Como atender a ligação do meu chefe

Contente

• estágios
• Parte 1 Praticando a etiqueta profissional no telefone
• Parte 2 Discutindo com seu supervisor
• Parte 3 Atendendo uma ligação fora do horário comercial

Receber um telefonema do seu chefe às vezes é uma fonte de ansiedade, especialmente se muitas vezes o deixa nervoso e perde a confiança. A melhor maneira de atender telefonemas do seu empregador é praticar etiqueta profissional o tempo todo e estar sempre pronto para aceitar tarefas e responder a perguntas relacionadas ao seu trabalho.

estágios

Parte 1 Praticando a etiqueta profissional no telefone

1. 
   

   
   Atenda a ligação. Deixe o telefone tocar duas a três vezes antes de atender. Isso lhe dará a impressão de que você está ocupado e com bom desempenho. Atenda a ligação muito cedo, dê a impressão de que você não está muito ocupado ou não faz nada, esperar muito antes de sugerir que o chamador não é uma prioridade para você.
   • Lembre-se de aplicar esta regra sempre que estiver em um ambiente profissional, seja quem for que ligar. Não faça isso ou não aplique suas regras de conveniência somente quando seu chefe tentar entrar em contato com você por telefone, mas com todos, inclusive seus colegas, clientes e fornecedores, que serão mais receptivos se você se comportar adequadamente. Além disso, você nunca sabe ao certo quando seu empregador ligará para você de outra linha.

2. 
   

   
   
   
   Cumprimente-o profissionalmente. Ao atender o telefone, tente ser o mais profissional e agradável possível. Por exemplo, se seus colegas de trabalho ou seu empregador ligarem para você, diga: "Aqui, Jean Poisson. Como posso ajudá-lo? "
   • Se você trabalha em uma organização grande com vários departamentos, especifique o nome do seu departamento ou departamento na sua saudação. Diga: "Aqui Jean Poisson, do departamento comercial. O que posso fazer por você? "
   • Ao atender uma ligação telefônica de uma linha externa, digite o nome da sua empresa, mesmo que você ache que seu chefe possa estar ligando para você. Por exemplo, diga "olá! Aqui serviço ABC, Jean Poisson para o dispositivo. Como posso ajudá-lo? "

3. 
   

   
   Engula comida ou cuspa sua goma de mascar. Faça o melhor antes de pegar o telefone, mas se você não puder fazê-lo a tempo, conclua a ação da maneira mais discreta e silenciosa possível. Conversar com goma de mascar ou comida na boca é inadequado e dá uma má auto-imagem. Melhor o interlocutor perceberá isso.

4. 
   

   
   
   
   Fale clara e diretamente no microfone. Isso ajudará a evitar problemas de comunicação entre você e seu supervisor, o que pode causar problemas posteriormente. Além disso, seu chefe ficará frustrado se ele tiver problemas para se comunicar com você devido a um problema de som ou baixa qualidade de áudio.
   • Lembre-se também de sorrir ao atender e falar ao telefone. A maioria dos chamadores, incluindo seu chefe, saberá que você está sorrindo com sua voz e tom. Isso terá um efeito positivo em seu chefe, especialmente se você trabalha em um setor relacionado a vendas e atendimento ao cliente.

5. 
   

   
   Dê toda a sua atenção. Tenha muito cuidado ao falar ao telefone com seu chefe. Pare tudo o que você faz, mesmo que seja uma tarefa que ele havia lhe dado anteriormente. Esteja preparado para ouvir o que ele tem a lhe dizer.
   • Em geral, evite se distrair com fatores externos ao se comunicar com seu chefe. Por exemplo, se um de seus colegas entrar em seu escritório enquanto você estiver ao telefone, diga-lhe com um gesto educado que você não pode falar com ele agora.

Parte 2 Discutindo com seu supervisor

1. 
   

   
   Faça anotações. Pegue seu caderno e esteja pronto para fazer anotações quando conversar com ele. Isso permitirá que você esteja pronto a qualquer momento para observar qualquer informação importante que ele gostaria de lhe comunicar durante a conversa, como: horários, datas, endereços ou instruções para uma tarefa específica. Isso também permitirá que você anote todas as perguntas importantes que gostaria de fazer em troca.
   • Lembre-se sempre de ter em sua mesa, em uma gaveta superior ou em um local de fácil acesso, um bloco de notas e uma caneta. Ter um notebook por perto permitirá que você grave informações importantes sempre que você atender uma ligação agendada ou não planejada.
   • Se você não tiver um caderno em mãos, mas estiver sentado na frente do computador, abra uma página em branco ou documento do Word e faça anotações como se estivesse usando um caderno. No entanto, esteja ciente de que ele será capaz de ouvi-lo digitar; portanto, tenha muito cuidado e ouça com atenção, para que ele fique menos inclinado a se perguntar se os sons do seu teclado estão realmente relacionados à sua conversa.

2. 
   

   
   Fique calmo. Respire fundo e com calma por alguns momentos e beba um pouco de água, conforme necessário, para acalmá-lo. É fácil reconhecer uma pessoa ansiosa no telefone, especialmente se ela estiver respirando com dificuldade ou tiver uma voz trêmula e hesitante. Ficar calmo também ajudará você a se sentir mais confiante e a controlar a situação.
   • Se você souber que seu empregador ligará para você em breve, liberte-se da ansiedade andando um pouco antes de receber sua ligação. Levante-se e ande um pouco em seu escritório ou serviço, ele irá ajudá-lo. Apenas certifique-se de voltar a tempo para a ligação.
   • Se você precisar se acalmar rapidamente antes ou durante a ligação, respire fundo algumas vezes. Inspire o mais lentamente possível pelo nariz por quatro a cinco segundos. Mantenha a respiração por mais três segundos e expire suavemente por mais quatro a cinco segundos. A inalação de oxigênio ajudará você a aliviar a tensão e a limpar a cabeça.

3. 
   

   
   Pratique a escuta ativa o tempo todo. Como ele não fala com você pessoalmente, é importante que você entenda claramente tudo o que ele lhe diz por telefone. Não hesite em pedir que ele repita e explique coisas que você não ouviu ou entendeu.
   • De fato, peça esclarecimentos ou confirme alguns detalhes de tempos em tempos, mesmo se você entender as instruções dele. Apenas tente resumir suas instruções com suas próprias palavras antes de desligar. Ao praticar a escuta ativa, você mostrará a ele que você o escuta assiduamente e é profissional.

4. 
   

   
   Responda a ele brevemente. Não rodeie o mato, vá direto ao ponto e responda diretamente a ele. Isso dá a impressão de que você está bem preparado e permitirá que seu chefe se concentre no propósito de sua chamada sem se distrair demais. Na maioria dos casos, seu empregador está muito ocupado e só liga para você porque ele deseja algumas informações específicas. A menos que ele peça especificamente para você fornecer todos os detalhes, dê exatamente o que ele deseja.
   • Mais uma vez, isso não significa que você não deve pedir esclarecimentos, se necessário. Seu empregador certamente está muito ocupado, mas é melhor gastar 60 segundos a mais agora fazendo sua pergunta do que ter que passar horas corrigindo seus erros com seu chefe. Se você tiver muitas perguntas, mas não tiver tempo suficiente, pergunte ao seu líder se você pode se aproximar de um colega em particular ou consultar um documento escrito para ficar mais informado.

5. 
   

   
   Faça acenos verbais. Faça isso durante toda a conversa. Acenos verbais são declarações como "sim", "concordo", "eu entendo" e "entendo". Todos mostram que você está ouvindo ativamente.
   • Obviamente, esses acenos verbais devem ser feitos nos momentos apropriados durante a conversa. Aguarde um intervalo após uma instrução ou explicação antes de fazê-lo.

6. 
   

   
   Tenha uma atitude positiva durante toda a ligação. Ter uma atitude positiva e dinâmica mostra ao seu chefe que você é confiante, competente e não tem medo de enfrentar os desafios do trabalho. Por exemplo, se ele ligar para você para discutir um problema, fale com ele sobre possíveis soluções que você pode implementar.
   • Seja o mais receptivo possível, mesmo que ele esteja criticando seu trabalho ou atitude. Aceite a crítica resumindo-a com suas próprias palavras e discuta como corrigi-la. Você pode honestamente expressar suas preocupações sobre o caminho a seguir no futuro, mas evite desculpas por erros ou problemas do passado.
   • Formule sua sentença usando o pronome "I" em vez de "você" quando quiser expressar suas preocupações ou explicar problemas do passado. Isso permitirá que seu líder não se coloque na defensiva, para responder negativamente ou com um golpe de raiva. Por exemplo, se ele ligar para você discutir com você sobre uma tarefa que você não conseguiu concluir a tempo, diga: "Eu tive problemas para reunir as informações necessárias" em vez de dizer "você não me deu as informações necessárias a tempo ".

7. 
   

   
   Graças a ele. Lembre-se de agradecer ao chef por reservar um tempo para ligar para você. Embora tenha sido ele quem ligou para você, e não o contrário, agradecer a ele por ligar para você é uma ótima maneira de mostrar sua gratidão pelo tempo que ele lhe deu. Por exemplo, diga: "Eu sei que você tem um dia agitado, obrigado por reservar um tempo para me ligar. "
   • Faça isso sempre que seu supervisor ligar para você e, especialmente, quando o fizer para expressar uma preocupação, criticar seu trabalho ou explicar um projeto. O objetivo é mostrar como você está ansioso para realizar as tarefas que lhe foram dadas e agradecer-lhe pelo tempo que ele lhe ofereceu é uma maneira de reconhecer que o chamado dele o ajudará a fazer bem o trabalho.

Parte 3 Atendendo uma ligação fora do horário comercial

1. 
   

   
   Atenda a chamada, se possível. Se o seu chefe ligar para você depois do horário de trabalho, atenda e discuta com ele se isso não interferir em suas outras prioridades. Fazer isso é ainda mais importante se você estiver nessa posição há menos de seis meses.
   • Sua disposição de se comunicar com seu chefe após o horário comercial regular mostrará como você é dedicado à sua empresa e ao seu trabalho.
   • Se você não puder responder quando ele ligar para você, assine-o assim que puder. Idealmente, você ouviria a voz que restou e ligaria de volta o mais rápido possível. Dependendo da cultura da empresa e da natureza da ligação, você poderá receber um e-mail ou e-mail para explicar por que você não poderia atender a ligação dele se não pudesse ligar de volta.

2. 
   

   
   Revise sua cultura corporativa. Em algumas empresas, o empregador exige que o funcionário mantenha contato por telefone e e-mail, independentemente da hora ou do dia. Embora isso possa parecer injusto, você ainda precisará aceitá-lo como parte da cultura da sua empresa, se quiser continuar trabalhando nele.
   • Se você não souber quais regras seguir, aproxime-se dos seus colegas. Você pode aprender que pode esperar algumas horas antes de responder ou que todos respondem imediatamente. Encontre as informações corretas e aplique-as.

3. 
   

   
   Mantenha-se positivo e aja de acordo com a situação. Seja sempre educado e positivo ao ouvir seu empregador, mesmo fora do horário de trabalho. Dito isto, você deve analisar cada situação individualmente antes de decidir como responder a ela.
   • Por exemplo, se o seu empregador o criticar ou lhe der instruções sobre um emprego, faça anotações durante a conversa, mas não hesite em continuar suas atividades extra profissionais depois que a chamada terminar. Se a tarefa que ele lhe deu não for urgente, você pode separá-la e executá-la durante o horário normal de trabalho.
   • Por outro lado, se for uma emergência, você deve se colocar ao mesmo tempo e resolver o problema sem perder um segundo, de acordo com os desejos do seu chefe.

4. 
   

   
   Avalie sua satisfação no trabalho. Seu chefe não pode razoavelmente esperar que você esteja disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, mas não há garantia de que suas expectativas sejam razoáveis. Se o seu chefe telefonar para você regularmente após o expediente e isso o deixa desconfortável ou ansioso, considere procurar outro emprego.
   • Desligue o celular se você souber que seu empregador ligará depois do expediente, mas, a menos que esteja sindicalizado, provavelmente poderá ser demitido a qualquer momento. Seu chefe pode se retrair se perceber que você não está atendendo as chamadas dele depois do horário comercial ou enviando você de volta por isso.