalho

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Um programa de trabalho descreve os objetivos e processos para a realização de um projeto. Além disso, permite que as pessoas entendam melhor o escopo do projeto em questão e as etapas de sua implementação. Um programa de trabalho ajuda você a se organizar para trabalhar melhor, na sua empresa ou na universidade. Por exemplo, você pode dividir um processo complicado em tarefas pequenas e simples e identificar os resultados que deseja alcançar.

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   Identifique o motivo de estar no seu programa de trabalho. Um programa de trabalho é escrito por diferentes razões. Determine o objetivo principal, para que você escreva bem seu programa. Lembre-se de que um programa de trabalho geralmente é projetado por um determinado período de tempo, por exemplo, 6 meses ou 1 ano.
   • No local de trabalho, um programa de trabalho permite que seu chefe identifique o projeto em que você estará trabalhando nos próximos meses. Esse programa geralmente é desenvolvido imediatamente após uma revisão anual de desempenho ou quando as equipes corporativas se envolvem em grandes projetos. Sua organização pode, como parte de seu planejamento estratégico, desenvolver um programa de trabalho no início de um novo calendário ou ano fiscal.
   • No mundo acadêmico, um programa de trabalho pode ajudar os alunos a realizar um grande projeto. Também pode ajudar os professores a planejar seus cursos semestralmente ou anualmente.
   • Para um projeto pessoal, um programa de trabalho ajuda a definir o escopo do seu projeto, os meios que você implementará para alcançá-lo, bem como os prazos de execução. Esse tipo de programa não é necessário, mas permitirá que você acompanhe seus objetivos e o progresso que fez durante a conclusão do seu projeto.

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   Escreva a introdução e apresente o cone. Para um programa de trabalho profissional, você será solicitado a escrever uma introdução e esclarecer o design do seu projeto. Ambas as seções fornecerão aos seus líderes ou ao gerente do projeto as informações necessárias para colocar seu programa de trabalho em contexto. Essa etapa geralmente não é necessária quando se trata de escrever um programa de trabalho universitário.
   • A introdução deve ser curta e interessante. Lembre seus superiores do objetivo de seu programa de trabalho. Apresente o projeto específico em que você estará trabalhando durante o período do relatório.
   • O cone deve destacar os motivos que levaram você a escrever seu programa de trabalho. Por exemplo, cite estatísticas ou detalhes publicados em relatórios recentes, identifique questões que precisam ser abordadas ou aproveite as recomendações ou comentários que você recebeu sobre trabalhos anteriores.

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   Determine suas missões e objetivos. Suas missões e objetivos estão vinculados porque se relacionam com o que você espera realizar através do seu programa de trabalho. No entanto, lembre-se das diferenças: as missões são de alcance geral, enquanto os objetivos são mais específicos.
   • As missões devem estar relacionadas ao seu projeto como um todo. Indique o resultado final do seu programa de trabalho. Fale geralmente, por exemplo, desenvolvendo um trabalho de pesquisa ou aprofundando suas habilidades de escrita.
   • Os objetivos devem ser precisos e tangíveis. Em outras palavras, você deve poder verificá-los em sua lista à medida que são criados. Por exemplo, um bom objetivo é procurar pessoas para entrevistar, escrever seu trabalho de pesquisa.
   • No caso em que a consecução dos objetivos varia significativamente ao longo do tempo, é possível classificá-los como objetivos para curto prazo, à médio prazo e longo prazo. Por exemplo, a meta de curto prazo de uma empresa de aumentar seu público em 30% em três meses pode variar significativamente de sua meta de longo prazo de fortalecer sua marca de mídia social no próximo ano.
   • Os objetivos geralmente são escritos na voz ativa, usando verbos de ação que têm um significado específico, como "plano", "gravação", "aumento" e "medida", em vez de verbos com um significado mais vago, por exemplo "Examine", "entenda", "saiba" etc.

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   Pense em estruturar seu programa de trabalho de acordo com os objetivos INTELIGENTE. O SMART é um mnemônico usado por pessoas que buscam alcançar resultados tangíveis e pragmáticos, através da implementação de seu programa de trabalho.
   • específico. O que vamos fazer e para quem? Especifique a população que você servirá e as ações específicas que você executará para ajudar essa população.
   • mensurável. Meu resultado é quantificável e pode ser medido? Você pode quantificar seus resultados? Você escreveu seu programa de trabalho para "melhorar a saúde na África do Sul até 2020? Ou você está estruturado para "reduzir a infecção pelo HIV entre os recém-nascidos na África do Sul em 20% até 2020?" "
     • Não se esqueça de especificar uma linha de referência para quantificar a alteração. Se você não souber a taxa de incidência de AIDS entre os recém-nascidos na África do Sul, não poderá afirmar com segurança que alcançou uma redução de 20% na taxa de incidência.
   • atingível. Você pode atingir a meta no tempo determinado e com os recursos disponíveis? O objetivo deve ser realista, dadas as restrições. Um aumento de 500% nas vendas é razoável, apenas se você tiver uma pequena empresa. O mesmo aumento é quase impossível se você dominar o mercado.
     • Em alguns casos, você pode consultar um especialista ou autoridade para determinar se os objetivos do seu programa de trabalho são alcançáveis.
   • a receber. Qual será o efeito de uma meta na missão ou estratégia desejada? Embora seja provavelmente importante para a saúde geral, a medição da altura e do peso dos estudantes do ensino médio pode ter um impacto? direto sobre procedimentos de saúde mental? Certifique-se de que seus objetivos e métodos tenham um relacionamento claro e direto.
   • Definido temporariamente . Quando você alcançará uma meta e / ou quando pode dizer que terminou? Especifique uma data firme para concluir o projeto. Indique, possivelmente, os resultados que marcarão o final do seu projeto, mesmo se você os tiver realizado antes dos prazos.

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   Faça uma lista dos seus recursos. Inclua tudo o que você precisa para realizar suas missões e atingir seus objetivos. A lista de recursos varia de acordo com os objetivos do seu programa de trabalho.
   • No local de trabalho, os recursos podem incluir, por exemplo, um orçamento financeiro, requisitos de pessoal, consultores, edifícios ou instalações e documentação. Se o seu programa de trabalho for mais formal, você poderá incluir um orçamento detalhado em anexo.
   • No campo acadêmico, os recursos podem incluir acesso a várias bibliotecas, materiais de pesquisa, como livros, jornais e revistas, computador, acesso à Internet e professores ou outras pessoas que podem ajudá-lo. para resolver seus problemas.

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   Identifique as restrições. Esses são os obstáculos que você pode encontrar durante a implementação do seu programa de trabalho. Por exemplo, sua agenda pode estar muito ocupada, para que você possa trabalhar em um artigo de pesquisa, fazer a pesquisa necessária e descrever corretamente o seu artigo. Como resultado, sua agenda é uma restrição esmagadora e você precisa reajustá-la para que seu programa funcione efetivamente.

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   Designar líderes. A prestação de contas é um elemento essencial para executar adequadamente seu programa de trabalho. Quem é responsável por quê? Uma equipe pode trabalhar em um determinado objetivo, mas você deve designar uma pessoa responsável para garantir que o objetivo seja alcançado em tempo hábil.

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   Formule sua estratégia. Examine seu plano de trabalho e tome uma decisão sobre como usar seus recursos e superar suas restrições, para realizar suas missões e atingir seus objetivos.
   • Liste medidas específicas. Estabeleça um plano de ação para atingir seus objetivos, diariamente ou semanalmente. Você também deve especificar as ações que devem ser executadas pelos membros da sua equipe. Para organizar seu plano de ação, considere usar o software de gerenciamento de projetos ou um calendário pessoal.
   • Desenvolva um cronograma para concluir o trabalho. Você pode definir esse cronograma, mas lembre-se de que, para cumprir seus prazos, considere eventos imprevistos que podem atrasá-lo ao longo do caminho.